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In den §§ 131 und 132 BAO ist normiert, dass dauerhaften Wiedergaben der Buchhaltung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden müssen. Ein Erlass vom 3.7.2000, GZ 02 2251/3-IV/2/00, AÖFV Nr. 138/2000 geht auf technische Fragen ein. Daraus folgt:
Wenn der Abgabenpflichtige auf Grundlage seiner EDV-Buchführung dauerhafte Wiedergaben erstellt, so ist er verpflichtet, davon Druckdateien oder Exportfiles (jeweils unformatierten Text) der erstellten Auswertungen anzufertigen, aufzubewahren und zur Verfügung zu stellen. Die Datenträger können zum diesem Zeitpunkt der Steuerprüfung erstellt werden. Wir raten die Datenträger schon vorzubereiten.
Mit dauerhaften Wiedergaben sind insbesondere Ausdrucke von Saldenlisten, Konten und Journalen auf Papier gemeint. Als Exportfiles sind Dateien im ASCII-Format mit fixer Feldlänger oder mit Trennzeichen zulässig. Diese sehen zB wie folgt aus:
"Nummer";"UnterNr";"Datum";"Beleg";"Re-Nr";"Konto";"Gegenkonto";"Buchungstext";"Soll";"Haben";"USt";"UStBetrag"
1;1;01.01.2010;"Beleg1";"ReNr 12";"20ADVOKAT";"9900";"Text";180,00;;;
Etc.
1;1;01.01.2010;"Beleg1";"ReNr 12";"20ADVOKAT";"9900";"Text";180,00;;;
Etc.
Wenn Sie die Buchhaltung mit ADVOKAT führen, bedeutet das:
- Sie müssen die Buchhaltung für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren in EDV-technischer Form aufbewahren und dürfen die Buchhaltung nicht nach dem Ausdruck des Journals löschen.
- ADVOKAT kann die geforderten Ausdrucke herstellen, sofern die Buchhaltung (Programm und Daten) vorhanden ist.
- Sie können anstatt dessen auch die geforderten Exportfiles erstellen, auf lesbaren Datenträgern zur Verfügung halten und dann die Buchhaltung löschen. Wir empfehlen die Speicherung auf einer qualitativ hochwertigen CD.
Wie erstellen Sie das Exportfile:
Öffnen Sie die gewünschte Buchhaltung
- Wählen Sie den Menüpunkt Auswertung > Auswertung / Export gem. BAO (ACL)
- Wählen Sie den Bericht " Export gem. BAO (ACL)" bzw. "Export gem. BAO (ACL) – anonym"
- Es wird eine Textdatei mit dem Namen der Buchhaltung erstellt
Anonym bedeutet, der Buchungstext wird durch "----------" ersetzt)