18.3 Installation

ADVOKAT Onboarding ist eine Website, welche von ADVOKAT bereitgestellt (hosted) wird, es ist also keine Installation wie bei anderen Modulen erforderlich.

Anleitung

1. Stellen Sie sicher, dass ADVOKAT Version 6.26c oder höher verwendet wird. Im Bedarfsfall führen Sie ein ADVOKAT Update durch, siehe Kapitel ADVOKAT Update.
   Welche Version im Einsatz ist kann per Menüpunkt "?" > "Info" in der Zeile "Programmversion" ermittelt werden.
   

2. Sie werden von einem ADVOKAT Mitarbeiter telefonisch oder per E-Mail kontaktiert um folgende Themen zu koordinieren:

   1. An welche E-Mailadresse(n) dürfen wir die neuen Mandanten zur Anlage in ADVOKAT senden?

   2. Wer werden die Administratoren der Website sein, die unter anderem die Einladungslinks an die Mandanten senden? Dazu benötigen wir den Namen und die E-Mailadresse(n) der Administratoren.

   3. Ihr Logo im Dateiformat JPG, PNG oder BMP in bestmöglicher Qualität zwecks Einbindung in die Website.

   4. Wie soll die verwendete Domäne lauten? Dazu sind folgende Informationen relevant:

      • Die Domäne wird immer auf ".mandanten.legal" enden, da die Website von ADVOKAT bereitgestellt wird und kann daher nicht völlig in Ihre eigene Domäne eingebunden werden.

      • Als Subdomäne können wir Ihren Firmenwortlaut oder eine Abkürzung davon verwenden, also "IhreKanzlei.mandanten.legal".
        

3. Um zu vermeiden dass Sie mit Spam-Nachrichten überschüttet werden, ist es vorgesehen, dass sich ein Mandant zuerst auf der Website anmeldet, bevor das Mandantenaufnahmeformular ausgefüllt werden kann.

   • Für diesen Zweck werden sogenannte Einladungsemails an den Mandanten gesendet. Diese E-Mail basiert auf einer Vorlage, welche angepasst werden kann.

   • Falls Sie die E-Mail anpassen möchten, dann teilen Sie dem ADVOKAT Mitarbeiter die gewünschten Änderungen mit.

     • Alternativ können Sie die Vorlage auch herunterladen, selbst bearbeiten und dem ADVOKAT Mitarbeiter bereitstellen.

       Betreff (Subject): Willkommen in unserer Rechtsanwaltskanzlei – Vorbereitung für unseren ersten Termin
       
       
         

4. Wenn das Mandantenaufnahmeformular ausgefüllt wurde erhalten Sie jeweils eine E-Mail. Auch diese E-Mail auf einer Vorlage, welche angepasst werden kann.

   • Falls Sie die E-Mail anpassen möchten, dann teilen Sie dem ADVOKAT Mitarbeiter die gewünschten Änderungen mit.

     • Alternativ können Sie die Vorlage auch herunterladen, selbst bearbeiten und dem ADVOKAT Mitarbeiter bereitstellen.

       Betreff (Subject): Neue Daten aus dem ADVOKAT Onboarding
       
       Neuer Klient:
       
       Bitte klicken Sie doppelt auf die Anlage, um den ADVOKAT Assistenten zu starten.
       
       Max Mustermann
       Musterstraße 1234
       mustermail@outlook.at
       +43 / 664 123 45 67
       
       ADVOKAT Onboarding

5. Optional besteht die Möglichkeit, dass der Mandant Informationen herunterlädt wie beispielsweise Ihre AGBs oder eine Datenschutzerklärung.

   • Wenn Sie das Funktionalität nützen möchten, dann stellen Sie dem ADVOKAT Mitarbeiter diese Dokumente als PDF-Dateien bereit.

   • Es werden alle PDF-Versionen unterstützt, andere Dateiformate wie beispielsweise Word oder Excel werden nicht unterstützt.
     

6. Nachdem wir alle Informationen von Ihnen erhalten haben, wird ein ADVOKAT Mitarbeiter die Website für Sie einrichten.

   • Sobald die Arbeiten abgeschlossen sind werden Sie abschließend telefonisch oder per E-Mail darüber informiert.

   • Eine Verlinkung in Ihre persönliche Website kann von uns nicht vorgenommen werden. Diese Einrichtung müssten Sie mit Ihrem IT-Betreuer besprechen.