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Die allermeisten Anwaltskanzleien verwalten Ihre E-Mails in Outlook und Ihre Dokumente im Windows-Dateisystem.
Dies hat gewisse Nachteile:
- Die Archivierung auf der Festplatte ist nicht sehr sicher. Man kann schwer verhindern, dass jeder Mitarbeiter Dateien ansehen, löschen, ändern oder auf einem USB-Stick außer Haus bringen kann.
- Die Volltextsuche in großen Datenmengen ist viel zu langsam. Dafür gibt es allerdings die Lösung Volltextsuche mit Solr (ohne Sharepoint).
- Es gibt keine automatisch geführte Versionierung (Historie) eines Dokuments
Professionelle Dokumentenmanagementsysteme (DMS) lösen dieses Problem. Der Nachteil: Sie sind teuer in der Anschaffung und nicht einfach in die Kanzleiabläufe zu integrieren.
Sharepoint wurde von Microsoft als Plattform für die sichere Aufbewahrung von Dokumenten eingeführt und findet immer weitere Verbreitung. Es eignet sich durch die enge Bindung an Word und Outlook als Dokumentenmanagementsystem für große Kanzleien.
Vorteile von Sharepoint:
- Sichere Verwahrung aller Dokumente in einer Datenbank (MS SQL Server)
- Zugriff über die Security steuerbar
- Einbindung in den Windows Explorer
- Fernzugriff für mobiles Arbeiten über Internet-Browser und Apps
- Schnelle Volltextsuche
- Automatische Versionierung
Vorteile der Integration in ADVOKAT:
- Erweiterte Security: der Zugriffsschutz eines Akts wird automatisch auf alle Dokumente im Akt übertragen
- Volltextsuche aus ADVOKAT
- Die Versionsverwaltung macht nachvollziehbar, wer wann welche Änderung in einem Dokument gemacht hat
- Jedes Dokument hat zusätzlich zum Dateinamen eine eindeutige Nummer
Sie als Anwender nutzen bei Ihrer täglichen Arbeit die gewohnte Benutzeroberfläche für E-Mail, Word und Aktenverwaltung ohne eine merkbare Änderung. Im Hintergrund sorgt Microsoft Sharepoint für die sichere Speicherung aller Dokumente in einer SQL-Server-Datenbank, für die automatische Versionierung und für den Aufbau eines schnellen Suchindex.
Sie können jederzeit alle Vorversionen eines Vertrags abrufen und miteinander vergleichen. Sie können den Volltext von 100.000 Dokumenten in wenigen Sekunden durchforsten. Sie können den Zugriff auf die Dateien (Anzeigen, Ändern, Löschen) minutiös und doch einfach regeln.
Siehe auch die Dokumentation von ADVOKAT Sharepoint Online.