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6.3.1 Anlage einer Honorarvereinbarung

In der geöffneten Aktenverwaltung finden Sie im Menü den Punkt „Akt / Neu Honorarvereinbarung“. Ein Klick darauf öffnet einen neuen Aktenstamm, in dem das Feld „Causa“ bereits mit „Fee agreement“ vorausgefüllt ist. Die Bezeichnung der Honorarvereinbarung muss mit „Fee agreement“ beginnen und kann zB um den Namen des Klienten ergänzt werden. Im Aktenstamm wählen Sie den Klienten aus, für den die Honorarvereinbarung gültig ist.

Im Reiter „Verrechnung“ sind die Honorarkriterien zu hinterlegen, wie beispielsweise Abrechnungsperiode, Nachlässe, Rabattstaffeln oder Stundensätze. Beim Speichern mit „OK“ wird die Aktenkurzbezeichnung der Honorarvereinbarung automatisch mit „FEE-“ gefolgt von der Namenskurzbezeichnung des Klienten vorgeschlagen.

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6.3.1.1 Konzernvereinbarung

Wird eine Honorarvereinbarung auf einen Konzern angewendet, erfolgt die Erstellung der Vereinbarung in der Regel für die Konzernmutter. Bei den Tochtergesellschaften ist im Personenstamm unter der Registerkarte „Weitere“ im Feld „Honorarvereinbarung ableiten von“ die Konzernmuttergesellschaft einzutragen. Ist diese hinterlegt, werden die Honorarvereinbarungen der Muttergesellschaft automatisch übernommen, wenn die Tochtergesellschaft als Klient 1 in einem Akt ausgewählt wird.

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6.3.1.2 Reiter Verrechnung

Bei Honorarvereinbarungen sind im Reiter Verrechnung nur jene Felder aktiv, die für eine Honorarvereinbarung relevant sind. Die deaktivierten/ausgegrauten Felder sind jene Felder, die in dem Akt, in dem die Honorarvereinbarung angewandt wird, definiert werden. So ist es z.B. nicht in der Honorarvereinbarung zu definieren, mit welcher Sprache oder Umsatzsteuer ein Akt geführt werden muss, sehr wohl jedoch z.B. die Abrechnungsart oder Stundensätze. Die in der Honorarvereinbarung definierten Felder, können in dem Akt, in dem sie angewandt wird, nicht überschrieben werden.

Alle Angaben zur Verrechnung, mit Ausnahme der Rabattstaffelung und dem Zahlungsziel, können im Honorarmanager übersteuert werden.

6.3.1.2.1 Definierte Felder der Honorarvereinbarung

Rechnungsempfänger
Ein spezieller Rechnungsempfänger kann in der Honorarvereinbarung angegeben werden. Dieser wird in den Akten, in der die Honorarvereinbarung Anwendung findet, auch hinterlegt und werden auch im Reiter “Beteiligte” hinzugefügt.

Abrechnungsart
Vorschlag für die Abrechnungsart im Honorarmanager.

Abrechnungsperiode
Bestimmt die Periode, in welcher die Akten, in der die Honorarvereinbarung angewandt wird, abgerechnet werden sollen.

Pauschalierung
Alle Eingaben im Fenster Pauschalierung sind für den Vorschlag im Honorarmanager in der Honorarvereinbarung zu treffen.

Rabattierung
Siehe Punkt Rabattstaffel. Das besondere an der Rabattstaffel zu Honorarvereinbarungen ist, dass sie über alle Akten gerechnet wird, bei denen die Honorarvereinbarung Anwendung findet.

Zahlungsziel
Das Zahlungsziel in Tagen ist für alle Akten, in der die Honorarvereinbarung angewandt wird, hier zu definieren.

Tabelle aktspezifische Stundensätze
Die aktspezifischen Stundensätze sind in der Honorarvereinbarung festzulegen und finden Anwendung in den Akten, für die die Honorarvereinbarung hinterlegt ist. Wird in einem Akt eine Honorarvereinbarung ausgewählt, so gelten die aktspezifischen Stundensätze dieser Vereinbarung. Vor der Auswahl vorhandene aktspezifische Stundensätze werden gelöscht. ADVOKAT weist auf diesen Umstand hin und löscht die Stundensätze erst nach Bestätigung mit „OK“.

6.3.1.2.2 Im Akt mit angewandter Honorarvereinbarung definierte Felder

Honorarvereinbarung Name
Automatischen Vorschlag annehmen; Auswahl oder Eingabe vorhandene Honorarvereinbarung.
Im Akt, in dem die Honorarvereinbarung angewendet werden soll, ist die entsprechende Vereinbarung auszuwählen. In der Honorarvereinbarung selbst ist dieses Feld gesperrt. Soll die Honorarvereinbarung für mehrere Klienten gelten, ist dies im Personenstamm zu definieren (siehe Punkt Konzernvereinbarung).

