13.10 Barauslagen - Durchlaufer

Hier ist die Rede von Pauschalgebühren, Drittschuldnerkosten, Sachverständigenkosten, etc. Das sind Barauslagen oder Durchlaufer.

Trotzdem unterscheidet ADVOKAT zwischen USt-freien Barauslagen und Durchlaufern. Der Grund liegt in der Verbuchung. Wenn Sie die Verbindung von der Aktenverwaltung zur Buchhaltung verwenden, dann ist die Frage für Sie wichtig. Sonst nicht.

Die Verbuchung von Durchlaufern
Viele Kanzleien verwenden folgende Buchungsmethode:
Barauslagen, die der Anwalt für den Klienten ausgibt, werden als Aufwand gebucht, etwa 7110 Vollzugskosten, 7112 Gerichtsgebühren. Die Barauslageneinnahmen (Honorarnote, Zahlung vom Schuldner) werden auf das Konto 4000 Erlöse USt-frei gebucht.

Bei Vorfinanzierung durch den Anwalt kann es auf diese Weise zu einem "Ausgabenüberhang" kommen, der den Gewinn mindert. Zunehmend reagiert die Steuerprüfung auf diesen Zustand und verlangt die erlösneutrale Verbuchung der Durchlaufer-Barauslagen auf ein Bestandskonto. Dies auch dann, wenn der Anwalt die Barauslagen vorfinanziert. Durchlaufer gehören nach dieser Meinung nicht zum steuerbaren Entgelt. Sie sind bei der Gewinnermittlung auszuscheiden.

Vorgestreckte durchlaufende Posten führen erst im Falle der Uneinbringlichkeit beim Klienten, des Diebstahls, sowie Verlustes zu Betriebsausgaben. Der Abgabenpflichtige muss das durch geeignete Unterlagen glaubhaft machen.

Was durchlaufende Posten sind, wird in der Praxis nicht von allen Anwälten (Steuerberatern) gleich gesehen:

Jedenfalls sind Pauschalgebühren, Verwaltungsabgaben, Kostenvorschüsse ans Gericht, Vollzugskosten Durchlaufer.
Auch Drittschuldnerkosten sind Durchlaufer. Zumindest gibt es in der Literatur explizite Hinweise in diese Richtung, zB. Joklik-Fürst, Prüfungsschwerpunkt bei rechtsberatenden Berufen Durchlaufende Posten, ÖStZ 2002,198.
Sicherlich sind nicht alle USt-freien Ausgaben durchlaufenden Posten. Dies gilt für Grundbuchabfragen, die direkt beim Gericht eingeholt werden, Meldeabfragen direkt beim Magistrat, Kostenersatz für Kopien bei Gericht, Porto, etc. Das sind zwar USt-freie Ausgaben, stellen aber bei der Weiterverrechnung Entgelt dar und erhöhen die Umsatzsteuer.
Zinsen aus den Kosten sind USt-freie Einnahmen, aber keine Durchlaufer.

2 Möglichkeiten: Barauslagen und Durchlaufer
ADVOKAT sieht zwei Möglichkeiten vor:

Verbuchung als USt-freie Barauslagen (Aufwand und Erlös) oder
Verbuchung als echte Durchlaufer (erlösneutrales Bestandskonto)

ADVOKAT stellt frei, ob und welche Barauslagen als Durchlaufer erlösneutral behandelt werden und welche als USt-freier Aufwand und Ertrag. Die Umstellung auf die eine oder andere Methode ist eine sehr weitgehende Änderung in der Buchhaltung. Bitte sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater. Wir empfehlen die Umstellung terminlich an einem Jahresende (neue Buchhaltungsperiode) vorzunehmen!

Definition der Durchlaufer im Programm
Um nicht bei jedem Zahlungseingang die USt-freien Barauslagen in Durchlaufer und andere Barauslagen einteilen zu müssen, wird die Definition vorweg in den Stammdaten (Tabellen warten / Barauslagen) vorgenommen. Bei jeder Barauslage in der Liste Barauslagen gibt es eine Checkbox:
x Durchlaufer

Zum Umstellen auf die Durchlaufer-Regelung müssen Sie die Checkbox bei jeder betroffenen Barauslagenart aktivieren.

Unserer Meinung nach gibt es keine USt-pflichtigen Durchlaufer. Gerichtliche Sachverständigenkosten werden als USt-freie Durchlaufer gebucht. Bei USt-pflichtigen Privatgutachten geht die Rechnung an den Anwalt, der führt einen Vorsteuerabzug durch und verrechnet an den Klienten mit USt. weiter. Dies ist ein Aufwand und kein Durchlaufer.

Auswirkungen beim Akonto
Im Fenster Akonto anfordern gibt es ein Feld Durchlaufer. Siehe Honorar-Akonto anfordern.

Bei einem Einnahmen-Ausgabenrechner erzeugt ein Akonto folgende Buchungen:
Akonto Durchlaufer: Bank / 9110 Durchlaufer
Akonto USt-frei: Bank / 4000 USt-freie Erlöse
Akonto inkl. USt: Bank / 4020 USt-pflichtige Erlöse

Bei einem Bilanzierer erzeugt ein Akonto folgende Buchungen:
Bank / Kundenkonto

Auswirkungen im Fenster Titel
Im Fenster Titel sind die vom Schuldner zu bezahlenden Beträge gespeichert. Bei Verbindung zur Buchhaltung sind diese zu trennen in USt-pflichtigen Verdienst, USt-freie Einnahmen und in Durchlaufer.

