5.3.1 E-Mail erstellen ***

Im Fenster Aktenverwaltung gibt es den Menüpunkt Dokument / E-Mail erstellen. Analog gibt es in der Dokumentliste den Menüpunkt Bearbeiten / E-Mail erstellen. Es öffnet sich das Fenster E-Mail erstellen:

Abb. 137: Fenster "E-Mail erstellen"

Akt
Der aktuelle Akt wird vorgeschlagen. Alt+Pfeil-ab öffnet die Aktenliste. Bei einem Aufruf aus der Aktenverwaltung ist das Feld inaktiv.

Empfänger
Als Empfänger wird standardmäßig der Klient1 aus dem Aktenstamm vorgeschlagen. Eine andere Namenskurzbezeichnung kann eingegeben werden. Personenliste mit Alt+Pfeil-ab, Aktbeteiligen-Liste mit Strg+Pfeil-ab.

E-Mail (An, Cc, Bcc)
Vorgeschlagen wird die E-Mailadresse des Empfängers mit der niedrigsten Reihung.
Alt+Pfeil-ab oder das Icon "..." öffnet das Fenster E-Mail-Adressen bearbeiten. Siehe dazu gleich unten.
Man kann in dieses Feld auch eine E-Mail-Adresse hineinschreiben.
Mehrere Adressen werden mit Strichpunkt getrennt.

Betreff
Der Betreff wird so vorgeschlagen wie bei Dokument erstellen.

Anlagen
Im Bereich Anlagen werden die ausgewählten Dokumente angezeigt.

Optionen PDF / Word / Intern
Bei einem Word-Dokument:

Wenn die Option Word aktiv ist, dann wird das Word-Dokument als Anlage versendet.
Wenn die Option PDF aktiv ist, dann wird das Word-Dokument in ein PDF verwandelt und das PDF als Anlage versendet. (Diese Umwandlung funktioniert nur bei einem Word-Dokument und nicht bei anderen Dateitypen. Außerdem muss auf dem Arbeitsplatz eine PDF Lizenz vorhanden sein.)
Wenn die Option Intern aktiv ist, dann wird keine Anlage versendet, sondern nur ein kanzleiinterner Link. Der Empfänger kann via Link das kanzleiintern gespeicherte Dokument öffnen (und bearbeiten).

Es können mehrere Optionen kombiniert werden.

Bei einem anderen Dokumenttyp (nicht Word-Dokument):

Die Optionen Word und PDF können nicht gewählt werden.
Wenn keine Option ausgewählt ist, dann wird die Datei als Anlage versendet.
Wenn die Option Intern aktiv ist, dann wird nur ein Link versendet, keine Anlage.

Die Schaltfläche Hinzufügen öffnet den ADVOKAT Explorer zum Auswählen von Dokumenten aus dem Akt.

Die Schaltfläche Löschen entfernt die Datei aus dem Bereich Anlagen.

Dokument erstellen / Leistung erstellen (mit Dokument)
Dokument erstellen: Nach dem Versenden des E-Mails wird das E-Mail im Akt als Dokument (mit Dateiendung .msg) gespeichert.
Leistung erstellen (mit Dokument): Nach OK wird im Akt eine Leistung erstellt und das E-Mail nach dem Versenden mit der Leistung verbunden.

Dokumentname
Unter diesem Namen wird die .msg-Datei gespeichert. Ungültige Zeichen werden entfernt.

Die Speicherung im richtigen Ordner funktioniert ganz ähnlich wie Dokument erstellen.

Fenster E-Mail-Adressen bearbeiten
Aus dem Feld E-Mail kann man das Fenster E-Mail-Adressen bearbeiten aufrufen:

Abb. 138: Fenster "E-Mail-Adressen bearbeiten"

Vorgeschlagen werden grundsätzlich die E-Mail-Adressen aller Aktbeteiligten (und deren Personenbeteiligte). Aber nur die erste E-Mail-Adresse der ersten Person ist in der Art-Spalte mit "An" als Empfänger vorgesehen, bei den übrigen Adressen ist die Art-Spalte leer. Mit den Schaltflächen An, Kopie, Blinde Kopie können die weiteren Adressen ausgewählt werden.

Im Feld Person hinzufügen kann man eine Namenskurzbezeichnung eingeben oder aus der Namenliste auswählen. Auch dies fügt die E-Mail-Adressen hinzu.

Hinweis: Wird in der Namenliste ein Filter aktiviert, so werden alle Personen und E-Mail-Adressen laut Filter übernommen.

Im Feld E-Mail Adresse hinzufügen kann eine Adresse ohne Namensbezug eingegeben werden.

Die Spalten Funktion (aus dem Aktenstamm) und Bemerkung ("E-Mail privat", "E-Mail geschäftlich") werden standardmäßig nicht angezeigt.

OK
Beendet die Eingaben dieses Fensters und legt einen Datensatz Dokument an. In diesem ist schon alles für das Verbinden des E-Mails vorbereitet. Die Verbindung ist aber noch nicht durchgeführt, weil die Nachricht nicht versendet ist. Im Betreff des Datensatzes Dokument steht daher auch: "E-Mail noch nicht verbunden". In der Spalte "D" steht noch kein Icon. Allenfalls wird zusätzlich eine Leistung verzeichnet.

Nun öffnet sich das eigentliche E-Mail-Fenster. Wenn das E-Mail-Programm noch nicht gestartet ist, dauert das länger, da es erst im Hintergrund (unsichtbar) gestartet werden muss. Am besten Sie starten das Programm vorher und halten es offen.

Abb. 139: Fenster "E-Mail senden"

Es kann sein, dass im Feld An in Klammern eine Nummer, zB [ID-12345] angehängt ist. Das ist eine ADVOKAT interne E-Mail-Nummer. ADVOKAT braucht diese Nummer in manchen Konstellationen, um das E-Mail nach dem Senden dem richtigen Akt (dem richtigen Datensatz Dokument) zuordnen zu können. Löschen Sie daher diese ID nicht weg.

Nachdem das E-Mail versendet ist, wird der Text "E-Mail noch nicht verbunden" gelöscht. In der Spalte "D" steht das E-Mail-Icon.