4.8.5 Rückzahlung eines Kostenvorschusses

Was ist bei der Rückzahlung eines Vorschusses zu tun?

Fall 1: Kostenvorschuss wurde vom Rechtsanwalt geleistet
Angenommen in einer Leistung wurde der Vorschuss an das Gericht geleistet von "RA" eingetragen mit 1000. Dem steht in Akonto vom Klienten mit -1000 gegenüber.

Variante a: Wenn dem Klient gegenüber noch nicht abgerechnet ist:
Die Rücküberweisung vom Gericht langt mit 200 ein.
Sie tragen die 200 im Kostenvorschuss im Feld vom Gericht zurück ein. Ev. machen Sie eine Anmerkung im Memo der Leistung.

In einer Honorarnote an den Klient ergibt sich dadurch folgender Stand:
Vorschuss an Gericht ist 1000 - 200 = 800
Akonto vom Klienten ist -1000
Der Saldo zugunsten des Klienten ist -200.
Das Guthaben des Klienten ergibt sich automatisch durch die Kürzung des Vorschusses auf 800. Es wäre falsch, jetzt ein (zusätzliches) Akonto von 200 in den Akt einzutragen!

In der Finanzbuchhaltung machen Sie eine händische Buchung auf Erlöse oder Durchlaufer, es gibt keine Automatik.

Zusätzlich ist es wahrscheinlich notwendig das erliegende Akonto von 1000 teilweise aufzulösen. Das machen Sie, indem Sie im offenen Posten einen Betrag von 200 von Durchlaufer auf Honorar umbuchen.

Manche Kanzleien buchen in einem Umweg über die Fremdgeldverwaltung wie folgt: Das erliegende Akonto des Klienten von 1000 wird mit 200 auf Fremdgeld ausgebucht. Sie öffnen dazu den offenen Posten und erstatten 200 zurück. Dadurch werden die 200 als Fremdgeld eingetragen. Im Betreff des Fremdgeldeingangs wird eintragen: "Rücküberweisung Kostenvorschuss ..."

Entweder wird nun das Geld wirklich an den Klienten überwiesen oder es wird von Fremdgeld wiederum auf Honorar rückgebucht. Dadurch kommt es im Akt zu einem zweiten Akonto in Höhe von 200, diesmal allerdings ein USt-pflichtiges Akonto für Verdienst. Im Fremdgeldausgang wird im Betreff eingetragen: "Umbuchung des rücküberwiesenen Kostenvorschusses auf Verdienst." Das ist kompliziert, aber der Geldfluss ist klar nachvollziehbar.

Variante b: Wenn dem Klient gegenüber bereits abgerechnet ist:
Manchmal kommt erst sehr spät zur Rücküberweisung vom Gericht. Der Akt kann zu diesem Zeitpunkt schon längst abgerechnet sein. In diesem Fall können Sie den rücküberwiesenen Betrag nicht in die Leistung Kostenvorschuss eintragen. Es würde nichts mehr nützen. Der Klient bekäme keine Gutschrift in der Honorarnote.

Sie müssen die Rückzahlung als Fremdgeld behandeln. Am besten Sie machen einen Zahlungseingang Treuhandgeld und tragen im Betreff ein "Rücküberweisung Kostenvorschuss...". Dies erzeugt in der Fremdgeldliste einen Eingang und einen Ausgangsvorschlag. Es gibt einen automatischen Buchungsvorschlag.

Fall 2: Kostenvorschuss Direktzahlung
Angenommen in einer Leistung wurde der Vorschuss an das Gericht geleistet von "XY" mit 1000 eingetragen.

Variante a: Die Rückzahlung erfolgt an den Einzahler XY:
Wenn die Kanzlei davon erfährt, soll die Rückzahlung im Kostenvorschuss im Feld Vom Gericht zurück eingetragen werden. Das ist für die richtige Gerichtskostennote notwendig.

Variante b: Die Rückzahlung erfolgt irrtümlich an die Kanzlei:
Die Rückzahlung soll im Kostenvorschuss im Feld Vom Gericht zurück eingetragen werden. Weiters müssen Sie die Rückzahlung als Fremdgeld behandeln. Am besten Sie machen einen Zahlungseingang Treuhandgeld und tragen im Betreff ein "Rücküberweisung Kostenvorschuss...". Dies erzeugt in der Fremdgeldliste einen Eingang und einen Ausgangsvorschlag. Es gibt einen automatischen Buchungsvorschlag.

Buchung in der Buchhaltung als Durchlaufer oder Aufwand / Erlös

Normalerweise wird ein Vorschuss an Gericht in der Buchhaltung als Durchlaufer behandelt (USt-frei). Wenn ein Sachverständiger eine Kostennote mit USt ausstellt, dann erfassen Sie in Ihrer Aktenverwaltung und Buchhaltung den Vorschuss wahrscheinlich trotzdem brutto für netto mit USt-Satz 0.

Wenn ein Vorschuss an Gericht in der Buchhaltung als Aufwand und Ertrag behandelt wird, also nicht als Durchlaufer, dann könnte er auch Umsatzsteuer enthalten. In der ADVOKAT Aktenverwaltung ist ein Feld für den USt-Satz vorgesehen. In den Betragsfeldern (Betrag geleistet, Betrag vom Gericht zurück) sind dann immer Nettobeträge zu erfassen.