13.7.10 Buchungsfilter

Der Buchungsfilter ermöglicht es, nur bestimmte Buchungen in der Buchungsliste anzuzeigen. Damit können Sie einerseits bestimmte Buchungen suchen und andererseits nur bestimmte Buchungen anzeigen. Weil beim Drucken eines Buchungsjournals oder eines Kontoauszugs immer die Buchungen gedruckt werden, wie sie gerade in der Buchungsliste aufscheinen, werden Sie den Buchungsfilter häufig verwenden.

Außerdem ist es im Buchungsfilter möglich, eine Sortierung festzulegen.

Abb. 417: Fenster "Buchungsfilter":

Bei vielen Buchungen (ab einigen Tausend) kann sich die Anzeige in der Buchungsliste je nach gewähltem Filter und Sortierung verlangsamen. Die ADVOKAT Buchhaltung ist optimiert auf die Sortierung nach Buchungsnummer und Buchungsdatum und auf folgende Filterkriterien: Kategorie, Kurzbezeichnung, Buchungsnummer, Buchungsdatum.

Bei einer anderen Sortierreihenfolge oder einem anderen Filter wird die Anzeige langsamer sein.

In den meisten Feldern ist die Eingabe der Stellvertreterzeichen ? und * möglich, also zB "*Suchtext*".

Kategorie
Jedes Konto gehört zu einer bestimmten Kontenkategorie. Siehe dazu Kontenkategorien. So gehören alle Erlöskonten zur Kategorie 40, alle Aufwandkonten zu Kategorie 50 und alle Anderkonten zur Kategorie 90. Wenn Sie alle Aufwandbuchungen anzeigen (und ausdrucken) wollen, können Sie im Feld Kategorie "50" eingeben.

Konto / Gegenkonto
Hier können Sie eine Kontokurzbezeichnung (Kontonummer) eingeben. Mit Eingabe von "4*" zeigen Sie zB alle Konten von 4000 - 4ZZZZZ an.

Mit "Gegenkonto" können Sie herausfinden, bei welchen Buchungen ein bestimmtes Gegenkonto angesprochen wurde. Beachten Sie bitte, dass bei Sammelbuchungen das Feld Gegenkonto leer ist. Dh wenn Sie zB alle Buchungen auf das Gegenkonto 4000 herausfinden wollen, wird der Filter "Gegenkonto = 4000" die Sammelbuchungen nicht enthalten.

Datum von - bis
Hier können Sie auf ein bestimmtes Buchungsdatum oder einen Zeitraum eingrenzen.

Beleg
Hier können Sie auf eine bestimmte Belegnummer eingrenzen und damit die entsprechende Buchung suchen. Es ist auch eine Suche mit Stellvertreterzeichen möglich: zB "12?", "1*", "*20".

Rechnungsnummer
Hier könne Sie auf eine bestimmte Rechnungsnummer eingrenzen.

Buchungstext
Hier können Sie auf einen bestimmten Buchungstext eingrenzen und damit die entsprechenden Buchungen suchen. Es ist auch einen Suche mit Stellvertreterzeichen möglich: zB "Miet*" oder "*Jänner*".

Kostenstelle 1, 2
Hier können Sie auf eine bestimmte Kostenstelle eingrenzen. Wenn Sie den Text "leer" eingeben, erhalten Sie alle Buchungen, bei denen im jeweiligen Feld nichts eingegeben wurde.

Akt
Hier können Sie auf eine Aktenbezeichnung eingrenzen und damit die entsprechenden Buchungen suchen. Es ist auch einen Suche mit Stellvertreterzeichen möglich: zB "CA/*". Erweiterte Möglichkeiten bietet der Aktenfilter (Schaltfläche Filter / Aktenfilter).

ab Buchungsnummer
Jede Buchung erhält eine Buchungsnummer. Sie wird automatisch vergeben. Die Buchungsliste ist standardmäßig nach der Buchungsnummer sortiert, dh in der Reihenfolge wie die Buchungen eingegeben wurden.

Die Buchungsnummer sehen Sie nur am Ausdruck.

