Hinweis: Die folgenden Beispiele gehen nicht auf die gesamte Funktionalität von ADVOKAT Security ein. Wir empfehlen, dass Sie vor Einführung von ADVOKAT
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Security die gesamte Hilfe studieren und sich in komplexeren Konstellationen von unserer Schulungsabteilung beraten lassen.
1) Personalakten sollen nur für die Benutzer GE und FR sichtbar sein
Zunächst muss eine Aktengruppe für Personalakten angelegt werden.
Im Fenster Programme / Tabellen warten / Security, Reiter Akten auf Neu klicken.
Im Fenster Programme / Tabellen warten / Security, Reiter Akten auf Neu klicken.
Im folgenden Fenster den Aktengruppennamen "Personalakten" vergeben und im Feld Causa beginnt mit "Personalakt" eingeben.
Danach in den Reiter Rechte wechseln und dort das Recht Akt sehen für die Benutzer GE und FR zulassen.
Personalakten müssen im Aktenstamm im Feld Causa mit "Personalakt" beginnen, damit diese der Gruppe "Personalakten" zugeordnet werden (z.B. Personalakt für Maximilian Mustermann)
Hinweis: Auch wenn grundsätzlich jeder alle Akten sehen darf (das Recht Akt sehen in der Aktengruppe "Standard-Akten" für die Gruppe "Jeder" ist zugelassen), dann geht dennoch die speziell angelegte Aktengruppe immer den Standard-Akten vor.
Hinweis: In diesem Beispiel wurden die Rechte auf Benutzerebene zugelassen. Alternativ könnten Sie auch zuerst eine Benutzergruppe (z.B. "Partner") anlegen und GE und FR in die Benutzergruppe aufnehmen. Dann vergeben Sie das Recht Akt sehen für die Benutzergruppe. Wir empfehlen vorrangig mit Benutzergruppen zu arbeiten, weil die Rechteverwaltung dadurch übersichtlicher bleibt und eine höhere Flexibilität bietet.
2) Vertretungsweises Freigeben eines Aktes für einen Sachbearbeiter
Um Akten des Klienten "Sensibel GmbH" für andere zu sperren, wurde die Aktengruppe "Akten der Sensibel GmbH" erstellt, welche sämtliche Akten mit Klienten "Sensibel GmbH" enthält. Für diese Gruppe wurde das Recht Akt sehen nur für die zwei Partner der Kanzlei zugelassen.
Da nun ein angestellter Rechtsanwalt der Kanzlei in einem dieser Akten etwas erledigen soll, möchte einer der Partner - er ist auch Administrator - den Akt für den Rechtsanwalt für einen Tag freigeben. Es soll aber nur ein konkreter Akt freigegeben werden und nicht sämtliche Akten des Klienten "Sensibel GmbH".
Dazu öffnet der Partner die Stammdaten des betreffenden Aktes und klickt dort auf Befehle / Security. In diesem Fenster wählt man die Option für diesen Akt aktspezifische Security-Einstellungen festlegen (nicht empfohlen). Es wird dadurch eine Aktengruppe ausschließlich für diesen speziellen Akt angelegt und Sie gelangen direkt in die Rechteverwaltung für diesen Akt.
Dort (im Reiter Rechte) fügt der Partner nun den Rechtsanwalt hinzu und lässt für diesen das Recht Akt sehen und gewisse Bearbeitungsoptionen nach Bedarf zu.
Der Name der so erstellten Aktengruppe wird automatisch vergeben und entspricht der Aktenkurzbezeichnung.
Hinweis: Die Felder im Reiter Aktenzuordnung sind deaktiviert, da die Gruppe ausschließlich den einen konkreten Akt enthält und nicht auf weitere Akten ausgedehnt werden kann.
Hinweis: Die Felder im Reiter Aktenzuordnung sind deaktiviert, da die Gruppe ausschließlich den einen konkreten Akt enthält und nicht auf weitere Akten ausgedehnt werden kann.
Nun kann auch der Rechtsanwalt den Akt sehen und sämtliche zugelassenen Bearbeitungsoptionen ausführen.
Am nächsten Tag - nachdem der Rechtsanwalt die entsprechenden Arbeiten erledigt hat - öffnet der Partner die Sicherheitseinstellungen erneut und löscht darin die Aktengruppe für diesen Akt. Dadurch werden die am Vortag vergebenen Berechtigungen für den Rechtsanwalt entfernt.
3) Trennung Akten Regiepartner, Sekretariat arbeitet aktübergreifend
In einer Kanzlei arbeiten zwei Regiepartner Partner1 und Partner2 zusammen. Sie teilen sich die Sekretariats- und EDV-Infrastruktur. Ansonsten sollen die Akten aber getrennt sein.
Der Administrator öffnet die Sicherheitseinstellungen (Programme / Tabellen warten / Security) und erstellt dort im Reiter Akten die Aktengruppe "Akten Partner1". Dazu klickt er auf Neu, vergibt den Aktengruppennamen "Akten Partner1" und gibt im Feld RA das Sachbearbeiterkürzel des Partners1 ein. (Hinweis: Jeder Akt, bei dem im Feld zuständiger RA des Aktenstamms "P1" eingetragen ist, fällt automatisch in die Aktengruppe "Akten Partner1".)
