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7.3.1 Freie Felder

In den Freien Feldern des Aktenstamms wird eine Ebene “Honorarwarnung” (Englisch “FeeWarning”) hinzugefügt. Diese beinhaltet folgende Felder:

Freies Feld Deutsch	Freies Feld Englisch	Bedeutung
Überwachung	MonitoringActive	Mögliche Werte: “Ja”/”Nein” bzw “Yes”/”No” Wenn “Ja” bzw. “Yes” gesetzt wurde, wird der Akt bei der Berechnung der zu warnenden Akten berücksichtigt und berechnet
Honorargrenze	TriggerValue	Eine Honorargrenze kann als Zahl frei wählbar festgelegt werden Wird kein Wert hinterlegt und ist Überwachung=Ja bzw. MonitoringActive=Yes, so wird der Akt immer im Bericht angeführt Wenn im Freien Feld “Honorargrenze Prozent” bzw. “TriggerValue-PercentOfLumpSum” ein Prozentwert hinterlegt ist und es zu dem Akt eine Pauschale gibt, so wird die Honorargrenze berechnet (Pauschale * Honorargrenze Prozent / 100) und in das Feld “Honorargrenze” bzw. “Triggervalue” geschrieben
Honorargrenze Prozent	TriggerValue-PercentOfLumpSum	Gibt es zu dem Akt eine Pauschale und soll die Honorargrenze automatisch berechnet werden anhand eines Prozentsatzes der Pauschale, so ist dieser Prozentsatz hier als Zahl einzutragen (z.B. “80,00” für 80%) Beispiel: im Aktenstamm ist eine Pauschale 1 Verdienst netto mit einem Wert von € 1.000,00 hinterlegt, im Freien Feld “Überwachung” wurde “Ja” gesetzt und im Feld “Honorargrenze Prozent” ist “75,00” hinterlegt, so wird automatisch eine Honorargrenze von € 750,00 berechnet und in das Feld “Honorargrenze” geschrieben. Beim Erreichen dieser Honorargrenze wird der Akt in den Bericht aufgenommen bzw. das Feld “Ausgelöst” wird auf “Ja” gesetzt (je nach globaler Einstellung in AdvoAll)
Weitere SBs	Additional Users	User, die zusätzlich bei Auslösen des Akts informiert werden sollen (zusätzlich zum im Aktenstamm hinterlegen RA)
Ausgelöst	Triggered	Wurde die Ausprägung gewählt, dass nur die Kennzeichnung im Freien Feld gesetzt werden soll, so wird beim Auslösen dieses Feld auf “Ja” bzw. “Yes” gesetzt. Auf dieses Feld kann dann im Suchassistenten gefiltert werden.

7.3.2 Berechnung des Verdienstes

Die Berechnung des Verdienstes richtet sich zum einen nach den globalen Einstellungen und zum anderen nach den Einstellungen des Akts. Global wird definiert, ob in die Honorargrenze nur offene Leistungen oder auch bereits abgerechnete Verdienste gezählt werden sollen. Der Verdienst aus den noch nicht abgerechneten Leistungen (inkl. internen Leistungen) errechnet sich gemäß der Einstellung Abrechnungsart im Aktenstamm. Ist keine Abrechnungsart definiert, so wird standardmäßig “Stundensatz” herangezogen. Zudem kann global definiert werden (mit dem Parameter “-usePauschale”) ob die Aktpauschale zur Berechnung der Honorargrenze herangezogen werden soll (Honorargrenze = Pauschale * Honorargrenze Prozent / 100). Eine Besonderheit hierbei ist, dass wenn eine Pauschalenart inkl. Barauslagen verwendet wird, auch die Grenze und das Erreichen der Grenze inkl. Barauslagen berechnet wird. Andernfalls werden Barauslagen nie berücksichtigt. Gleiches Gilt für die Umsatzsteuer.

7.3.3 Reporting

In den Bericht werden alle lebenden Akten (im Aktenstamm ist das Ablagedatum leer) aufgenommen, die als zu überwachen markiert sind (Aktenstamm/Freie Felder/Honorarwarnung/Überwachung = Ja bzw. Aktenstamm/Freie Felder/Feewarning/MonitoringActive = Yes) und bei welchen die Honorargrenze (bzw. TriggerValue) überschritten wurde, sowie auch Akten, bei denen die Honorargrenze (bzw. TriggerValue) leer ist. Es wird je Benutzer ein Bericht generiert und, je nachdem wie das Feature konfiguriert ist, abgelegt oder per E-Mail versandt.