Da die Geschwindigkeit der Buchungsliste stark von der Anzahl der angezeigten Buchungen abhängt, zeigt die ADVOKAT Buchhaltung standardmäßig nur die letzten 1000 Buchungen an. Wenn also im Feld ab Buchungsnummer "2300" steht, heißt das, dass bisher 3300 Buchungen eingegeben wurden. Wenn alle angezeigt (und ausgedruckt) werden sollen, müssen Sie "2300" weglöschen (auf "0" ändern).

Betrag von - bis
Hier können Sie auf einen bestimmten Buchungsbetrag oder ein Betragsintervall eingrenzen und damit die entsprechenden Buchungen suchen. Hinweis: Bei einem Nettoverbucher wird zB auf dem Bankkonto der Bruttobetrag abgespeichert, auf dem Erlöskonto aber der Nettobetrag.

Nur Hauptbuchungen
Zu jeder eingegebenen Buchung werden immer mehrere Buchungssätze gespeichert. Es seien einige Beispiele angeführt:

Bei Einkauf von Büromaterial gibt es eine Kassabuchung, eine Vorsteuerbuchung und eine Gegenbuchung auf das Konto Büromaterial.
Bei einem Honorareingang gibt es eine Bankbuchung, eine Mehrwertsteuerbuchung und eine Gegenbuchung auf das Erlöskonto.
Bei einem Zahlungseingang von einem Schuldner, bei der dieser USt-freie und USt-pflichtige Kosten und darüber hinaus die Hauptsache überweist, gibt es eine Bankbuchung, eine Gegenbuchung auf ein Konto USt-freie Durchläufer, eine zweite Gegenbuchung auf das Erlöskonto, die dazugehörige Mehrwertsteuerbuchung und eine dritte Gegenbuchung auf das Fremdgeldkonto. Dies ist gleichzeitig ein Beispiel für eine Sammelbuchung: Der Zahlungseingang wird auf mehrere Konten verteilt gebucht.

Programmintern erhalten alle Buchungen dieselbe Buchungsnummer und fortlaufende Unternummern. Die Bankbuchung erhält die Unternummer "01", die Vorsteuer/Mehrwertsteuerbuchung die Unternummer "02" und die Gegenbuchung "03".

In der Buchungsliste werden standardmäßig nur die Buchungen mit der Unternummer "01" - also die Hauptbuchungen - angezeigt. Bei einer Sammelbuchung werden die Gegenbuchungen immer angezeigt.

Ohne Stornobuchungen
Damit werden alle Buchungen unterdrückt, bei denen der Buchungstext mit dem Wort "Storn..." beginnt. Dies sind also Stornobuchungen und stornierte Buchungen.

Sortierung
Die Sortierung nach Buchungsnummer (und sekundär Unternummer) ist die Standardeinstellung. Die Sortierung ist immer aufsteigend. Wenn eine andere Sortierung als Buchungsnummer eingestellt ist, ist das sekundäre Sortierkriterium immer die Buchungsnummer (und Unternummer).

Filter / Aktenfilter
Mit dem Feld Akt können Sie Buchungen filtern, die einen bestimmten Aktenbezug aufweisen, allerdings nur nach der Aktenkurzbezeichnung. Erweiterte Möglichkeiten bietet der Aktenfilter (Schaltfläche Filter / Aktenfilter).

Wenn man zB wissen will, wieviel man mit gewissen Akten in gewissen Rechtsgebieten (Causa) verdient hat, bekommt man diese Informationen am besten aus der Buchhaltung. Man kann somit zB alle Buchungen herausfinden, die Akten betreffen, die im Feld Causa "Kurrentien" stehen haben.

OK
Der Filter und die Sortierung werden aktiviert. Die Einstellung bleibt erhalten bis Sie das Buchhaltungsprogramm verlassen.

Beispiel:
Wenn Sie zB das gesamte Fremdgeldsammelkonto für einen bestimmten Akt ansehen wollen, geben Sie bei Konto "9100" ein, sowie im Feld Akt die Kurzbezeichnung des Akts. Das Häkchen Nur Hauptbuchungen löschen Sie. Wenn die Fremdgelder richtig geführt wurden, müsste dieser Auszug mit der Fremdgeldverwaltung im Akt übereinstimmen.