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Die generelle Einstellung für die Standard-Dateiablage wird in ADVOKAT Technisches Handbuch - Einstellungen Dokumentablage vorgenommen. Wenn dort eine Änderung vorgenommen wird, hat dies Auswirkungen auf neue Akten und Dokumente. Der Ablageort für bestehende Dokumente wird dadurch nicht geändert.
Hinweis: Die Einstellung für die Standard Dateiablage greift auch beim Kopieren von Akten. Wenn ein Akt auf "Windows-Dateisystem" eingestellt ist und es wird die Standard Dateiablage auf "SharePoint Online" geändert, dann werden die Dokumente in der Aktenkopie auf SharePoint Online verschoben.
Die Einstellung für die Dateiablage für einzelne Akten kann an zwei Stellen geändert werden:
- Bei Akten, die bereits Dokumente enthalten, geschieht das im Fenster Aktenverwaltung mit dem Menüpunkt Akt > Dateiablage ändern. Wird dies geändert, dann werden alle bestehenden Dokumente vom Windows-Dateisystem nach SharePoint verschoben und alle neuen Dokumente in SharePoint Online gespeichert.
- Die zweite Möglichkeit funktioniert nur bei neuen Akten, die noch keine Dokumente enthalten: Es gibt im Fenster Aktenstamm - Erweiterung das Feld Dateiablage. Damit kann jede Dateiablage eingestellt werden, die in den Systemeinstellungen zugelassen ist.
Die Auswahl der Dateiablage kann immer nur pro Akt vorgenommen werden. Eine gemischte Dateiablage innerhalb eines Aktes, zB ein Dokument am Netzwerkserver und ein anderes in SharePoint Online, ist aktuell nicht möglich.
Abb. 169: Fenster "Aktenstamm - Erweiterung" – Initiale Wahl der Dateiablage
Abb. 170: Fenster "Aktenverwaltung" – Spätere Änderung der Dateiablage
Wenn bestehende Dokumente verschoben werden, kann dieser Vorgang je nach Anzahl und Größe auch längere Zeit dauern. Sie können währenddessen in ADVOKAT weiterarbeiten, sollten es aber nicht beenden.
Manche Dateien können aus technischen Gründen nicht in SharePoint Online gespeichert werden, zB weil die Datei die maximale Dateigröße überschreitet (Standard ist 250 MB). Diese verbleiben im Windows-Dateisystem.
Der Befehl Dateiablage ändern verschiebt nur Dateien, die mit ADVOKAT verbunden sind, also wenn es einen Dokumentdatensatz gibt. Nicht verbundene Dateien (und auch verlinkte Dokumente) bleiben am ursprünglichen Ort. Wenn aber Dateien nachträglich mit dem Akt verbunden werden, werden sie automatisch verschoben.
Verschieben bedeutet nicht kopieren:
- Wenn Sie Dateien vom Windows-Dateisystem nach SharePoint Online verschieben, sind sie im Windows-Dateisystem gelöscht. Sie befinden sich auch nicht im ADVOKAT "Gelöscht-Verzeichnis", sie befinden sich in der Regel auch nicht im Papierkorb (bei Netzwerkspeichern gibt es keinen Papierkorb).
- Wenn Sie Dateien von SharePoint Online in das Windows-Dateisystem verschieben, sind sie in SharePoint Online gelöscht. Sie befinden sich aber eine Zeitlang im SharePoint Online Papierkorb.
Wenn beim Verschieben Dateien nicht gefunden oder ignoriert wurden, dann öffnet sich am Ende eine Textdatei mit allen ignorierten Dateien:
Datei nicht gefunden / File not found:
<Pfad>\Akt\Fall aus der eAkteinsicht.pdf
Datei nicht gefunden / File not found:
<Pfad>\Akt\Fall aus der eAkteinsicht.pdf
Nach dem Verschieben des Speicherortes eines Akts von SharePoint Online in das Windows-Dateisystem wird der Aktordner in SharePoint Online aufgeräumt werden. Alle leeren Ordner verschwinden.
Nach dem Verschieben des Speicherortes eines Akts vom Windows-Dateisystem nach SharePoint Online verbleiben nur diese Ordner im Windows-Dateisystem, die nicht verschiebbare Dateien enthalten. Alle leeren Ordner verschwinden.
Wenn das Verschieben abgebrochen wird, dann entsteht ein Mischzustand: einige Dokumentdatensätze haben eine "Wolke" andere nicht. Sie können diesen Mischzustand bereinigen, indem Sie den Befehl Dateiablage ändern noch einmal ausführen.
Standardmäßig versioniert SharePoint Online die Online-Dokumente bei jeder Änderung. Dies ermöglicht den Zugriff auf ältere Versionen. Wenn Dokumente in das Windows-Dateisystem zurückgeholt werden, geht die Versionierung verloren. Es wird nur die letzte Version zurückgeholt. Die Datei inklusive alte Versionen verbleibt standardmäßig eine Zeitlang im SharePoint Online Papierkorb.