18.1.2 Controllingansätze

1. Controllingansatz Leistungen

Wenn man die Leistungen vollständig erfasst, gewinnt man schon vor der Abrechnung wertvolle Informationen für eine operative Unternehmenssteuerung.

Für ein schnelles Controlling müssen offene Leistungen (= nicht abgerechnete Leistungen = Halbfertigprodukte) annähernd richtig bewertet werden. Sie könnten in der nächsten Abrechnung nach Einzelleistungen, nach Einheitssatz oder nach Stundensatz abgerechnet werden. Sie könnten durch einen Nachlass reduziert oder überhaupt pauschaliert werden.

Dies leisten die Auswertungen:

• Verdienst und Barauslagen pro Sachbearbeiter

• Verdienst und Barauslagen pro Akt

• Verdienst und Barauslagen pro Klient

• Verdienst und Barauslagen pro SB und Akt

• Verdienst und Barauslagen pro Akt und SB

• Verdienst und Zeit pro Sachbearbeiter

In diesen Auswertungen werden
die Abrechnung nach Einzelleistungen
die Abrechnung nach Einheitssatz und
die Abrechnung nach Stundensatz gegenüber gestellt.

Für periodische Berichte wird man alle offenen Leistungen auswerten. Dabei soll ein Akt automatisch nach EL bewertet werden, der andere automatisch nach ES und ein dritter automatisch nach Stundensatz.

Man kann im Aktenstamm definieren, wie die offenen Leistungen eines Akts zu bewerten sind. Dazu gibt es im Fenster Aktenstamm das Reiter Verrechnung und dort das Feld Abrechnungsart. Dort kann L=Einzelleistung, K=Einheitssatz oder S=Stundensatz eingetragen werden. Entsprechend wird dieser Akt nach EL, ES oder Zeithonorar bewertet. Wenn in einer Auswertung von Verdienst laut Akt die Rede ist, dann bedeutet das: Der einzelne Akt wird so abgerechnet (bewertet) wie das im Aktenstamm angegeben ist.

Sicherlich wird es von der Erbringung der Leistung bis zum tatsächlichen Honorareingang noch Änderungen geben. Aber immerhin ist die erfasste Leistung ein Indiz für den zu erwartenden Erlös. Diese Controllingwerte stehen sofort bei der Erfassung der Leistung zur Verfügung. Wenn man immer erst den Zahlungseingang auf die Honorarnote abwartet, kennt man zwar den genauen Erlös, aber die Information kommt für viele Controllingzwecke sehr spät.

Nachlässe und Pauschalierungen bleiben in dieser Phase noch außen vor. Allenfalls könnten Sie für Ihre Kanzlei aus der Vergangenheit einen Durchschnittswert errechnen und sagen: "Von den erfassten Leistungen können wir durchschnittlich 70 % erlösen." In der Praxis wird sich ein bestimmter Prozentsatz herauskristallisieren.

Hinweis: Bei diesen Auswertungen werden die Beträge nur aus den Leistungen errechnet. Ob die Leistungen mit pauschalierten Beträgen oder Nachlässen abgerechnet wurden bzw. bezahlt oder storniert wurden, scheint nicht auf. Dazu gibt es die Erlösberichte.

2. Controllingansatz Zeitaufwand und kalkulatorische Kosten

Viele Kanzleien rechnen primär nach Einheitssatz ab, sekundär nach Einzelleistungen. Für diese Kanzleien ist eine Erfassung der tatsächlich aufgewendeten Zeit unwesentlich.

Wenn man allerdings die tatsächlich aufgewendete Zeit erfasst, dann ist das ein hervorragender Anknüpfungspunkt für ein Sachbearbeiter-Controlling und ein Angelpunkt für einen Soll-Ist-Vergleich. Sie können bereits folgende Fragen beantworten: Wie viel Zeit pro Monat oder Jahr wird tatsächlich für grundsätzlich verrechenbare Leistungen verwendet. Wie viel für nicht verrechenbare Tätigkeiten. Wie viel Zeit haben wir für den Akt xy verwendet. Wie viel (kalkulatorische) Kosten hatten wir im Vergleich zu den möglichen Erlösen bei Abrechnung nach EL, ES, Zeithonorar.

