1.10.18 Personenduplikate bereinigen

Eine Funktion in ADVOKAT um Personenduplikate zu erkennen und anschließend vollautomatisch zu bereinigen gibt es nicht.
Man muss eine solche Korrektur manuell vornehmen. Ursache ist, dass die Software nicht immer richtig erkennen kann ob es die gleiche Person oder zwei unterschiedliche Personen sind.
Ein Anwender kann im Gegensatz zur Software zu viele Leerzeichen, fehlende Leerzeichen, Umlaute, etc. richtig interpretieren.

Vorgehensweise

Menüpunkt "Programme" > "Suchassistent" aufrufen, in den Reiter "Personen" wechseln. Klicken Sie auf die Schaltfläche "weitere ..." und dann auf "SQL Filter".
Im Fenster "SQL Filter" geben Sie im unteren Feld folgenden Text ein und bestätigen mit "OK":
Namen.Kurzbezeichnung NOT LIKE 'G-*' AND Namen.Kurzbezeichnung NOT LIKE 'R-*' AND Namen.Kurzbezeichnung NOT LIKE 'K-*' AND Namen.Kurzbezeichnung NOT LIKE 'N-*' AND Namen.Kurzbezeichnung NOT LIKE 'BM-*' AND Namen.Kurzbezeichnung NOT LIKE 'FA-*' AND Namen.Kurzbezeichnung NOT LIKE 'BH-*' AND Namen.Kurzbezeichnung NOT LIKE 'POL-*' AND Namen.Kurzbezeichnung NOT LIKE 'LP-*' AND Namen.Kurzbezeichnung NOT LIKE 'VA-*' AND Namen.Kurzbezeichnung NOT LIKE 'JA-*' AND Namen.Kurzbezeichnung NOT LIKE 'B-*' AND Namen.Kurzbezeichnung NOT LIKE 'AKV-*' AND Namen.Kurzbezeichnung NOT LIKE 'KSV-*' AND Namen.Kurzbezeichnung NOT LIKE 'ÖVC-*' AND Namen.Kurzbezeichnung NOT LIKE 'V-*' AND Namen.Kurzbezeichnung NOT LIKE 'RA' AND Namen.Kurzbezeichnung NOT LIKE 'RA-*'
Durch diesen Schritt werden alle Personen exkludiert, welche von ADVOKAT per Menüpunkt "System" > "ADVOKAT Adressen aktualisieren" ausgeliefert werden oder für interne Zwecke erforderlich sind.
Bestätigen Sie die Eingabe mit "OK", retour im Fenster "Weitere Kriterien" bestätigen Sie erneut mit "OK".
Sie befinden sich nun wieder im Fenster "Suchassistent" und führen die Suche aus. Es erscheinen alle von manuell angelegten oder von einer anderen Software importieren Personen.
- Hinweis: Erscheint die Warnung, dass mehr als 2000 Datensätze gefunden wurden, so muss eine stärkere Einschränkung vorgenommen werden.
  - Es empfiehlt sich die Bereinigung in Tranchen vorzunehmen, man kann beispielsweise mit allen Personen beginnen, welche den Anfangsbuchstaben "A" haben.
  - Dazu klickt man erneut auf die Schaltfläche "weitere ..." und nutzt zusätzlich die Felder "Person von" und "Person bis.
Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift "Name", es wird eine Sortierung nach dem Nachnamen bzw. Firmenwortlaut vorgenommen.
Prüfen Sie die gesamte Liste, beim Scrollen fallen Duplikate sehr schnell dadurch auf, dass die Spalten "Name", "Straße", "PLZ" und "Ort" beinahe ident sind.
Markieren Sie das Duplikat und wählen Sie den Menüpunkt "Personen" > "Person löschen". Wiederholen Sie diesen Schritt bis keine Duplikate übrig sind.+
- Hinweis: Versuchen Sie ein Personenduplikat zu löschen, welches in einem Akt hinterlegt ist, so wird ADVOKAT Sie darauf hinweisen.
  - Es erscheint eine Warnung und per Funktion "Ersetzen" wählt man die richtige Person (Original).
  - Eine exakte Beschreibung findet man in der Programmhilfe (F1) im Kapitel "Namensduplikate bereinigen".