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Um das Modul ADVOKAT Onboarding ist eine Website, welche von ADVOKAT bereitgestellt (hosted) wird, es ist also keine Installation wie bei anderen Modulen erforderlich.

Anleitung

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Stellen Sie sicher, dass ADVOKAT Version 6.26c oder höher verwendet wird. Im Bedarfsfall führen Sie ein ADVOKAT Update durch, siehe Kapitel ADVOKAT Update.
Welche Version im Einsatz ist kann per Menüpunkt "?" > "Info" in der Zeile "Programmversion" ermittelt werden.

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zu bestellen kontaktieren Sie das ADVOKAT Business Development per Helpdesk (Ticketsystem) oder per E-Mail unter service@advokat.at.
Sie werden anschließend von einem unserer Mitarbeiter kontaktiert um für die Einrichtung notwendige Informationen einzuholen.

Notwendige Informationen

1. Wen dürfen wir als Ansprechpartner bezüglich Informationen und Rückfragen zu diesen Tool verständigen?

2. An welche E-Mailadresse(n) dürfen wir die neuen

   Mandanten

   Klienten zur Anlage in ADVOKAT senden?

3. Wer werden die Administratoren der Website sein, die unter anderem die Einladungslinks an die Mandanten senden? Dazu benötigen wir

   den Namen und

   die E-Mailadresse(n)

   der Administratoren.Ihr Logo (Bild) im Dateiformat JPG, PNG oder BMP in bestmöglicher Qualität zwecks Einbindung in die Website

   aller Administratoren.

4. Wie soll die verwendete Domäne lauten? Dazu sind folgende Informationen relevant:

   • Die Domäne wird immer auf ".mandanten.legal" enden, da die Website von ADVOKAT bereitgestellt wird und

   kann

   Nachdem wir alle Informationen von Ihnen erhalten haben, wird ein ADVOKAT Mitarbeiter die Website für Sie einrichten.

   • daher nicht völlig in Ihre eigene Domäne eingebunden werden kann.

   • Als Subdomäne können wir Ihren Firmenwortlaut oder eine Abkürzung davon verwenden, also beispielsweise "IhreKanzlei.mandanten.legal".

5. Um zu vermeiden dass Sie mit Spam-Nachrichten überschüttet werden, ist es vorgesehen, dass sich ein Benutzer (Mandant) zuerst auf der Website anmeldet, bevor das Mandantenaufnahmeformular ausgefüllt werden kann.

   • Für diesen Zweck werden sogenannte Einladungsemails an den Benutzer (Mandanten) gesendet. Diese E-Mail basiert auf einer Vorlage, welche angepasst werden kann.

   • Falls Sie die E-Mail anpassen möchten, dann teilen Sie dem ADVOKAT Mitarbeiter die gewünschten Änderungen mit.

     • Alternativ können Sie die Vorlage

       View file
       name invitationtemplate.json

       auch herunterladen, selbst bearbeiten und dem ADVOKAT Mitarbeiter bereitstellen.

       Codeblock

       Betreff (Subject): Willkommen in unserer Rechtsanwaltskanzlei – Vorbereitung für unseren ersten Termin Einladungslink zur Erfassung der Kontaktdaten Wir freuen uns sehr, Sie in unserer renommierten Rechtsanwaltskanzlei begrüßen zu dürfen. Um sicherzustellen, dass unser erster gemeinsamer Termin so effizient wie möglich verläuft, laden wir Sie herzlich ein, an unserem Onboarding-Prozess teilzunehmen. Dieser Schritt ermöglicht es uns, Ihre persönlichen Daten und relevante Unterlagen im Voraus zu erhalten, sodass wir uns voll und ganz auf die Diskussion Ihres rechtlichen Anliegens konzentrieren können. Bitte klicken Sie auf den folgenden Link, um auf unser sicheres Online-Formular zuzugreifen: https://demo.mandanten.legal/Identity/Account/Register?id=... Das Online-Formular enthält Felder, in denen Sie Ihre Kontaktinformationen und alle relevanten Dokumente eingeben können. Ihre Vorbereitung auf diese Weise hilft uns, die für unseren ersten Termin erforderlichen Informationen bereits im Voraus zu haben. Falls Sie Fragen oder Unterstützung bei der Nutzung des Online-Formulars benötigen, zögern Sie nicht, sich an uns zu wenden. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung. Nochmals herzlich willkommen in unserer Kanzlei, und vielen Dank, dass Sie uns Ihr Vertrauen schenken. Wir sind zuversichtlich, dass unser effizientes Onboarding dazu beiträgt, unseren ersten Termin zu einem produktiven und zielgerichteten Gespräch zu machen. Mit freundlichen Grüßen, SIGNATUR

