4.7.3 ADVOCOM Kommunikation verwalten

Im Fenster Kommunikation verwalten legen Sie fest, mit welcher Person / mit welchen Personen eine neue Kommunikation gestartet werden soll.

Bei der allerersten Kommunikation mit einer Person wird in diesem Fenster die (erforderliche) E-Mail-Adresse und Mobilnummer des Empfängers angegeben.

Bei einer bestehenden Kommunikation werden in diesem Fenster Teilnehmer hinzugefügt oder entfernt.

Das Fenster Kommunikation verwalten öffnet sich automatisch durch:

Erstellen der ersten Kommunikation mit einer Person

Das Fenster Kommunikation verwalten kann man händisch öffnen durch:

Fenster ADVOCOM Nachricht erstellen > Befehle > Kommunikation verwalten
Fenster Kommunikation auswählen > Schaltfläche Kommunikation verwalten

Abb. 108: Fenster "Kommunikation verwalten"

Betreff der Kommunikation
Bei einer Einzelkommunikation kann ein Betreff eingegeben werden.
Bei einer Gruppenkommunikation muss ein Betreff eingegeben werden.
100 Zeichen sind möglich.

Liste der Teilnehmer
Angezeigt werden:

Alle Teilnehmer der Kommunikation, außer ich selbst
Alle übrigen Aktbeteiligten
Alle Personen, die mit Personen hinzufügen ergänzt wurden
Alle E-Mail-Adressen, die mit E-Mail-Adresse hinzufügen hinzugefügt wurden.

Man kann keinen Datensatz aus der Liste entfernen.

Spalte Teilnehmer
Alle Teilnehmer der Kommunikation sind ausgewählt. Bei der ersten Kommunikation in einem Akt wird der Klient 1 als Teilnehmer vorgeschlagen.

Es muss mindestens ein Teilnehmer ausgewählt sein.
Es können weitere Teilnehmer zur Kommunikation hinzugefügt werden. Hinweis: Bei mehreren Teilnehmern (Gruppen-Kommunikation) ist Betreff ein Pflichtfeld.
Es können Teilnehmer aus der Kommunikation entfernt werden. Mindestens ein Teilnehmer muss aber verbleiben.

Spalte Advocom-ID / E-Mail
Pflichtfeld.
Zum Erstellen einer neuen Kommunikation ist die E-Mail-Adresse des Empfängers notwendig.

WICHTIG: Achten Sie bitte auf die richtige E-Mail-Adresse. Jede künftige Kommunikation mit dieser E-Mail-Adresse erfolgt an diesen Teilnehmer.

Wenn Sie zB mit dem Mitarbeiter MM der Firma ADVOKAT eine Kommunikation starten, dann ist es wenig günstig, wenn Sie die Firmen-E-Mail-Adresse "office@advokat.at" verwenden. Verwenden Sie besser die persönliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters.
Nehmen wir an, Sie haben trotzdem "office@advokat.at" verwendet. Wenn Sie jetzt eine Kommunikation mit der Firma ADVOKAT beginnen wollen und wieder "office@advokat.at" verwenden, dann wird ADVOCOM die Nachricht an MM senden.

Wenn der Teilnehmer und seine E-Mail-Adresse in ADVOKAT angelegt ist (empfohlen), dann vergibt ADVOCOM anlässlich der ersten Kommunikation mit diesem Teilnehmer eine Advocom-ID. Die Advocom-ID wird wie eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer bei der Person hinterlegt (Fenster Personenstamm – Telefon). Für die weitere Kommunikation mit diesem Teilnehmer wird nur mehr die Advocom-ID verwendet.

Die Advocom-ID sieht so aus "A-123456".

Solange es noch keine Advocom-ID gibt, kann man in dieser Spalte eine E-Mail-Adresse manuell eingeben.

Klick auf das Listenicon [...] öffnet das Fenster Personenstamm – Telefon. Die erste hinterlegte E-Mail-Adresse wird vorgeschlagen. Sie können andere E-Mail-Adresse anlegen oder auswählen.

Wenn das Feld eine Advocom-ID enthält, dann kann diese nicht bearbeitet / gelöscht werden.

Eine ADVOKAT Person wird in aller Regel nur eine ADVOCOM-ID haben. Es wird aber nicht verhindert, dass man mit derselben ADVOKAT-Person eine zweite (parallele) Kommunikation eröffnet. Dazu verwendet man beim Erstellen der Kommunikation für diese Person eine andere E-Mail-Adresse. In der Folge vergibt ADVOCOM eine zweite Advocom-ID.

Beispiele für erwünschte parallele Kommunikationen:
Geschäftliche und private Kommunikation mit zwei unterschiedlichen E-Mail-Adressen
Person mit zwei verschiedenen Funktionen mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen

ADVOKAT wird beim Erstellen einer neuen Kommunikation immer die Advocom-ID mit der kleinsten Reihung vorschlagen. Wenn Sie getrennte Kommunikationen wünschen, dann müssen sie beim Erstellen der neuen Kommunikation manuell die zweite ADVOCOM-ID auswählen.

Spalte Telefon (SMS)
Zum Erstellen der allerersten Kommunikation ist es empfehlenswert, zusätzlich zur E-Mail-Adresse eine Mobil-Telefonnummer des Empfängers anzugeben. Für die weitere Kommunikation ist das Feld nicht mehr erforderlich.

Der Grund ist, dass der Teilnehmer sich bei der allerersten Kommunikation mit einem Einmalcode authentifizieren muss. Wenn Sie eine Mobil-Telefonnummer angeben, wird der Einmalcode per SMS versendet. Wenn Sie keine Mobil-Telefonnummer angeben, erhält der Teilnehmer eine Einladung zur Kommunikation und die Aufforderung den Einmalcode bei Ihnen telefonisch zu erfragen.

Person hinzufügen
Im Feld Person hinzufügen kann man eine Namenskurzbezeichnung eingeben oder aus der Namenliste auswählen. Damit wird ein neuer Teilnehmer zur Liste hinzugefügt.

E-Mail-Adresse hinzufügen
Im Feld E-Mail Adresse hinzufügen kann man eine E-Mail-Adresse ohne Namensbezug eingeben. Damit wird ein neuer Teilnehmer zur Liste hinzugefügt, der nicht in ADVOKAT angelegt ist.

Hinweis: Prinzipiell benötigt man zur Kommunikation via ADVOCOM nur eine E-Mail-Adresse. Wir empfehlen aber, dass Sie einen Teilnehmer an einer Kommunikation zuerst als Person in ADVOKAT anlegen.