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Viele Kanzleien haben ein Problem mit Namensduplikaten: Dieselbe Person ist mit mehreren Kurzbezeichnungen angelegt. Es ist nicht so einfach, solche Duplikate zu löschen, da diese ja in Akten verwendet werden.
Es gibt eine einfache und effiziente Lösung für dieses Problem: Angenommen Sie möchten ein Duplikat löschen. Sie machen das im Suchassistent mit dem Menüpunkt Personen / Person löschen oder im Fenster Personenstamm mit dem Menüpunkt Befehle / Löschen. In jedem Fall prüft ADVOKAT das Vorkommen dieser Person in Akten. Die Meldung beim Löschen, wenn die Person in Verwendung ist, lautet:
Abb. 33: Meldung beim Löschen einer Person
Löschen nicht möglich, weil auf diese Person zumindest einmal verwiesen wird: ... (Liste aller Verweise kann einige Minuten dauern) Abbrechen Liste Ersetzen
Wenn Sie die Option Ersetzen wählen, wird die zu löschende Person durch eine andere vorhandene Person ersetzt, die Sie im zweiten Fenster eingeben oder auswählen. Es erscheint die Meldung:
Abb. 34: Meldung beim Löschen einer Person
Vor dem Löschen von Person 1 in jedem Akt, Fremdgelt, etc. den Verweis auf diese Person ersetzen durch einen Verweis auf folgende Person: Person 2 OK Abbrechen
Im Ergebnis ist das Duplikat beseitigt.