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Der Programmteil "ADVOKAT Security" schützt nur die ADVOKAT internen Daten und erstreckt sich NICHT auf Dokumente und E-Mails, die im Windows-Dateisystem gespeichert sind. ADVOKAT Security kann zwar den Zugriff auf Dokumente aus ADVOKAT heraus absichern, aber NICHT den Zugriff aus dem Windows Explorer. Dies gilt auch, wenn sich die Datei im Ordnersystem im "Aktenverzeichnis" (das man aus der ADVOKAT Aktenverwaltung mit dem Menüpunkt Dokument > Explorer öffnen erreicht) befindet. Mit dem Windows Explorer hat potenziell jeder Benutzer Zugriff, auch wenn der Zugriff aus ADVOKAT heraus gesperrt ist.
Diese Lücke ist technisch bedingt: In ADVOKAT wird absichtlich nur ein Link auf eine Datei gespeichert. Die Datei selbst befindet sich im Windows-Dateisystem. Andernfalls könnte man nur über ADVOKAT auf die Datei zugreifen. Das ist sicher nicht gewünscht.
Um auch das Dateisystem abzusichern, gibt es zwei Möglichkeiten:
- Die Dokumente werden in eine Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Hier bietet ADOKAT umfangreiche Security-Funtionen. Siehe ADVOKAT Technisches Handbuch - ADVOKAT mit Microsoft Sharepoint
- Die Dokumente werden in der SharePoint Online Cloud gespeichert. Siehe ADVOKAT Sharepoint Online
Beide Varianten verursachen Kosten, Installationsaufwand und haben Grenzen. Eine Beratung durch den ADVOKAT Support wird empfohlen.