In einigen Berichten wird der mögliche Verdienst dem tatsächlichen Zeitaufwand und den kalkulatorischen Kosten gegenüber gestellt.

Dies leisten die Auswertungen:

• Verdienst und Kosten pro Sachbearbeiter

• Verdienst und Kosten pro Akt

• Verdienst und Kosten pro Klient

Für diese Auswertungen ist die Berechnung eines kalkulatorischen Stundensatzes nützlich. Eine einfache Berechnung wäre wie folgt:
Gesamter Lohnaufwand für den Sachbearbeiter pro Jahr (Bruttolohn + Sozialaufwand) / gearbeitete Stunden pro Jahr.

Besser ist es, wenn der kalkulatorische Stundensatz auf einer Analyse der Kostenstruktur beruht und durch den Steuerberater oder einen Unternehmensberater ermittelt wird. Der kalkulatorische Stundensatz könnte auf mehreren Ebenen errechnet werden:
a) Kalkulatorischer Stundensatz für die Einzelkosten eines Sachbearbeiters (Personalkosten).
b) Kalkulatorischer Stundensatz mit Gemeinkostenzuschlag für Sekretariat, Miete, Versicherung, Fehlzeiten, etc.

Der kalkulatorische Stundensatz wird wie folgt erfasst: Wählen Sie die Menüpunkte Programme / Tabellen warten / Benutzer Stundensätze. Wählen Sie den Benutzer aus (oder legen Sie ihn an). Im Fenster Stundensätze warten geben Sie den kalkulatorischen Stundensatz an. Er kann nur für einen Sachbearbeiter (nicht für einen Akt oder Klient) eingegeben werden.

Abb. 604: Fenster "Stundensätze warten"

Für diese Auswertungen ist es wichtig, den tatsächlichen Zeitaufwand zu erfassen. Tatsächlicher Zeitaufwand * kalkulatorischer Stundensatz = kalkulatorische Kosten.

Natürlich kann der tatsächliche Zeitaufwand nicht in allen Fällen verrechnet werden. Es gibt zwei Möglichkeiten nicht verrechenbare Zeit zu erfassen:

1. In jeder Leistung gibt es mehrere Zeitfelder. Man kann beim Sachbearbeiter eine Zeit verrechenbar und nicht verrechenbar eintragen.

2. Die Leistung kann als "intern" gekennzeichnet werden. Eine interne Leistung kann wahlweise verrechnet werden oder nicht.

Verrechenbare und nicht verrechenbare Zeiten

Nicht direkt erforderlich, aber möglich wäre auch die Erfassung von Abwesenheitszeiten wie Krankenstand, Fortbildung in speziellen Akten ("X-Akten").

3. Controllingansatz tatsächliche Erlöse

Von der Leistungserfassung bis zum tatsächlichen Honorar gibt es diverse Änderungen: verrechenbare und nicht verrechenbare Zeiten, Pauschalierung einer Leistung oder der Honorarsumme, Nachlass, Zuschlag, etc. beeinflussen die Endsumme und damit die Effizienz der Kanzlei.

Der Honorarmanager stellt zwischen die Leistungen und die endgültige Honorarnote eine Zwischenschicht. Die Honorarnote wird nicht sofort in das Worddokument gestellt, wo man nicht mehr "rechnen" kann, sondern kann am Bildschirm in Art einer Tabellenkalkulation überarbeitet werden. Faktisch kann man am Bildschirm aus den Leistungsdaten die Honorarnote zusammenstellen.

Vor allem kann man einfach:

• in verrechenbare und nicht verrechenbare Zeit einteilen

• Sachbearbeiter und Zeiten pauschalieren

• den Endbetrag pauschalieren

Sobald Advokat die Honorarnote und den offenen Posten erstellt, werden im Hintergrund Controllinginformationen mitgespeichert.

