4.2.3.2 Installation als weitere Dateiablage

In diesem Kapitel ist beschrieben wie die Installation erfolgt wenn die Standard Dateiablage weiterhin “Windows-Dateisystem” ist und als Weitere Dateiablage “SharePoint Online” hinzugefügt wird.
Soll als Standard Dateiablage nun “SharePoint Online” und als Weitere Dateiablage “Windows-Dateisystem” verwendet werden, dann wechseln Sie zum Kapitel Installation als Standard Dateiablage.

Anleitung

1. Stellen Sie sicher, dass in Microsoft SharePoint Online in einer Website (Teamwebsite) eine Dokumentbliothek für ADVOKAT existiert.

   1. Ist diese noch nicht vorhanden, dann setzen Sie Kapitel Erstellung einer Dokumentbibliothek um und fahren erst anschließend mit Schritt 2 fort.

   2. Ist diese bereits vorhanden, dann stellen Sie sicher, dass in den “Versionsverwaltungseinstellungen” bei Eintrag “Versionsverlauf für Dokument” die Variante “Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen, Beispiel: 1.0, 1.1, 1.2, 2.0” ausgewählt ist.

      • Andernfalls wird die Versionierung nicht funktionieren, eine Anleitung dafür finden Sie im Kapitel Versionierung funktioniert nicht.
        
        

2. Kontaktieren Sie den ADVOKAT Support per Helpdesk (Ticketsystem), per Support Tool, per E-Mail unter support@advokat.at oder telefonisch unter +43 512 / 58 80 33.

   • Fragen Sie die Freischaltung des Features “ForceA4OL10“ an, mehr Informationen zu Features finden Sie im Kapitel Datei "Features.xml".

   • Anschließend führen Sie ein ADVOKAT Update durch, auch wenn bereits die aktuellste verfügbare Version im Einsatz ist. Mehr Informationen dazu siehe Kapitel ADVOKAT Update.
     
     

3. Navigieren Sie in ADVOKAT zum Menüpunkt "System" > "Einstellungen" > Reiter "Dokumente" > Schaltfläche "Weitere Einstellungen" > Reiter "Verzeichnisse" > Schaltfläche "Einstellungen für Dokumentablage bearbeiten".
   Alle notwendigen Informationen zu diesem Fenster finden Sie im Kapitel Einstellungen Dokumentablage bei Microsoft SharePoint Online.
   
   

4. Stellen Sie im Bereich “Allgemein” sicher, dass beim Feld “Aktverzeichnis“ nicht die Variante "Ein Ordner pro Jahr\Monat (\01-12)" gesetzt ist.

   • Ist diese Variante gesetzt, dann ändern Sie diese auf “Ein Ordner pro Akt (Auer_ZellGe)” oder “Ein Ordner pro Klient\Gegner (Auer\ZellGe)“.

   • Mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel Voraussetzungen Punkt 4 und Kapitel Einstellungen Dokumentablage.

     Open

     

      

5. Im untergeordneten Bereich “Dateiablage” unter “Allgemein” wählen Sie im leeren Feld “Weitere Dateiablage” den Eintrag “8 - SharePoint Online“ aus.
   Dadurch wird der Bereich “SharePoint Online” in dem Fenster “Einstellungen Dokumentverwaltung” verfügbar. Möglicherweise müssen Sie das Fenster vergrößern oder nach unten scrollen.

   Open

   

    

6. Befüllen Sie im Bereich "SharePoint Online" folgende zwei Felder, eine vollständige Beschreibung finden Sie im Kapitel Einstellungen Dokumentablage bei Microsoft SharePoint Online.

   • Bibliothek: https://[organisation].sharepoint.com/sites/[Website]/[Dokumentenbibliothek]

     • Beispiel: https://advokat.sharepoint.com/sites/Unternehmen/ADVOKAT

   • Maximale Dateigröße (MB): 250

   • Anmerkung: Bei den anderen Feldern “Maximale Dateinamenlänge”, “Maximale Pfadlänge” und “Dokumente in Desktop öffnen” belassen Sie die Standardwerte.

7. Es erscheint folgende Abfrage, welche Sie mit “OK” bestätigen.

   Diese Einstellung ändert den Speicherort bzw. den Dateinamen für neu erstellte Dokumente für alle Arbeitsplätze. Die Änderung wirkt nicht auf bereits gespeicherte Dokumente.

    

8. Retour im Fenster “Einstellungen Dokumentverwaltung” klicken Sie auf “OK”, es erscheint folgende Abfrage”, welche Sie mit “Ja” bestätigen.
   Anschließend schließen Sie ADVOKAT, Microsoft Word und Microsoft Outlook auf allen Arbeitsplätzen und starten die Programme erneut.

   Die Änderung für alle anderen Benutzer wird erst nach einem Neustart von ADVOKAT wirksam. Veranlassen Sie bitte, dass alle Arbeitsplätze ADVOKAT neustarten. Wollen Sie die Einstellung jetzt ändern?

    

9. Für den optimalen Betrieb wird empfohlen die Internetoptionen und Einstellungen von Microsoft Office Word per Gruppenrichtlinien zu optimieren.

   • Dazu werden Kapitel Anpassung Internetoptionen und Anpassung Microsoft Office Word umgesetzt.

   • Es handelt sich dabei um eine Empfehlung, technisch notwendig ist das nicht, dieser Schritt kann bei Bedarf übersprungen werden.
     
     

10. Auf jedem Arbeitsplatz (FAT-Client/Terminalserver) muss je Benutzer in ADVOKAT einmalig die Anmeldung (Authentifizierung) an Microsoft SharePoint Online erfolgen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

    1. Es wird ein neuer Akt “ADVOKAT/TEST” (oder ähnlich) auf einem beliebigen Arbeitsplatz erstellt.

       • Jeder Anwender öffnet am eigenen Arbeitsplatz diesen Akt und wählt Menüpunkt “Dokument” > “Explorer öffnen” (F9).

       • Es erscheint das Fenster “Bei Ihrem Konto anmelden”. Geben Sie Ihr Microsoft Konto an oder wählen es aus den Vorschlägen aus.

    2. Es wird ein existierender Akt auf einem beliebigen Arbeitsplatz geöffnet.

       • Es wird Menüpunkt “Akt” > “Dateiablage ändern” geöffnet und im Feld “Dateiablage” der Wert auf “SharePoint Online” geändert.

       • Jeder Anwender öffnet am eigenen Arbeitsplatz nun diesen Akt und wählt Menüpunkt “Dokument” > “Explorer öffnen” (F9).

       • Es erscheint das Fenster “Bei Ihrem Konto anmelden”. Geben Sie Ihr Microsoft Konto an oder wählen es aus den Vorschlägen aus.

       • Abschließend müssen Sie bestätigen, dass die ADVOKAT Anwendung auf die Dokumentbibliothek zugreifen darf. Details siehe Kapitel Unternehmensanwendung "ADVOKAT SharePoint Online Anbindung".