1.7.7.5 Formatierung in Word-Dokumenten ist falsch

Ausgangssituation

• Beim Erstellen neuer Word-Dokumente über ADVOKAT oder dem Öffnen existierender Dokumente ist die Formatierung falsch.
  Mit Formatierung sind die verwendete Schriftart, Schriftgröße, Absätze und Zeilenabstände gemeint.

Ursache
Auslöser sind falsche Standardformatierungen in den Einstellungen von Microsoft Office Word. Konkret ist damit die Formatvorlage "Standard" in der Microsoft Office Word Datei "Normal.dotm" gemeint.
Diese Datei befindet sich üblicherweise im Verzeichnis “%appdata%\microsoft\templates”.

Die Datei wird beispielsweise bei der Reparatur von Microsoft Office oder der Installation einer neueren Version von Microsoft Office auf Werkseinstellungen zurückgesetzt.
Weitere Ursachen sind eine Sperre der Datei durch die Antivirensoftware oder ein Fehler beim Speichern der Datei, sodass die Datei korrupt ist.

Lösung

1. Stellen Sie sicher, dass ADVOKAT und Microsoft Office Word und Microsoft Office Outlook vollständig geschlossen sind, kontrollieren Sie dies per Task Manager.
   Starten Sie Microsoft Office Word und erstellen Sie ein neues leeres Dokument (Datei > Neu).
   
   

2. Öffnen Sie den Tab "Schriftart" indem Sie den nach rechts unten zeigenden Pfeil anklicken oder STRG+D drücken, siehe untenstehendes Bild.

   Open

   

   Stellen Sie die korrekte Schriftart und Schriftgröße ein, anschließend drücken Sie auf die Schaltfläche "Als Standard festlegen" und wählen die Option "Alle Dokumente basierend auf Normal.dotm".
   Bestätigen Sie mit "OK" und schließen das Fenster "Schriftart" wiederum mit Klick auf "OK".
   
   

3. Öffnen Sie den Tab "Absatz" indem Sie den nach rechts unten zeigenden Pfeil anklicken.

   Open

   

   Stellen Sie die korrekten Abstände vor/nach und den Zeilenabstand ein, anschließend drücken Sie auf die Schaltfläche "Als Standard festlegen" und wählen die Option "Alle Dokumente basierend auf Normal.dotm".
   Bestätigen Sie mit "OK" und schließen das Fenster "Schriftart" wiederum mit Klick auf "OK". Im Regelfall sind als Abstand vor "0pt", Abstand nach "0pt" und Zeilenabstand "Einfach" korrekt.
   
   

4. Schließen Sie das Word Dokument, eine Speicherung ist nicht erforderlich. Öffnen Sie Word erneut und prüfen Sie, ob die Anpassungen erfolgreich waren.
   Das erkennen Sie daran, dass in einem leeren Word-Dokument im Bereich "Schriftart" und "Absatz" die zuvor getätigten Anpassungen angezeigt werden.
   
   

5. Werden weiterhin die falsche Schriftart, Schriftgröße, Abstände vor/nach und Zeilenabstand vorgeschlagen, dann wurde Punkt 1 nicht oder falsch durchgeführt.

   • Wiederholen Sie in diesem Fall alle Schritte und stellen sicher, dass ADVOKAT und Microsoft Office (nicht nur Word sondern alle Office-Programme) vollständig geschlossen sind.

   • Falls es auch nach Schließen von ADVOKAT und aller Office-Programme nicht funktioniert, können Sie folgende Alternative versuchen:

     • Wiederholen Sie Schritt 1 bis 3, dann schließen Sie das Word Dokument nicht, sondern:

       • Wählen in Word Menüpunkt “Datei” > “Speichern unter” und als Dateityp “Word Vorlage mit Makros (*.dotm)“.

       • Als Dateiname wählt man “Normal_neu” und Dateispeicherort den Ordner “%appdata%\Microsoft\Templates”.

       • Microsoft Office Word wird nun vollständig geschlossen und im Windows Explorer der Ordner “%appdata%\Microsoft\Templates” geöffnet.

       • Die vorhandene Datei “Normal.dotm” wird umbenannt zu “Normal_BACKUP.dotm”. Abschließend wird die Datei “Normal_neu.dotm” umbenannt zu “Normal.dotm”.
         
         

6. Wiederholen Sie Schritt 1 bis 4 für jeden betroffenen Arbeitsplatz. Erfahrungsgemäß passiert es immer wieder, dass die Korrektur nur für den eigenen Arbeitsplatz oder nur für bestimmte Arbeitsplätze umgesetzt wird, obwohl noch weitere betroffen sind.
   
   

7. Tritt das Problem wiederkehrend auf, dann stellen Sie sicher, dass die ADVOKAT Funktionen "Standardformatierung nur für diesen Arbeitsplatz einstellen" und "Standardformatierung kanzleiweit einstellen" deaktiviert sind.

   • Navigieren Sie dazu in ADVOKAT zum Menüpunkt "System" > "Einstellungen" > Reiter "Dokumente" > Schaltfläche "Weitere Einstellungen" > Reiter "Word".

   • Deaktivieren Sie die beiden Optionen und bestätigen mit "OK". Schließen Sie ADVOKAT und Microsoft Office Word auf allen Arbeitsplätzen und starten beide Programme erneut.

     • Eine Beschreibung der Funktionen finden Sie in der ADVOKAT Programmhilfe (F1) im Kapitel "Einstellungen - Dokumente - Weitere Einstellungen - Word".
       
       

8. Tritt das Problem auch nach Umsetzung von Schritt 1 - 4 bzw. 1 - 5 wiederkehrend auf, dann empfiehlt es sich die Datei "Normal.dotm" per Gruppenrichtlinie auszuliefern.

   • Von einer Auslieferung per netlogon-Skript wird abgeraten, man kann damit keine reibungslose Auslieferung gewähren.

   • Mit der Gruppenrichtlinie definiert man nicht, dass die Datei nur bei Anmeldung des Windows Benutzerprofils gespeichert/überschrieben wird.

     • Stattdessen wird in der Gruppenrichtlinie definiert, dass die Datei alle x Minuten/Stunden gespeichert/überschrieben wird.

   • Bitte beachten Sie, dass dieser Schritt nicht vom ADVOKAT Support umgesetzt werden kann.