Die tatsächlich verrechneten Beträge, Zahlungen und Storni werden aliquot den Leistungen zugeteilt. Advokat stellt eine Verbindung her: erfasste Zeit - verrechnete Zeit - Verrechnung nach Pauschalierung - Storni - Zahlungen - kalkulatorische Kosten. So kann ein Sachbearbeiter beim Klienten A einen Erlös von 5.200,00 erzielt haben. Er hat dafür insgesamt 110 Stunden gearbeitet, allerdings wurden davon nur 65 Stunden verrechnet. Andererseits sind kalkulatorische Kosten von 4.400,00 angefallen. Der Soll-Ist-Vergleich ergibt eine Überdeckung von 118%.

Advokat stellt eine Verbindung her von der Leistung zur Abrechnung und zum Erlös: Welcher Teil der Rechnung (der Honorarzahlung, des Stornos) entfällt auf eine bestimmte Leistung. Im Endergebnis sind damit Auswertungen über Akten (Klienten), über Sachbearbeiter und vor allem über bestimmte Perioden möglich. Man kann Jahre, Quartale oder Monate miteinander vergleichen.

Dies leisten die Auswertungen:

• Erlösbericht pro Sachbearbeiter

• Erlösbericht pro Akt

• Erlösbericht pro Klient

Anmerkungen zu Erlösberichten

1. Akt muss abgerechnet sein (ex post Auswertung)
Erlösberichte setzen eine Abrechnung voraus (ex post Auswertungen). Es ist egal, wann er abgerechnet wurde. So ist es für Quartalsauswertungen nicht notwendig, dass die Akten quartalsweise abgerechnet werden.

In Erlösberichte werden nur Leistungen aufgenommen, die tatsächlich abgerechnet wurden. Die Abrechnung muss durch den Honorarmanager erfolgt sein. Es nützt nichts, die Leistung manuell auf abgerechnet zu setzen, indem man im Fenster Leistung das Datum abgerechnet am einfügt.

2. Barauslagen
Die Controlling-Auswertungen gehen immer vom Nettohonorar ohne Barauslagen aus.

Barauslagen sind zB Gerichtsgebühren, Telefonkosten, Reisekosten. Diese werden praktisch immer in voller Höhe getrennt vom Honorar weiterverrechnet. Sie sind für ein Controlling nur insofern relevant, als sie vollständig im Akt erfasst und damit verrechnet werden sollen (zB Vergleich der Portokosten eines Monats mit den Porti, die in Akten erfasst sind). Dafür gibt es eine andere Auswertung.

3. Erlöse
Erlöse sind alle Zahlungseingänge auf Honorarnoten. Diese werden im Fenster Offener Posten im Reiter OP-Details in der Spalte Zahlung eingegeben. Es werden nur die Zahlungen in der Zeile Verdienst herangezogen, nicht die Zahlungen auf Barauslagen (Durchlaufer). Die Zahlungen werden auf den Nettobetrag zurück gerechnet. Erlöse sind auch Akontozahlungen und Schuldnerzahlungen.

4. Zeitliche Eingrenzung
Eine zeitliche Einschränkung wirkt bei Erlösberichten immer auf den Zeitraum, in dem die Leistungen erbracht wurden. Irrelevant ist dagegen, wann die Zahlung auf die Honorarnote erfolgt ist.

Wenn zB Leistungen aus dem Jahr 2006 selektiert werden, dann wird von den gesamten Honorareingängen auch nur genau der Anteil angeführt, der auf Leistungen aus dem Jahr 2006 entfällt. Es ist irrelevant, wann der Honorareingang erfolgt ist.

Es gibt andere Berichte, die auf das Datum der Zahlung oder des Stornos abzielen. Diese Berichte werden aufgerufen aus Programme / Offene Posten / Drucken / Statistik und dort mit dem Bericht Zahlungen auf offene Posten.