Sprache
Die Sprache für Verrechnung eintragen, wenn nicht Deutsch.

spezieller USt-Satz
Ein spezieller USt-Satz kann für die Verrrechnung eingetragen werden.

6.3.1.2.3 Felder, die nicht mit einer Honorarvereinbarung kombinierbar sind

Stundensätze ableiten von
Die Spezial-Funktion Stundensätze ableiten von (Feature) kann nicht mit einer Honorarvereinbarung kombiniert werden. Dieses Feld ist in der Honorarvereinbarung, sowie im Akt, in dem eine Honorarvereinbarung angewandt wird, deaktiviert.

6.3.2 Rabattstaffel

Die Rabattstaffel ist eine Besonderheit des Honorarvereinbarungsmoduls. Diese kann auch unabhängig von Honorarvereinbarungen in einzelnen Akten angewandt werden. Sie befindet sich im Aktenstamm unter der Registerkarte Verrechnung im Abschnitt Rabattierung.

Die Rabattierung gliedert sich in Rabattstaffel laufend und Rabattstaffel Periodenende. Für beide Rabattstaffeln ist die Eingabemethode identisch.

Periode von
Der Start der Periode (immer ein ganzes Jahr) wird hier als TT.MM. (T=Tag, M=Monat) definiert.

Periode bis
Der letzte Tag der Periode (immer ein ganzes Jahr) wird hier als TT.MM. (T=Tag, M=Monat) definiert.

Prozent
In der Rabattstaffeltabelle wird der Prozentsatz ohne Prozentzeichen eingetragen, um den Rabatt über einem bestimmten Nettoumsatz anzugeben.

über Nettoumsatz
In der Rabattstaffeltabelle wird unter “über Nettoumsatz” der Nettoumsatz eingetragen, ab dem der prozentuelle Rabatt gelten soll. Der Rabatt wird immer von dem nächsten erreichten Rabatt ersetzt (nicht etwa dazu addiert).

Beschreibung
In der Spalte Beschreibung der Rabattstaffeltabelle ist eine kurze, aussagekräftige Beschreibung für die Honorarnote einzutragen.

6.3.2.1 Rabattstaffel laufend

Die laufende Rabattstaffel wird während des Jahres kontinuierlich berechnet und direkt in der Honorarnote abgezogen. Ist die laufende Rabattstaffel in der Honorarvereinbarung hinterlegt, findet sie in allen Akten Anwendung, in denen diese Honorarvereinbarung hinterlegt ist; hierbei wird der Nettoumsatz aus all diesen Akten summiert. Wird eine laufende Rabattstaffel in einem Akt ohne Honorarvereinbarung hinterlegt, fließt zur Berechnung des Nettoumsatzes nur dieser Akt ein.

Beispiel

In der Honorarvereinbarung “FEE-TestAG” ist folgende Rabattstaffelung hinterlegt:

Die Honorarvereinbarung “FEE-TestAG” wurde in den Akten “TestAG/1” und “TestAG/2” angewandt .

Im Akt “TestAG/1” wird am 28.2. eine Honorarnote erstellt über EUR 15.000,00 gestellt, so wird folgender Rabatt gewährt:
0,00 - 1.000,00 --> 0% = 0,00
1.000,00 - 10.000 --> 1% = 90,00
10.000 - 15.000,00 --> 2% = 100,00

Im Akt “TestAG/2” wird am 31.7. eine weitere Honorarnote erstellt über 55.000,00, so wird folgender Rabatt gewährt:

0,00 - 35.000 (50.000,00 - 15.000,00) --> 2% = 700,00
35.000,00 - 55.000,00 --> 5% = 1.000,00

6.3.2.2 Rabattstaffel Periodenende

Die Rabattstaffel „Periodenende“ dient ausschließlich informativen Zwecken. Sie wird nicht während des Jahres automatisch abgezogen, sondern am Ende der Periode von der internen Buchhaltung der Kanzlei berechnet und dem Klienten manuell gutgeschrieben. In ADVOKAT existiert keine Logik zur automatischen Berechnung dieser Rabattstaffel.