6. Wenn das Mandantenaufnahmeformular ausgefüllt wurde erhalten Sie jeweils eine E-Mail. Auch diese E-Mail auf einer Vorlage, welche angepasst werden kann.

   • Falls Sie die E-Mail anpassen möchten, dann teilen Sie dem ADVOKAT Mitarbeiter die gewünschten Änderungen mit.

     • Alternativ können Sie die Vorlage

       View file
       name template.json

       auch herunterladen, selbst bearbeiten und dem ADVOKAT Mitarbeiter bereitstellen.

       Codeblock
       Betreff (Subject): Neue Daten aus dem ADVOKAT Onboarding Neuer Klient: Bitte klicken Sie doppelt auf die Anlage, um den ADVOKAT Assistenten zu starten. Max Mustermann Musterstraße 1234 mustermail@outlook.at +43 / 664 123 45 67 ADVOKAT Onboarding

7. Optional besteht die Möglichkeit, dass der Benutzer (Mandant) Informationen herunterlädt wie beispielsweise Ihre AGBs oder eine Datenschutzerklärung.

   • Wenn Sie das Funktionalität nützen möchten, dann stellen Sie dem ADVOKAT Mitarbeiter diese Dokumente als PDF-Dateien bereit.

   • Es werden alle PDF-Versionen unterstützt, andere Dateiformate wie Microsoft Word oder Microsoft Excel werden ebenfalls unterstützt.
     

8. • Sobald die Arbeiten abgeschlossen sind werden Sie abschließend telefonisch oder per E-Mail darüber informiertBitte beachten Sie, dass die Subdomäne (also in diesem Beispiel “IhreKanzlei”) maximal 20 Zeichen lang sein darf.

9. Ihr Logo (Bild) im Dateiformat JPG, PNG oder BMP in bestmöglicher Qualität zwecks Einbindung in die Website.

   • Die maximale Breite darf 750 Pixel und die maximale Höhe 150 Pixel betragen.

Installation

ADVOKAT Onboarding ist eine Website, welche von ADVOKAT bereitgestellt (hosted) wird, es ist also keine Installation wie bei anderen Modulen erforderlich.

Stellen Sie jedoch sicher, dass ADVOKAT Version 6.29f oder höher verwendet wird. Im Bedarfsfall führen Sie ein ADVOKAT Update durch, siehe Kapitel ADVOKAT Update.
Welche Version im Einsatz ist kann per Menüpunkt "?" > "Info" in der Zeile "Programmversion" ermittelt werden.

Konfigurationsmöglichkeiten nach Auslieferung

ADVOKAT Onboarding bietet im Admin-Bereich diverse Konfigurationsmöglichkeiten die vor der Inbetriebnahme von Ihnen zu prüfen bzw. konfigurieren sind. Gerne unterstützen wir Sie hierbei.

1. Das Einladungsemail wird mit einem Standard-Text von uns ausgeliefert und kann von Ihnen im Admin-Bereich bearbeitet werden, siehe 1.6.4 Einladungsemail bearbeiten.

2. Der Info-Bereich wird mit einem Standard Word-Docx Dokument befüllt. Dieses kann von Ihnen ersetzt werden im Admin-Bereich, siehe 1.6.6 Dokumente - Infodatei anpassen.

3. Im Download-Bereich können Ihren Klienten Dokumente zur Verfügung gestellt werden. Diese können im Admin-Bereich hochgeladen und bearbeitet werden, siehe 1.6.6 Dokumente - PDF-Downloads anpassen.

Eine Verlinkung in Ihre persönliche Website kann von uns nicht vorgenommen werden. Diese Einrichtung müssten Sie mit Ihrem IT-Betreuer besprechen.