Inhaltsverzeichnis
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9.3.1 Anlage von Aktvorlagen
Der Unterschied zwischen Aktvorlagen für Kanzleien und für Rechtsabteilungen liegt in den spezifischen Informationen, die aus der Vorlage übernommen werden. Die Erstellung der Aktvorlagen erfolgt jedoch in beiden Fällen auf die gleiche Weise.
Aktvorlagen werden wie gewöhnliche Akten in der geöffneten Aktenverwaltung über den Menüpunkt „Akt / Neu …“ angelegt.
Anschließend wird der Aktenstamm mit den gewünschten Daten ausgefüllt. Beim Speichern muss eine Aktenkurzbezeichnung gewählt werden, die mit „AKTVORLAGE/*“ beginnt.
9.3.2 Neuer Akt aus Aktvorlage
Um angelegte Aktvorlagen zu verwenden, steht in der geöffneten Aktenverwaltung ein eigener Menüpunkt zur Verfügung: „Akt / Neu aus Aktvorlage“.
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Hinweis: Aktinhalte sowie Ordnerstrukturen der Aktvorlage werden nicht in den daraus generierten Akt übernommen. Nur Daten des Aktenstamms werden zur weiteren Bearbeitung vorgeschlagen.
9.3.3 Aktvorlagen für Kanzleien
Bei Aktvorlagen für Kanzleien werden beim Übernehmen der Informationen des Aktenstamms der Aktvorlage vor allem beteiligte Personen, Zuständigkeiten und die damit verbundenen Informationen sowie auch Stundensätze nicht aus der Aktvorlage übernommen. Im konkreten werden folgende Felder des Aktenstamms nicht übernommen:
Registerkarte Stammdaten
Klient
Gegner
Anlagedatum
Es wird automatisch das aktuelle Datum verwendet
Ablagedatum
RA
SB
Gericht/Behörde
Registerkarte Beteiligte
Sämtliche Einträge von Aktbeteiligten der Tabelle
Registerkarte Verrechnung
Rechnungsempfänger (Beteiligte)
Stundensatztabelle
9.3.4 Aktvorlagen für Rechtsabteilungen
Bei Aktvorlagen für Rechtsabteilungen werden aufgrund von oft firmeninterne Klienten in begrenzterer Anzahl auch Informationen des Aktenstamms der Aktvorlage zu Personen und Zuständigkeiten übernommen. Im konkreten werden folgende Felder des Aktenstamms nicht übernommen:
Registerkarte Stammdaten
Anlagedatum
Es wird automatisch das aktuelle Datum verwendet
Ablagedatum
Registerkarte Verrechnung
Stundensatztabelle
9.3.5 Änderung, Ablage und Löschung von Aktvorlagen
Aktvorlagen können jederzeit problemlos an die aktuellen internen Richtlinien angepasst werden. Diese Änderungen wirken sich jedoch nur auf die Vorschläge für neue Akten aus und haben keine Auswirkungen auf bereits erstellte Akten.
Darüber hinaus können Aktvorlagen einfach abgelegt werden, um sicherzustellen, dass sie beispielsweise nicht in Auswertungen lebender Akten erscheinen, da das Ablagedatum nicht übernommen wird.
Das Löschen von nicht mehr benötigten Aktvorlagen ist ebenfalls unproblematisch, da dies keine Auswirkungen auf die bereits generierten Akten hat.