5. Akontozahlungen
Akontozahlungen sind Erlöse. Sie werden bei einer Abrechnung in die Honorarnote aufgenommen und im OP als Zahlungen berücksichtigt (Reiter Honorar, Spalten Verzeichnet, Akonto). Im Controlling wird eine solche Akontozahlung genau gleich behandelt wie eine Zahlung auf die gestellte Honorarnote.

Nun gibt es aber Akontozahlungen, die noch nicht in eine Honorarnote aufgenommen wurden. Ein solches Akonto ist noch keiner Leistung, sondern nur dem Akt als Ganzes zuordenbar. Ein Rückschluss vom Akonto auf die bezahlten Leistungen ist nicht möglich. Dies gilt auch dann, wenn die gesamten Leistungen durch Akontozahlungen abgedeckt sind und die Honorarnote nur einen Betrag von Null ergeben würde.

In einem Erlösbericht wird eine solche Zahlung hilfsweise unter dem Sachbearbeiter "**" angeführt. Dies kann man mit einer Endabrechnung vermeiden. Um saubere Erlösberichte zustande zu bringen, muss gegebenenfalls eine Honorarnote erstellt werden mit zu verrechnender Betrag minus Akonto ist Null.

6. Schuldnerzahlungen auf Honorar
Schuldnerzahlungen sind Erlöse. Sie werden bei einer Abrechnung in die Honorarnote aufgenommen und im OP als Zahlungen berücksichtigt (Reiter Honorar, Spalten Verzeichnet, Schuldner). Im Controlling wird eine solche Schuldnerzahlung genau gleich behandelt wie eine Zahlung auf die gestellte Honorarnote.

Nun gibt es aber Schuldnerzahlung, die noch nicht in eine Honorarnote aufgenommen wurden. Eine solche Zahlung scheint im Controlling nicht als Erlös auf. Dies kann man mit einer Endabrechnung vermeiden. Um saubere Erlösberichte zustande zu bringen, muss gegebenenfalls eine Honorarnote erstellt werden mit zu verrechnender Betrag minus Schuldnerzahlung ist Null.

7. Storni
Storni werden im Controlling automatisch vom verrechneten Betrag abgezogen. Ein Storno wirkt sich gleich aus wie eine verringerte Verrechnung, zB durch Pauschalierung. Für das Controlling ist es also egal, ob anlässlich der Abrechnung pauschaliert oder nach der Abrechnung storniert wird.

8. Performance
Controllingauswertungen sind vom rechnerischen Aufwand her gesehen sehr aufwändig. Es müssen sehr viele Werte berechnet, zueinander in Beziehung gesetzt, gruppiert und nach bestimmten Kriterien wieder aufgeteilt werden.

Daher werden Basisdaten für diese Auswertungen in einem Cache (Zwischenspeicher) zur Wiederverwendung vermerkt. Sobald eine Auswertung erstellt wird, wird zuerst der Cache durchsucht oder - wenn noch nicht vorhanden - erstellt.

Wenn die für die Auswertung notwendigen Daten aus dem Cache entnommen werden können, ist die Auswertung schnell. Die Daten für ca. 100 offene Posten, welche mit je ca. 200 Leistungen verknüpft sind, werden in ca. 2 Sekunden aufbereitet.

Wenn die Daten nicht im Cache vorhanden sind, müssen sie zuerst berechnet werden. In diesem Fall werden dieselben Daten in ca. 10 Minuten in den Cache übernommen. Die erste Auswertung zur Erstellung des Cache dauert also je nach Umfang der Daten lang und sollte auf einem nicht benötigten PC laufen.

Im Normalfall werden für eine bestimmte Auswertung aber nur wenige OP's neu zu berechnen sein und wird die Wartezeit in einem vernünftigen Bereich liegen.

9. Aktualität der Daten
Da die Daten aus dem Controlling-Cache entnommen werden, könnten sie nicht am neuesten Stand sein.

Änderungen an bereits abgerechneten Leistungen werden nicht erkannt, und haben somit solange keine Auswirkung, bis (zufällig) der OP geändert wird!

Änderungen an Stundensätzen (auch kalkulatorische Stundensätze) werden nicht erkannt, und haben somit solange keine Auswirkung, bis (zufällig) der OP geändert wird!

