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Nehmen wir folgenden Ablauf an: Ein Word Dokument wird per E-Mail versendet, es wird außerhalb überarbeitet, vielleicht sogar der Dateiname geändert, und das E-Mail mit Anhang anschließend retourniert.
Beim Zurückübernehmen des E-Mails (Dokuments) in den Akt ist der normale Ablauf, dass ADVOKAT einen neuen Dokumentdatensatz einfügt und automatisch einen neuen Dateinamen vergibt (keine Versionierung).
Bei Einsatz von Sharepoint gibt es eine zusätzliche Möglichkeit: Dem bestehenden Dokument wird eine neue Version hinzugefügt, damit eine Versionenkette entsteht.
Dies geschieht, wenn ein E-Mail Anhang auf einen Dokumentdatensatz und dort auf das ADVOKAT-Dokument-Icon gezogen wird. Dasselbe geschieht auch, wenn man ein Dokument aus dem Windows Explorer auf das ADVOKAT-Dokument-Icon zieht.
Abb. 162: "E-Mail-Anhang als neue Version hinzufügen"
Hinweise:
- Wenn ein E-Mail nur einen Anhang enthält, dann kann man auch das ganze E-Mail auf das Dokument-Icon ziehen.
- Wenn das E-Mail mehrere Anhänge enthält, dann kann ADVOKAT nicht entscheiden, welcher Anhang die neue Version darstellen soll. Es passiert nichts automatisch. Man muss in diesem Fall den E-Mail Anhang auf das Dokument-Icon ziehen.
- Die Abfrage kommt nur, wenn das Dokument / der E-Mail Anhang vom Typ Doc oder Docx ist.
Bei anderen Dateitypen (PDF, JPG, MSG) hat das Versionieren keinen Sinn. - Es ist egal, wie das hinein gezogene Dokument / der E-Mail Anhang heißt: der in ADVOKAT bereits bestehende Dateiname bleibt erhalten.
- Man muss die Datei konkret auf das Dokument-Icon ziehen (Ziehen auf den Dokument-Datensatz reicht nicht).
Es erscheint die Abfrage Version erstellen:
Abb. 163: "Abfrage Neue Version erstellen"
Zur bestehenden Datei eine neue Version hinzufügen:
Wenn ein Word-Dokument hinzugefügt wird: ADVOKAT bildet für die Datei automatisch eine neue Version und fügt sie damit in die Versionenkette ein.
Wenn ein E-Mail mit einem Word Anhang hinzugefügt wird: Wie beim Word-Dokument. Zusätzlich wird das E-Mail als Dokumentdatensatz eingefügt (wie ohne Sharepoint).
Wenn ein Word-Dokument hinzugefügt wird: ADVOKAT bildet für die Datei automatisch eine neue Version und fügt sie damit in die Versionenkette ein.
Wenn ein E-Mail mit einem Word Anhang hinzugefügt wird: Wie beim Word-Dokument. Zusätzlich wird das E-Mail als Dokumentdatensatz eingefügt (wie ohne Sharepoint).
Eine neue Datei einfügen:
Legt automatisch einen neuen Dokumentdatensatz mit einer neuen Datei an. Der Dateiname wird weiternummeriert (wie ohne Sharepoint).
Legt automatisch einen neuen Dokumentdatensatz mit einer neuen Datei an. Der Dateiname wird weiternummeriert (wie ohne Sharepoint).
Beispiel:
- Ich erstelle das Dokument "1.doc" und versende es per E-Mail
ADVOKAT bildet automatisch eine neue Version "E-Mail erstellt an: ...." - Das Dokument wird vom Empfänger überarbeitet und umbenannt in "1_geändert.doc"
- Ich ziehe das retournierte E-Mail auf das Dokument-Icon von "1.doc" in ADVOKAT
- Es erscheint das Fenster Version erstellen
- Es wird wahlweise automatisch eine neue Version erstellt " E-Mail von XY 30.01.2014 12:00"
- Es bleibt beim Dateinamen "1.doc"