Derzeit gibt es 5 relevante Felder:
Durchlaufer - werden auf 9110 gebucht
Barauslagen USt-frei - werden auf 4000 Erlöse USt-frei gebucht
Barauslagen USt-pflichtig - werden auf 4020 Erlöse USt-pflichtig gebucht
Barauslagen Klient - werden auf 9100 Fremdgeld gebucht
Zugesprochen: hierin ist der Verdienst enthalten - wird auf 4020 gebucht

Im Feld Durchlaufer wird bei der Erfassung des Titels der Durchlaufer-Betrag gespeichert. Wenn eine Kanzlei USt-freie BA als Durchlaufer eingestellt hat, wird hier der Barauslagen-Betrag aufscheinen und nicht bei Barauslagen USt-frei.

Auswirkungen bei einer Zahlung von Schuldner
Beim Zahlungseingang vom Schuldner (Fenster Zahlungseingang / Details zu Kosten) werden Durchlaufer und Barauslagen aufaddiert in der Zeile Barauslagen USt-frei angezeigt. Beim automatischen Buchungsvorschlag wird der Betrag aber auf bis zu 3 Konten aufgeteilt.

Zahlungen auf USt-freie Teile werden primär auf Durchlaufer gebucht; erst wenn diese null sind auf USt-freie Erlöse.

Im Datensatz Zahlung von Schuldner gibt es zwei Felder:
a) Durchlaufer
b) USt-freie Barauslagen

Honorarabrechnung
In der Leistungserfassung selbst gibt es keine Auswirkungen. Sie sehen einer Barauslage im Fenster Leistung nicht an, ob sie als Barauslage oder Durchlaufer definiert ist.

Auch in der Honorarnote gegenüber dem Klienten oder dem Gericht werden USt-freie Barauslagen und Durchlaufer aufaddiert. Dem Klienten und Gericht gegenüber werden Durchlaufer nicht getrennt angeführt.

Offene Posten Verwaltung
In der OP-Verwaltung werden Barauslagen und Durchlaufer wieder getrennt angeführt. Das ist logisch, denn beim Zahlungseingang wird auf Grund des offenen Postens die Buchung generiert.

Buchhaltung
Letztlich münden alle diese Einstellungen in eine bestimmte Art der Verbuchung. Durchlaufer werden auf das Bestandskonto 9110 gebucht.

Das Konto 9110 ist ein Sammelkonto aller Durchlaufer-Einnahmen und Ausgaben. Es wird wie das Konto 9100 im neuen Buchungsjahr aktbezogen vorgebucht. Bei Jahresabschluss gibt es daher für jeden Akt eine Saldovortragsbuchung in das neue Buchungsjahr.

Zusammenfassung der Buchungen von Durchlaufern bei einem EA-Rechner:

Barauslagenfinanzierung für den Klienten: 9110 / Bank
Eingang vom Klienten als Akonto: Bank / 9110
Zahlungseingang vom Schuldner: Bank / 9110
Rückerstattung Durchlaufer an Klient (= Ausbuchung auf Fremdgeld): 9110 / 9100
Bezahlung einer Honorarnote: Bank / 9110
Umbuchung uneinbringlich gewordener Durchlaufer auf Betriebsausgabe: 7100 Barauslagen-Aufwand / 9110

Umstellung von Barauslagen auf Durchlaufer
Ab der Umstellung gilt:

Durchlaufereingänge (Akonti, Zahlungen von Schuldnern) werden nicht mehr auf ein Erlöskonto 4000 gebucht, sondern auf das erfolgsneutrale Bestandskonto 9110
Durchlauferausgänge werden nicht mehr auf ein Aufwandskonto 7100, etc. gebucht, sondern auf das erfolgsneutrale Bestandskonto 9110. Dies geschieht auch bei einer Vorfinanzierung der Barauslagen.

Nehmen wir an, Sie stellen die Verbuchung per 1.1. eines Jahres um. Dazu schalten Sie per 1.1. in Programme / Tabellen warten bei den betroffenen Barauslagen die Option Durchlaufer ein.

Zusätzlich müssen Sie in den Systemeinstellungen, Reiter Honorarnoten bei der Einstellung Durchlauferverbuchung aktivieren ab auch den 1.1. eingeben. Warum wird in der Folge erklärt.

Wenn in einer Honorarnote Barauslagen, die vor dem 1.1. geleistet wurden, abgerechnet werden, dann wurden diese vom Konto 7100 ausgegeben. Folglich muss auch die Einnahme auf das Konto 4000 gebucht werden. Daher werden diese Barauslagen im offenen Posten als Barauslagen USt-frei behandelt und auf das Konto 4000 gebucht. Das Datum 1.1. wird der Option Durchlauferverbuchung aktivieren ab entnommen.

Wenn in einer Honorarnote Barauslagen, die nach dem 1.1. geleistet wurden, abgerechnet werden, dann wurden diese vom Konto 9110 ausgegeben. Folglich muss auch die Einnahme auf das Konto 9110 gebucht werden. Daher werden diese Barauslagen im offenen Posten als Durchlaufer behandelt.

Ein analoges Problem gibt es bei gerichtlichen Titeln und Schuldnerzahlungen. Wenn der Titel nach dem 1.1. erfasst wird, dann übernimmt Advokat die USt-freien Barauslagen aus Leistungen vor dem 1.1. in das Feld Barauslagen USt-frei und nachher in das Feld Durchlaufer.