16.4 Nachrichten suchen und filtern

Der Filter ist sozusagen die Steuerzentrale von ADVOKAT Phone & Memo. Hier legen Sie fest, welche Nachrichten in der Liste angezeigt werden. Das Fenster Filter öffnen Sie mit dem Menüpunkt Filter / Filter einstellen oder mit Strg+F.

Abb. 469: Fenster "Filter Phone & Memo"

Abfragen wie die Folgenden sind sehr leicht zu erstellen. Zeige mir:

alle offenen Rückrufe
alle Dokumente, die an mich gegangen sind
alle offenen Nachrichten für den Benutzer XY
alle Nachrichten, die ich versendet habe und noch unerledigt sind
alle Nachrichten für den Benutzer AB in Zeitraum XY
alle Nachrichten, die im Betreff / Memo den Text "Huber" enthalten

Von SB
Benutzerkürzel des Senders der Nachricht, des Dokuments. Sie können mehrere Benutzerkürzel eingeben (also "MM,KL" - durch Leerstelle oder Beistrich getrennt), dann werden die Nachrichten aller dieser Benutzer angezeigt.

An SB
Benutzerkürzel des Empfängers der Nachricht bzw. des Dokumentdatensatzes. Sie können mehrere Benutzerkürzel eingeben (also "MM,KL" - durch Leerstelle oder Beistrich getrennt), dann werden die Nachrichten aller dieser Benutzer angezeigt.

Hinweis:
Wenn Sie bei Filter Von SB = "X" und An SB = "Y" eingegeben, dann werden alle Kontakte angezeigt, bei denen X als Sender ODER Y als Empfänger angegeben ist. Eines der beiden Felder muss zutreffen. Diesbezüglich ist Phone & Memo anders programmiert als andere Filterfenster.

Wenn Sie auf Nachrichten des SB "X" gefiltert haben und Sie ändern den An SB in "Y", dann verschwindet die Nachricht mit dem Speichern automatisch aus der Liste.

Keine leeren SB
Standardmäßig erhalten Sie auch Nachrichten, bei denen das Feld An SB leer ist. Nicht zugeordnete Nachrichten werden bei jedem Sachbearbeiter angezeigt. Solche Nachrichten sollten nur in bestimmten Fällen verwendet werden.

Wenn Sie die Option Keine leeren SB aktivieren, werden Nachrichten, in denen das Feld An SB leer ist, unterdrückt.

Datum
Folgende Möglichkeiten der Auswahl stehen zur Verfügung:

Alle: keine Eingabe in beiden Datumsfeldern
Heute: Dies geht schnell durch die Eingabe von Punkt und bestätigen in beiden Datumsfeldern.
Bis heute: Datum von leer, Datum bis heute
Ab heute: Datum von heute, Datum bis leer

Hinweis zu möglichen Datumsvariablen:
#T# für heute
#T+10# für heute plus 10 Tage
#T-30# für heute minus 30 Tage
#AM# Anfang dieses Monats
#EM1# Ende des folgenden Monats
#AQ# Anfang dieses Quartals
#AJ-1# Anfang des letzten Jahres

Auch Erledigte
Erledigte Nachrichten und Dokumente (Option Erledigt) werden standardmäßig nicht angezeigt und können mit dieser Option zugeschaltet werden.

Art
Je nach Auswahl werden entweder Rückrufe, Aufgaben und Dokumente in der Nachrichtenliste angezeigt.

Nur ungelesene
Es werden nur Nachrichten angezeigt, die ungelesen sind (fett gedruckt).

Anmerkung: Dieses Option führt aus historischen Gründen zur zusätzlichen Anzeige von Dokument-Datensätzen mit Dokumentstatus = "Ungelesen". Es werden also bei Auswahl der Option "Nur Ungelesene" unter Umständen mehr Datensätze angezeigt, als ohne diese Option. Das ist auf den ersten Blick unlogisch, aber der Grund ist, dass es früher nur den Dokumentstatus "Ungelesen" gab und das (unsichtbare) Feld "Ungelesen = Ja/Nein erst im Jahr 2008 eingeführt wurde.

Dokumentstatus
Es werden nur Dokumente angezeigt, die einen bestimmten Status (siehe Datensatz Dokument) haben.

Betreff, Memo
Es werden nur Nachrichten angezeigt, in denen der eingegebene Text im Feld Betreff oder Memo enthalten ist. Groß- und Kleinschreibung ist egal, Leerstellen sind sehr wohl relevant. Je weniger Sie eingeben, desto länger dauert die Suche.

Filter speichern
Man kann die Filter unter einem Namen abspeichern und den gespeicherten Filter später wieder aufrufen. Definieren Sie zuerst alle Filtereinstellungen wie benötigt und wählen Sie dann im Fenster Filter den Menüpunkt Filter / Speichern unter ... Wählen Sie einen sinnvollen Namen für den Filter.

Sie könnten zB folgende Filtersets abspeichern:

Alle nicht erledigten Nachrichten für mich
Alle ungelesenen Nachrichten, die ich versendet habe
Alle Nachrichten, die ich versendet habe und älter sind als 14 Tage.

Letzteres machen Sie so: Alle Felder im Filterfenster sind leer außer:
Von SB = "XX"
Keine leeren SB = Ja
Datum bis = #T-14#
Art = Rückruf + Aufgabe + Dokument
Im Feld Datum bis geben Sie also eine Variable für das Datum ein, nämlich "#T-14#", das bedeutet heute minus 14 Tage. #T+3# bedeutet 3 Tage in die Zukunft. Siehe zu diesen Variablen unter Dokumente filtern.