9.1 Allgemeine Informationen

In der Praxis kommt es häufig vor, dass bei der Anlage neuer Akten im Aktenstamm immer wieder dieselben Felder gleich befüllt werden müssen. Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, ohne dabei wichtige Informationen zu verlieren, gibt es Aktvorlagen, die als Grundlage für die Aktenanlage dienen. Diese Vorlagen sind speziell gekennzeichnete Akten, die als Schablone für den Aktenstamm genutzt werden können. Durch die Definition von Aktvorlagen kann zudem zentral festgelegt werden, wie bestimmte Akten anzulegen sind.

Ein wesentlicher Vorteil von Aktvorlagen gegenüber dem bloßen Kopieren bestehender Akten besteht darin, dass nur die tatsächlich relevanten und gleichbleibenden Informationen vorausgefüllt werden. Dadurch werden Kopierfehler vermieden. Darüber hinaus müssen bei Änderungen interner Richtlinien lediglich die Vorlagen angepasst werden, wodurch verhindert wird, dass veraltete Informationen versehentlich übernommen werden und es zu Folgefehlern kommt.

Aktvorlagen gibt es in zwei Varianten:

• Aktvorlagen für Kanzleien

• Aktvorlagen für Rechtsabteilungen

Ihre Vorteile:

• Zentrale Verwaltung von Aktvorlagen

• Effiziente Aktenanlage ohne Verlust von Informationen

• Vermeidung von Fehlern beim Kopieren