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Wenn bei einer Buchung die Option Sammelbuchung aktiviert wird, werden die Buchungsbeträge auf dem oberen Konto addiert. Dies geschieht, solange die Optionaktiv ist.
Die Felder Datum, Beleg und Konto sind während des Sammelns deaktiviert. Die Felder USt, Buchungstext, Aktenbezug, Kostenstellen und natürlich Bruttobetrag können bei jeder einzelnen gesammelten Buchung verändert werden.
Rechts oben werden im Feld Sammelsumme die gebuchten Beträge zur Kontrolle mitaddiert.
Es können höchstens 120 Buchungen gesammelt werden. Aus diesem Grunde wird die Anzahl der gesammelten Buchungen vor dem Wort "Sammelsumme" angezeigt.
Bei den Buchungsarten IB und EU ist das Sammeln nicht möglich.
Beispiel für eine Sammelbuchung:
Ein häufiger Fall einer Sammelbuchung ist die Bezahlung einer Miet- und Betriebskostenabrechnung. Es seien zu verbuchen:
Mietzins Jänner 1997, 10.000,00, inkl. 10% USt
Betriebskostenakonto 300,00, inkl. 20 %
Instandhaltungskosten 2.000,00, USt-frei
Mietzins Jänner 1997, 10.000,00, inkl. 10% USt
Betriebskostenakonto 300,00, inkl. 20 %
Instandhaltungskosten 2.000,00, USt-frei
Der Buchungsvorgang ist wie folgt:
1. Buchung
Buchungsart = Girokonto
Girokonto = ein beliebiges angelegtes Girokonto
Sammelbuchung = aktiv (angekreuzt)
Option Ausgang
Ausgabenkonto = 7400 Miete Büro
USt = 10, Bruttobetrag = 10.000
Buchungstext = Miete Jänner 1997
Abspeichern mit der Schaltfläche Neu
Buchungsart = Girokonto
Girokonto = ein beliebiges angelegtes Girokonto
Sammelbuchung = aktiv (angekreuzt)
Option Ausgang
Ausgabenkonto = 7400 Miete Büro
USt = 10, Bruttobetrag = 10.000
Buchungstext = Miete Jänner 1997
Abspeichern mit der Schaltfläche Neu
2. Buchung
Ausgabenkonto = 7400 Miete Büro
USt = 20, Bruttobetrag = 300
Buchungstext = Betriebskostenakonto Jänner 1997
Abspeichern mit der Schaltfläche Neu
Ausgabenkonto = 7400 Miete Büro
USt = 20, Bruttobetrag = 300
Buchungstext = Betriebskostenakonto Jänner 1997
Abspeichern mit der Schaltfläche Neu
3. Buchung
Ausgabenkonto = 7400 Miete Büro
USt = 0, Bruttobetrag = 2.000
Buchungstext = Instandhaltungskosten
Abspeichern mit der Schaltfläche Neu
Ausgabenkonto = 7400 Miete Büro
USt = 0, Bruttobetrag = 2.000
Buchungstext = Instandhaltungskosten
Abspeichern mit der Schaltfläche Neu
4. Abschluss der Sammelbuchung
Deaktivieren Sie die Schaltfläche Sammelbuchung.
Im Buchungsfenster zeigt sich folgendes Ergebnis:
Deaktivieren Sie die Schaltfläche Sammelbuchung.
Im Buchungsfenster zeigt sich folgendes Ergebnis:
Abb. 420: Temporäre Buchungsliste bei einer Sammelbuchung:
In der 1. Zeile wird die Kassabuchung angezeigt. Bei einer normalen Buchung wird je Buchung nur eine Buchungszeile angezeigt. Bei einer Sammelbuchung werden aber in den folgenden Zeilen zusätzlich die Gegenbuchungen angezeigt. Dies geschieht nur bei einer Sammelbuchung.
Anmerkung:
Alle Buchungen einer Sammelbuchung erhalten dieselbe Buchungsnummer, jedoch eine fortlaufende Unternummer. Das Feld Buchungsart wird nur bei der ersten Buchung mit den Buchungsarten "K", "G", etc. belegt. Bei den weiteren Gegenbuchungen wird dort als Kennzeichen für die Sammelbuchung ein "*" abgespeichert. Daran erkennt ADVOKAT die Gegenbuchung zu einer Sammelbuchung und zeigt auch diese an.
Zum Ändern / Löschen von Buchungen gemäß BAO
Gemäß den Bestimmungen der BAO für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ist es nicht erlaubt, nachträglich Buchungen zu ändern oder zu löschen. Es hat sich in der Praxis allerdings herauskristallisiert, dass man diejenigen Buchungen, die man in der laufenden Sitzung macht (diese bilden ja einen Buchungsstapel), in dieser laufenden Sitzung nochmals korrigieren darf.
Auch das ADVOKAT-Buchhaltungsprogramm arbeitet nach diesem (tolerierten) Prinzip. ADVOKAT kann jedoch keinerlei Haftung dafür übernehmen, wenn die Finanzbehörden dies anders betrachten.