Danach wechselt er in den Reiter Rechte und dort auf Befehle / Benutzer hinzufügen. Der Administrator wählt alle Benutzer aus, die die Akten von Partner1 bearbeiten dürfen, fügt diese hinzu und erteilt alle Rechte für diese Benutzer.
Analog erstellt der Administrator eine Aktengruppe "Akten Partner2" und fügt die Benutzer und Rechte hinzu.
Im Ergebnis werden die Partner nur die eigenen Akten sehen. Die Benutzer, die in beiden Aktengruppen aufscheinen, werden alle Akten sehen.
4) Zwei Kompetenzbereiche: Betreibungsakten / Allgemeine Akten
Die Kanzlei will klar zwischen den beiden Kompetenzbereichen Betreibungsakten und allgemeinen Akten trennen.
Es sollen zwar für alle Mitarbeiter alle Akten sichtbar sein, aber Mitglieder der Betreibungsabteilung dürfen nur Betreibungsakten bearbeiten und Mitglieder der allgemeinen Abteilung dürfen nur andere Akten bearbeiten. Darüber hinaus gibt es noch abteilungsübergreifende Mitarbeiter, die alle Akten bearbeiten dürfen.
Zunächst legt der Administrator die zwei Benutzergruppen "Allgemeine Abteilung" und "Betreibungsabteilung" an.
Er öffnet dafür das Fenster Programme / Tabellen warten / Benutzer und Gruppen und klickt dort im Reiter Gruppen auf Neu.
Im Fenster Gruppen warten gibt er den Gruppennamen "Betreibungsabteilung" ein, ordnet dieser Gruppe sämtliche Mitarbeiter der Abteilung zu und bestätigt die Gruppe mit einem Klick auf OK. Er ordnet dieser Gruppe zusätzlich die abteilungsübergreifenden Mitarbeiter zu.
Weiters legt er die Gruppe "Allgemeine Abteilung" an, ordnet dieser Gruppe sämtliche Mitarbeiter der Abteilung zu und bestätigt die Gruppe mit einem Klick auf OK. Er ordnet dieser Gruppe zusätzlich die abteilungsübergreifenden Mitarbeiter zu.
Im Anschluss öffnet der Administrator die Sicherheitseinstellungen (Programme / Tabellen warten / Security) und erstellt dort im Reiter Akten die Aktengruppe "Betreibungsakten". Dazu klickt er auf Neu, vergibt den Aktengruppennamen "Betreibungsakten" und gibt im Feld Causa beginnt mit dem Text "Betreibung" ein. (Hinweis: Jeder Akt, bei dem das Feld Causa mit dem Text "Betreibung" beginnt, fällt automatisch in die Aktengruppe "Betreibungsakten".)
Danach wechselt er in den Reiter Rechte und dort auf Befehle / Gruppe hinzufügen. Der Administrator wählt die Benutzergruppe "Betreibungsabteilung" aus, fügt diese hinzu und erteilt ihr alle Rechte.
Sodann öffnet der Administrator die Aktengruppe "Standard-Akten" (in diese Gruppe fallen automatisch alle "Nicht-Betreibungsakten"), wählt die Benutzergruppe "Allgemeine Abteilung" aus, fügt diese hinzu und erteilt ihr alle Rechte.
Als letztes muss der Administrator dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter alle Akten, auch die der jeweils anderen Abteilung, sehen dürfen. Dazu muss er zu den beiden Aktengruppen "Betreibungsakten" und "Allgemeine Akten" die Benutzergruppe Jeder hinzufügen. Bei der Benutzergruppe "Jeder" wird nur das Recht Akt sehen zugelassen.
Im Ergebnis sehen alle Mitarbeiter alle Akten und nur die Mitglieder der jeweiligen Abteilung haben die aktbezogenen Rechte zur Bearbeitung in ihren Akten.
Abgesehen von den aktbezogenen Rechten gibt es noch allgemeine, aktenübergreifende Rechte (Programme / Tabellen warten / Security, Reiter Allgemein). Diese passen nicht in die obige Systematik und müssen unter Umständen getrennt für bestimmte Benutzer zugelassen und verweigert werden.
5) Sachbearbeiter ist nur für einen Partner tätig
Frau Gruber assistiert Herrn Dr. Maier, weshalb sie nur dessen Akten bearbeiten darf.
Der Administrator legt eine Aktengruppe mit Namen "Akten Dr. Maier" an. In den Sicherheitseinstellungen für diese Aktengruppe im Reiter Aktenzuordnung trägt er im Feld RA das Sachbearbeiterkürzel des Herrn Dr. Maier ein.
Im Reiter Rechte fügt er Frau Gruber hinzu und gibt ihr sämtliche Bearbeitungsrechte, welche sie in diesen Akten haben soll.
In der Aktengruppe "Standard-Akten" wird die Gruppe Jeder entfernt.
Nun kann Frau Gruber nur die Akten des Herrn Dr. Maier sehen und bearbeiten.
Wenn Frau Gruber zwar alle Akten sehen, aber nur die Akten des Dr. Maier bearbeiten (ändern) darf, ist noch ein weiterer Schritt erforderlich.
Der Administrator öffnet die Aktengruppe mit Namen "Standard-Akten". Im Reiter Rechte fügt er Frau Gruber hinzu und gibt ihr nur das Recht Akten sehen.