17.4.4 Aktengruppen-Security

Akten können in Aktengruppen zusammengefasst werden. Die Gruppe erhält einen eindeutigen Namen. Aktengruppen könnten z.B. sein: "Betreibungsakten", "Akten Auftraggeber KSV", "Personalakten", "Akten Anwalt X", "Akten mit dem Status Vollerledigt", "Erledigten Akten", etc.

Aktengruppen werden erzeugt im Programm Tabellen warten / Security, Reiter Akten, Befehl Neu.

Es gibt drei Arten von Aktengruppen:

Aktengruppen, die durch allgemeine Kriterien definiert sind

Diese Art von Aktengruppe wird erzeugt, indem man

einen Gruppennamen vergibt und
ein oder mehrere Kriterien vergibt

Abb. 494: Beispiel für Aktengruppe mit dem Kriterium "RA = MM"

Es stehen bestimmte Felder aus dem Aktenstamm - Stammdaten zur Auswahl, um eine Gruppe zu definieren. Die möglichen Kriterien sind:

RA - das ist das Feld RA im Aktenstamm
Causa beginnt mit "xyz" - das ist das Feld Causa im Aktenstamm
"Nur lebende Akten"
"Nur abgelegte Akten"
Status - das ist das Feld Status im Aktenstamm
Eine Kombination eines Aktbeteiligten und dessen Funktion

Hinweis zu "Causa beginnt mit": Wenn man in dieses Feld den Text "xyz" einträgt, dann bedeutet dies, dass das Feld Causa mit xyz beginnen muss. Was folgt, ist egal. Wenn man allerdings "*xyz" einträgt, dann bedeutet dies, dass xyz irgendwo im Feld Causa enthalten sein muss. Was davor und dahinter steht, ist egal.

Wenn in mehrere Felder Kriterien eingetragen sind, dann müssen alle Kriterien zutreffen, damit der Akt in diese Aktengruppe fällt.

Beispiel 1:
Im Akt 1 ist zuständiger RA: MM, zuständiger SB: leer
Im Akt 2 ist zuständiger RA: leer, zuständiger SB: KL
Im Akt 3 ist zuständiger RA: MM, zuständiger SB: KL
Wenn das Kriterium RA = "MM" eingegeben wird, dann fällt der Akt 1 und 3 in diese Aktengruppe.
Wenn die Kriterien RA = "MM" und SB = "KL" eingegeben wird, dann fällt nur Akt 3 in diese Aktengruppe.

Beispiel 2:
Ich definiere eine Gruppe "Personalakt". Dieser Gruppe steht im Feld Causa "Personalakt". Wenn ich einen neuen Akt mit Feld Causa = "Personalakt XY" anlege, dann wird auch dieser neue Akt automatisch in die Gruppe der "Personalakt" aufgenommen.

Wenn die Felder eines Aktes geändert werden, kann es geschehen, dass der Akt automatisch einer bestimmten Aktengruppe zugeordnet wird oder aus Aktengruppe einer in eine andere Aktengruppe wechselt. Das Wesentliche ist, dass die Zuordnung automatisch anhand von Kriterien geschieht.

Beispiel:
Wenn ich im Akt ABC das Feld Causa "Personalakt XY" lösche, fällt der Akt aus der Gruppe der Personalakten heraus und wird der Gruppe Standard-Akten zugeordnet (wenn nicht andere Kriterien für eine andere Gruppenzuordnung sorgen).

Manuelle Aktengruppen

Diese Art von Aktengruppe wird erzeugt, indem man

einen Gruppennamen vergibt und
das Feld Manuelle Aktengruppen (für die Zuordnung einzelner Akten) aktiviert

In der Folge werden alle Kriterienfelder deaktiviert, weil diese Gruppe eben nicht durch Kriterien definiert ist, sondern durch die Zuordnung eines oder mehrerer Akten.

Abb. 495: Beispiel für Manuelle Aktengruppe "Personalakten allgemein"

Die Zuordnung eines Akts zu dieser Gruppe geschieht für jeden Akt einzeln im Fenster Aktenstamm mit dem Menüpunkt Befehle / Security. Siehe Aktenstamm - Befehle, Überschrift "Security".

Man wählt die Option Diesen Akt einer bestimmten Manuellen Security-Aktengruppe zuordnen und aus der Liste eine manuelle Aktengruppe.

Abb. 496: Fenster "Akten / Befehle / Security"

aktspezifische Security-Einstellungen (für einen einzelnen Akt)

Auch ein einzelner Akt kann eine Aktengruppe bilden. Damit ist es möglich für einen Akt ganz bestimmte Berechtigungen zu vergeben. Dies hat oberste Priorität und übersteuert die Zugehörigkeit zu allen anderen Aktengruppen.

Die Zuordnung geschieht im Einzelfall im Fenster Aktenstamm mit dem Menüpunkte Befehle / Security. Siehe Aktenstamm - Befehle.

Man wählt aus dem Menü des Fensters oben den Eintrag: Für diesen Akt aktspezifische Security-Einstellungen festlegen (nicht empfohlen).

Der Name einer solchen "Aktengruppe" ist automatisch die Aktenkurzbezeichnung. Im Reiter Aktenzuordnung sind das Feld Gruppenname und die Kriterienfelder inaktiv.

Wir empfehlen aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht mit Berechtigungen für einzelne Akten zu arbeiten, sondern Aktengruppen anzulegen und Akten über Kriterien automatisch zuzuordnen oder einzelne Akten einer "Manuellen Security-Aktengruppe" zuzuordnen.