4.1.5.2 Vorbereitung mit neuer SiteCollection

In diesem Kapitel ist beschrieben wie man eine Dokumentbibliothek erzeugt wenn Microsoft SharePoint von ADVOKAT und anderen Programmen genutzt wird.
Wird Microsoft SharePoint nur von ADVOKAT genutzt, dann empfehlen wir die Dokumentbibliothek in der vorhandenen SiteCollection zu erzeugen, siehe Kapitel Vorbereitung mit vorhandener SiteCollection.

Wurden alle notwendigen Arbeiten laut Kapitel Installation und Vorbereitung vorgenommen, so kann das Migrationstool gestartet werden.
Lesen Sie vor dem Start zusätzlich noch die Informationen laut Kapitel Hinweise.

Anleitung

1. Verbinden Sie sich per Remotedesktop auf den Microsoft SharePoint-Server, als Windows Benutzerkonto muss der SharePoint-Administrator gewählt werden.
   • Navigieren Sie per Windows Explorer das ADVOKAT Backend unter "...\ADVOKAT\Admin\Support\Adv2SharePoint" und öffnen die Datei "Arbeitszeiten.xml" mit einem Texteditor.
   • Mehr Informationen finden Sie im Kapitel Arbeitszeiten.xml. Passen Sie in den Feldern "Beginn" und "Ende" an Ihre Nutzungszeiten von ADVOKAT im Unternehmen an.
     • Wird ADVOKAT am Samstag und Sonntag genutzt, so sind Felder "Beginn" und "Ende" dort zu befüllen.
       
       
2. Starten das SharePoint-Tool "Advokat8.DMS.SharePoint.Manager.exe" im Verzeichnis laut Schritt 1.
   Geben Sie im Feld "Advokat.ini" per Schaltfläche "Öffnen" den Pfad zur Konfigurationsdatei "Advokat.ini" an. Achten Sie darauf, den Pfad zur Datei wie aus Sicht eines Arbeitsplatzes anzugeben.
   
   
   
3. Klicken Sie im Bereich "Bibliotheken verwalten" rechts auf die Schaltfläche "Neu". Es öffnet sich das Fenster "Neue Dokumentbibliothek erstellen".
   Im Register "WebAnwendung bestimmen" wählen Sie in der Dropdownliste die Webanwendung aus. In der Regel wird es sich um den Eintrag mit Port 80 handeln, beispielsweise "SharePoint - 80".
   
    
4. Im Register "SiteCollection bestimmen" aktivieren Sie die Checkbox "Neue SiteCollection erstellen". Geben Sie als Namen für die neue SiteCollection "advokat" an.
   
   
    
5. Im Register "Site bestimmen" sind keine Einstellungen zu wählen, es sei denn man möchte für jede SiteCollection eine eigene Site, das ist aber nicht erforderlich.
   
   
    

6. Im Register "Dokumentbibliothek und Volltextsuche" sind die Daten zur neuen Dokumentbibliothek anzugeben.

   Feld	Beschreibung
   Name der neuen Dokumentbibliothek	Geben Sie einen Namen für die neue Dokumentbibliothek ein. Vor ADVOKAT Version 6.14q wurde die Dokumentbibliothek immer "AdvokatSharePointWinword" genannt. Ab 6.14v ist es möglich den Namen frei zu wählen. Dieser sollte dennoch eindeutig ADVOKAT zuordenbar sein. Wir empfehlen folgende Bezeichnung: AdvSP Alternativ könnten folgende Bezeichnungen gewählt werden: ADVOKAT, ADV
   Eigene Contentdatenbank erstellen	Aktivieren Sie diese Checkbox. Um diese wählen zu können, muss zuvor eine neue SiteCollection und Site erstellt werden.
   Suchdienstanwendung	Wählen Sie aus der Dropdownliste jene Suchdienstanwendung aus, welche von der existierenden Dokumentbibliothek genutzt wird. Meist gibt es nur einen Eintrag, dieser nennt sich "Search Service Application".
   Admin User	Wählen Sie aus der Dropdownliste den SharePoint-Administrator aus. Mehr Informationen dazu finden beim Feld "Administrator" hier.
   Admin User Kennwort	Kennwort zum SharePoint-Administrator.

      

7. Klicken Sie rechts auf "Erstellen" und warten Sie ab bis die Dokumentbibliothek erzeugt wurde. Dieser Vorgang kann abhängig von den gewählten Einstellungen zwischen 5 und 30 Minuten dauern.
   Anschließend gelangen Sie zurück in das Hauptfenster des Tools und die neue Dokumentbibliothek wird im Bereich "Bibliotheken verwalten" angezeigt.
   
   
8. Sicherstellen, dass ADVOKAT und Microsoft Office Outlook auf allen Arbeitsplätzen geschlossen sind.
   • ADVOKAT Frontend auf einer Arbeitsstation oder Terminalserver starten.
   • Am Startbildschirm von ADVOKAT "STRG + SHIFT + Doppelklick linke Maustaste" drücken.
   • Option "Advokat Programmstart sperren" aktivieren.
   • Im Fenster "Optional zusätzlicher Text für die Meldung" einen Informationstext eingeben, Beispiel: ADVOKAT Migration von 08:00 bis 10:00 Uhr.
     
     
9. Im Bereich "Standard DMS festlegen" müssen alle drei Felder befüllt werden.
   • Im Feld "DMS für neue Akten" und "DMS für Dokumente ohne Aktenbezug" ist die zuvor angelegte Dokumentbibliothek anzugeben.
   • Im Feld "Fallback Verzeichnis" steht nur ein Eintrag zur Auswahl. Abschließend klicken Sie auf "Anwenden".
     
     
     
10. Markieren Sie die SharePoint Dokumentbibliothek und wählen "Option "Erlaubte Dateiendungen bearbeiten".
    
    
    Definieren Sie im Fenster "Blockierte Dateiendungen bearbeiten" was erlaubt bzw. verboten ist. Bestätigen Sie abschließend mit Klick auf "Übernehmen".
    
    
    
11. Sperre des Programmstarts aufheben, starten Sie ADVOKAT am gleichen Gerät wie bei Schritt 9, es erscheint folgende Meldung, welche Sie mit "Ja" bestätigen: Soll die Sperre für die anderen Benutzer wieder aufgehoben werden?
    
    
12. Falls AdvoAll (siehe Kapitel ADVOKAT AdvoAll) in Verwendung ist muss der Dienst "AdvoAll" am AdvoAll-Gerät per Diensteverwaltung neu gestartet werden.
    Starten Sie auf einem beliebigen Arbeitsplatz unter "C:\Program Files (x86)\Advokat\AdvoAll.exe". Dort sehen Sie ob und wo AdvoAll eingesetzt wird.