4.1.5.3 Durchführung

Anleitung

1. Verbinden Sie sich per Remotedesktop auf den Microsoft SharePoint-Server, als Windows Benutzerkonto muss der SharePoint-Administrator gewählt werden.
   Navigieren Sie per Windows Explorer das ADVOKAT Backend unter "...\ADVOKAT\Admin\Support\Adv2SharePoint" und starten das SharePoint-Tool "Advokat8.DMS.SharePoint.Manager.exe".
   
   
2. Geben Sie im Feld "Advokat.ini" per Schaltfläche "Öffnen" den Pfad zur Konfigurationsdatei "Advokat.ini" an. Achten Sie darauf, den Pfad zur Datei wie aus Sicht eines Arbeitsplatzes anzugeben.
   Markieren Sie die laut Kapitel Vorbereitung mit vorhandener SiteCollection oder Vorbereitung mit neuer SiteCollection erstellte Dokumentbibliothek und wählen "Akten in das markierte DMS verschieben".
   
   
   

3. Es erscheint das Fenster "Einstellungen Migration", behalten Sie die vordefinierten Einstellungen bei und aktivieren zusätzlich "Dokumente ohne Aktenbezug übernehmen".
   

   Einstellung	Beschreibung
   Dokumente ohne Dokumentdatensatz übernehmen	Dokumente, welche sich im ADVOKAT Backend unter "...\ADVOKAT\Daten \ADVOKAT\Winword" befinden, jedoch nicht mit einem Akt verknüpft sind. Diese Dokumente werden in der bestehenden Ordnerstruktur nach Microsoft SharePoint migriert. Man kann die Dokumente also am selben Ort finden – es gibt nur leichte Änderungen wegen der Einsortierung in einen Index "A", "B", "C" etc.
   Diese Dokumente mit ADVOKAT verknüpfen	Nur verfügbar, wenn die Option "Dokumente ohne Dokumentdatensatz übernehmen" aktiviert ist. Dadurch wird zu diesen Dokumenten ein Dokumentdatensatz im jeweiligen Akt erzeugt, dieser erhält als Datum das Änderungsdatum des Dokuments.
   SB der diesen Datensätzen zugewiesen wird	Nur verfügbar, wenn die Option "Diese Dokumente mit ADVOKAT verknüpfen" aktiviert ist. Es kann ein Benutzerkürzel (Programme > Tabellen warten > Benutzer und Gruppen > Reiter "Benutzer") angegeben werden.
   Arbeitszeiten beachten	Siehe Kapitel Arbeitszeiten.xml.
   Dokumente ohne Aktenbezug übernehmen	Nur verfügbar, wenn bei dieser Dokumentbibliothek die Option "Default für Dokumente ohne Aktenbezug" aktiviert ist. Dokumente unter "Programme" > "Dokumentverwaltung" ohne Aktenbezug, beispielsweise Personenstamm - Dokumente zu Person hinzufügen.
   Akten	Die Anzahl von Akten welche laut Aktenfilter verschoben werden. Standardmäßig wird 0 angezeigt, die Anzahl wird aktualisiert nachdem Einstellungen per "Akten auswählen" getroffen wurden.

   Ob die Option "Diese Dokumente mit ADVOKAT verknüpfen" verwendet werden soll lässt sich nicht pauschal sagen.

   
   

4. Klicken Sie auf "Akten auswählen" und im Fenster "Akten auswählen" direkt auf "Filter anwenden". Lassen Sie die Spalte "Werte" leer und ignorieren die Option "Aktenliste laden".
   Im unteren Bereich werden alle Akten aufgelistet, dies kann bis zu 5 Minuten dauern. Anschließend klicken Sie auf "OK".
   
   
   

5. Sie gelangen retour in das Fenster "Einstellungen Migration. In der Zeile "Akten" wird die Aktenanzahl laut Filter aktuell angezeigt.
   Klicken Sie im rechten Bereich auf "Starten" um die Migration zu starten. Es erscheint das Fenster "Fortschritt Migration" wo Sie den aktuellen Stand sehen.

   Fortschrittsbalken	Beschreibung
   Oben	Aktueller Akt / Gesamtanzahl Akten Aktenkurzbezeichnung
   Mitte	Anzahl Dokumente im aktuellen Akt
   Unten	Hier ist beschrieben was aktuell passiert.

   
   
   

6. Warten Sie bis die Migration abgeschlossen ist, siehe Bild. Das Tool darf nicht geschlossen werden, die Windows Sitzung muss angemeldet bleiben.
   Die Dauer ist abhängig davon wie viele Akten und Dokumente es in ADVOKAT gibt und wie performant der Datenbank- und SharePointserver sind.
   
   
   
7. Stellen Sie sicher, dass auf allen Arbeitsplätzen ADVOKAT und Microsoft Office Outlook geschlossen und erneut gestartet wird.
   • Falls AdvoAll (siehe Kapitel ADVOKAT AdvoAll) in Verwendung ist muss der Dienst "AdvoAll" am AdvoAll-Gerät per Diensteverwaltung neu gestartet werden.
   • Starten Sie auf einem beliebigen Arbeitsplatz unter "C:\Program Files (x86)\Advokat\AdvoAll.exe". Dort sehen Sie ob und wo AdvoAll eingesetzt wird.
     
     

8. Führen Sie einen zweiten Durchlauf der Migration durch. Dazu wiederholen Sie Schritt 2 bis 6 mit den exakt gleichen Einstellungen.

   • Dies ist erforderlich, damit Akten und Dokumente migriert werden, welche beim ersten Durchlauf übersprungen wurden.

   • Das ist der Fall, wenn ein Dokument vom Tool nicht aufgerufen werden konnte, beispielsweise weil es von einem Anwender, Datensicherung oder Antivirensoftware in Verwendung war.
     
     

9. Im Fenster "SharePoint DMS Verwaltung" klappen Sie den Bereich "Globale Optionen festlegen" aus.
   • Stellen Sie sicher, dass im Feld "Maximale Dateinamenlänge" der Wert 100 konfiguriert ist.
     • Ist der Wert bereits 100, dann können Sie diesen Schritt ignorieren. Ist der Wert höher als 100, dann ändern Sie diesen auf 100 und bestätigten mit Klick auf "Anwenden". 
     • Hinweis: Damit die Schaltfläche "Anwenden" ausgeführt werden kann muss man mit Enter bestätigen oder in ein anderes Feld klicken.
        
10. Stellen Sie erneut sicher, dass auf allen Arbeitsplätzen ADVOKAT und Microsoft Office Outlook geschlossen und erneut gestartet wird. Abschließend wechseln Sie zum Kapitel Nacharbeiten.