Standardmäßig besteht der Bericht aus folgenden Spalten:

Spalte Deutsch	Spalte Englisch	Beschreibung
Akurz	File ID	Die Aktenkurzbezeichnung des betroffenen Akts
Datum	Creation date	Anlagedatum des betroffenen Akts
Causa	Matter	Die Causa des betroffenen Akts
Klient	Client	Der Name in Langform des Klient mit der Rangordnung 1 hinterlegt bei den Aktbeteiligten im betroffenen Akt
Honorargrenze (Warnung)	Fee limit (warning)	Die im betroffenen Akt im Aktenstamm in den freien Feldern hinterlegte “Honorargrenze” / “Triggervalue”
Verdienst	Current fees	Summe der noch nicht abgerechneten Leistungen bewertet nach Abrechnungsart des Akts + ggf. der Verdienst aller bereits abgerechneten offenen Posten
Nicht abgerechnete Leistungen	Outstanding fees	Summe der noch nicht abgerechneten Leistungen bewertet nach Abrechnungsart des Akts

Beispiel Deutsch:

Beispiel Englisch:

Der Bericht kann bei Bedarf individuell angepasst werden.

7.3.4 Vorlagen

Die Vorlagen zu dem Bericht und der E-Mail sind unter …\ADVOKAT\Daten\Vorlagen\Custom zu finden. Die Vorlage für den Bericht lautet “HonorarwarnungMail.csv”. Die Vorlage für das E-Mail lautet “HonorarwarnungMail.html”

7.3.5 AdvoAll und globale Parameter

In AdvoAll werden die globalen Parameter definiert, mit denen das Feature gestartet wird.

Globaler Parameter	Beschreibung
-waitHours	Beispiel “-waitHours:12” Standardwert = 24 Wert, nach wie vielen Stunden das Feature ausgeführt werden soll
-nurLeistungen	Wenn dieser Parameter aktiv ist, werden zur Berechnung der Honorargrenze nur offene Leistungen herangezogen
-exportordner	Beispiel: “-exportordner:C:\ADVOKAT\Daten\DFU\Exportverzeichnis” Wenn dieser Parameter angegeben wird, so wird der Bericht nicht per E-Mail verschickt, sondern in einem Verzeichnis abgelegt
-eng	Die englische Variante der freien Feldern wird verwendet
-usepauschale	Wenn dieser Parameter aktiv ist, wird die Pauschale zum Berechnen der Honorargrenze herangezogen.
-onlyaktpauschale	Vor dem Berechnen der Akten, werden die Akten auf nur jene gefiltert, die eine Aktpauschale enthalten Wenn dieser Parameter aktiv ist und in einem Akt ohne Pauschale das freie Feld Überwachung=Ja gesetzt ist, so wird dieser trotzdem nie auslösen, da nur Akten mit Pauschalen berücksichtigt werden.
-nurFreiesFeld	Wenn dieser Parameter gesetzt wird, so wird kein Bericht erstellt und nur das Freie Feld (Aktenstamm) “Ausgelöst” / “Triggered” wird auf “Ja” / “Yes” gesetzt
-ini	Dieser Parameter muss angegeben werden Es wird der Pfad zur .ini Datei angegeben Beispiel: “-ini:C:\ADVOKAT\Daten\Advokat.ini”
-debug	Wenn der Parameter angegeben ist, wird das Logging auf Debug gestellt

Ein Beispiel für so eine Konfiguration des AdvoAll Dienstes, die englische Freie Felder verwendet, die Honorargrenze aus der Pauschale kalkuliert und alle 2 Tage gestartet wird lautet “-ini:"C:\ADVOKAT\Daten\Advokat.ini" -waithours:48 -eng -usepauschale”

Weiters werden in der Konfiguration der Anwendung die E-Mailempfänger zu den entsprechenden Usern angegeben, wenn der Bericht per E-Mail versandt werden soll. Es kann je User 1 E-Mailadresse hinterlegt werden.

Zum Beispiel sieht das folgendermaßen aus:

<HonorarwarnungMail smtp="111.222.333.444" port="123" user="²Ò‹šŒ‹¿ž›‰”ž‹Ñž‹" pwd="ž›’–‘¿ÍÏÏÆ" sender="test@advokat.at" senderDisplay="ADVOKAT Honorarwarnung" allowInvalidCertificate="1">
	<Users>
		<User kurz="ADV" email="adv@advokat.at"/>
		<User kurz="ADs" email="ads@advokat.at"/>
	</Users>
</HonorarwarnungMail>

User und Pwd für SMTP müssen verschlüsselt sein. Dies kann mit einem eigenen Programm durchgeführt werden, das von ADVOKAT zur Verfügung gestellt wird

7.3.6 Log

Die Arbeitsschritte dieses Dienstes werden je nach definiertem Detailgrad (Parameter “-debug”) in einer Logdatei aufgezeichnet: "…\Daten\Log\Custom\Honorarwarnung.log"

7.3 Programmoberfläche