Andererseits kann man die Neuberechnung der Daten erzwingen. Wenn die Auswertung im Fenster Statistik / Statistik Leistungen mit gedrückter Strg-Taste + OK gestartet wird, wird zuerst der gesamte Cache geleert und alle Daten werden neu berechnet. Es dauert dann wieder länger.

Für die Berechnung der Controllingdaten braucht es den Rückschluss vom OP auf die damit abgerechneten Leistungen. Wenn die Abrechnung mit dem Honorarmanager erfolgt, ist dieser Rückschluss immer schon möglich. Wenn die Abrechnung mit Kostennoten drucken erfolgt, ist dieser Rückschluss erst ab der Programmversion 4.4c (August 2006) möglich. Wenn die Abrechnung mit einer älteren Programmversion erfolgte oder der OP händisch erstellt wurde, dann fehlt der Bezug zu den Leistungen. Eine Erlöszahlung kann nicht auf die Leistungen und Sachbearbeiter aufgeteilt werden. Die Zahlung wird ersatzweise dem SB "**" zugeordnet.

10. Umlegung Erlös eines Akts auf einzelne Sachbearbeiter
Im Erlösbericht wird das verrechnete Nettohonorar (inkl. Nachlässen und Pauschalierung) auf Sachbearbeiter verteilt wie folgt:

Summe Verrechnetes Honorar / Summe Nominelles Honorar => Faktor
Faktor * Nominelles Honorar pro SB => Verrechnetes Honorar pro SB

Das nominelle Honorar ist immer das Stundensatzhonorar. Dabei ist egal, ob der Akt nach Stundensatz, nach Einheitssatz oder nach Einzelleistung abgerechnet wurde. Es wird errechnet mit:

Verrechenbare Zeit * Stundensatz.

Die Berechnung erfolgt für jede Leistung und für jeden Sachbearbeiter getrennt. Pauschalierungen und Nachlässe werden bei dieser Berechnung des nominellen Honorars nicht berücksichtigt.

Der Erlösbericht ist damit in der Lage, einen effektiven Stundensatz zu errechnen, egal ob die Abrechnung nach Stundensatz erfolgt ist oder nicht.

Auch bei einer Abrechnung nach Einzelleistungen (Einheitssatz) wird der effektive Erlös anhand des Stundensatzhonorars auf die Sachbearbeiter umgelegt.

Siehe das Beispiel in Erlösbericht pro Sachbearbeiter.

11. Umlegung Erlös mehrerer Akt auf einzelne Sachbearbeiter
Dieser Fall entsteht, wenn mehrere Akten in einer Honorarnote abgerechnet werden und gleichzeitig eine Pauschalierung erfolgt. Diese Pauschalierung kann erfolgen:

1. in der Gesamtsumme über alle Akten am Ende (Abbildung unten rot). In diesem Fall wird die Pauschalierung automatisch anteilig auf den einzelnen Akt umgerechnet.

2. auf Ebene des einzelnen Akts (Abbildung unten orange).

Abb. 605: Fenster "Statistik Leistungen"

Die Honorarnote ist in beiden Fällen richtig. Aber im Fall 2 funktioniert die Umlegung des Erlöses auf einzelne Sachbearbeiter nicht richtig.

Grund: Die Umlegung des Erlöses auf einzelne Sachbearbeiter erfolgt erst nach Erstellung der Honorarnote anhand der Formeln in Punkt 10, nämlich beim Erstellen des Erlösberichts, und zwar immer gemäß Fall 1. Eine manuell andere Verteilung der Pauschalierung auf einzelne Akten wird nicht im OP gespeichert und ist beim Erstellen des Erlösberichts nicht bekannt.

Anmerkung: Man könnte die Umlegung theoretisch bereits bei der Erstellung der Honorarnote speichern (Controllingtabelle). Aber das würde zu Folgeproblemen führen, weil spätere Änderungen im OP, zB Storni, nicht mehr anteilig umgelegt werden können.