6.3.3 Anwendung der Honorarvereinbarung

6.3.3.1 Automatischer Vorschlag

Beim Anlegen eines neuen Akts wird automatisch geprüft, ob eine Honorarvereinbarung für den ausgewählten Klienten oder dessen Muttergesellschaft (Personenstamm: „Honorarvereinbarung ableiten von“) vorliegt. Existiert eine gültige Honorarvereinbarung, wird diese automatisch ausgewählt. Bei mehreren gültigen Honorarvereinbarungen erscheint folgender Hinweis:

Mit Klick auf OK öffnet sich der Suchassistent, in dem alle für die Person gültigen Honorarvereinbarungen angezeigt werden:

Nun können Sie aus den aufgelisteten Honorarvereinbarungen auswählen. Um die Übersichtlichkeit zu verbessern, können die Honorarvereinbarungen auch ausgedruckt werden (siehe Punkt „Honorarvereinbarungen drucken“). Mit der Übernahme der Honorarvereinbarung wird diese im Reiter „Verrechnung“ geladen.

Nur die Sprache und gegebenenfalls ein spezieller Umsatzsteuer Satz können in der Registerkarte angepasst werden; alle anderen Verrechnungsangaben werden von der Honorarvereinbarung abgeleitet.

6.3.3.2 Individuelle Anwendung der Honorarvereinbarung

Unabhängig vom Vorschlag der Honorarvereinbarung zum gewählten Klient1 kann in dem Feld “Honorarvereinbarung Name” jede beliebige Honorarvereinbarung gewählt werden. Kennt man die Aktenkurzbezeichnung des Honorarvereinbarungsakts, kann man diesen direkt im Aktenstamm im Reiter Verrechnung im Feld “Honorarvereinbarung Name” eingeben.

Weiters kann man auch nach einer beliebigen Honorarvereinbarung suchen. Dafür klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld “Honorarvereinbarung Name” und es öffnet sich der Suchassistent mit einem automatischen Filter auf Honorarvereinbarungsakten zum Klient 1 dieses Aktes. Um alle Honorarvereinbarungen zu sehen ist der aktuelle Filter über “Menü / Suchen / Suchassistent zurücksetzen” oder Strg + Z zu löschen und im Feld “Kurz” ist der Wert “FEE-*” einzutragen, um auf alle Honorarvereinbarungsakten zu filtern. Es empfiehlt sich auch die Checkbox “nur Lebende” anzuhaken, um abgelegte Honorarvereinbarungen herauszufiltern. Nachdem die Suche über die “Suchen” Schaltfläche oder F2 ausgeführt wurde, kann ein beliebiger Honorarvereinbarungsakt aus der Liste gewählt werden.

6.3.4 Honorarvereinbarungsakt ablegen

Wenn Honorarvereinbarungen ihre Gültigkeit verlieren, können diese abgelegt werden. Hierfür wird im Aktenstamm der Honorarvereinbarung ein Ablagedatum eingetragen. Bei der Neuanlage von Akten werden abgelegte Honorarvereinbarungen nicht mehr automatisch vorgeschlagen.

6.3.5 Honorarvereinbarungen drucken

Um Honorarvereinbarungen besser vergleichen zu können, können diese auch mit eigenen Vorlagen gedruckt bzw. exportiert werden. Diese Druckmöglichkeit steht im im Suchassistenten zur Verfügung via dem Drucksymbol oder im Menü unter Drucken. Es öffnet sich folgendes Fenster und es ist entweder die Vorlage “FEE agreement (Honorarvereinbarung) Word” oder “FEE agreement (Honorarvereinbarung) Excel” zu wählen. Um nur Honorarvereinbarungen in diese Liste zu drucken empfiehlt es sich zumindest auf die Aktenkurzbezeichnung “Kurz” = “FEE-*” zu filtern.

Aus der Aktenverwaltung heraus ist das Drucken der angewandten Honorarvereinbarung auch möglich entweder via dem Drucksymbol und die Auswahl “Honorarvereinbarung” oder im Menü unter Drucken / Honorarvereinbarung. Darauf öffnet sich der Suchassistent, gefiltert auf die Honorarvereinbarung, die in diesem Akt zur Anwendung kommt. Weiters ist wie oben beschrieben vorzugehen.

6.3.6 Akten mit angewendeten Honorarvereinbarungen identifizieren

Im Suchassistenten kann nach Akten mit einer bestimmten Honorarvereinbarung gefiltert werden. Dazu wird im Bereich “weitere…” und “SQL Filter” das Feld “Honorarvereinbarung” genutzt.

Werden die Fenster dann mit OK bestätigt und wird die Suche gestartet, so werden alle Akten gelistet, in der die Honorarvereinbarung (in dem Fall “FEE-TestAG”) gewählt wurde. Für nähere Informationen zum “SQL Filter” des Suchassistenten siehe ADVOKAT Programmhilfe (F1), Kapitel “Filter SQL”.