9.3 Programmoberfläche

Inhaltsverzeichnis

9.3.1 Anlage von Aktvorlagen

Der Unterschied zwischen Aktvorlagen für Kanzleien und für Rechtsabteilungen liegt in den spezifischen Informationen, die aus der Vorlage übernommen werden. Die Erstellung der Aktvorlagen erfolgt jedoch in beiden Fällen auf die gleiche Weise.

• Aktvorlagen werden wie gewöhnliche Akten in der geöffneten Aktenverwaltung über den Menüpunkt „Akt / Neu …“ angelegt.

• Anschließend wird der Aktenstamm mit den gewünschten Daten ausgefüllt. Beim Speichern muss eine Aktenkurzbezeichnung gewählt werden, die mit „AKTVORLAGE/*“ beginnt.

9.3.2 Neuer Akt aus Aktvorlage

Um angelegte Aktvorlagen zu verwenden, steht in der geöffneten Aktenverwaltung ein eigener Menüpunkt zur Verfügung: „Akt / Neu aus Aktvorlage“.

Open

Daraufhin öffnet sich der ADVOKAT Suchassistent, der automatisch nach allen Aktvorlagen filtert (nach Akten, deren Bezeichnung mit „AKTVORLAGE/“ beginnen).

Die gewünschte Aktvorlage kann ausgewählt und durch einen Doppelklick oder Bestätigen mit „OK“ übernommen werden. Anschließend öffnet sich ein neuer, bereits vorbefüllter Aktenstamm zur weiteren Bearbeitung.
Dabei können die vorbefüllten Felder bei Bedarf angepasst werden. Welche Daten übernommen werden, hängt davon ab, ob es sich um eine Vorlage für Kanzleien oder Rechtsabteilungen handelt.

Hinweis: Aktinhalte sowie Ordnerstrukturen der Aktvorlage werden nicht in den daraus generierten Akt übernommen. Nur Daten des Aktenstamms werden zur weiteren Bearbeitung vorgeschlagen.

9.3.3 Aktvorlagen für Kanzleien

Bei Aktvorlagen für Kanzleien werden beim Übernehmen der Informationen des Aktenstamms der Aktvorlage vor allem beteiligte Personen, Zuständigkeiten und die damit verbundenen Informationen sowie auch Stundensätze nicht aus der Aktvorlage übernommen. Im konkreten werden folgende Felder des Aktenstamms nicht übernommen:

• Registerkarte Stammdaten

  • Klient

  • Gegner

  • Anlagedatum

    • Es wird automatisch das aktuelle Datum verwendet

  • Ablagedatum

  • RA

  • SB

  • Gericht/Behörde

• Registerkarte Beteiligte

  • Sämtliche Einträge von Aktbeteiligten der Tabelle

• Registerkarte Verrechnung

  • Rechnungsempfänger (Beteiligte)

  • Stundensatztabelle

9.3.4 Aktvorlagen für Rechtsabteilungen

Bei Aktvorlagen für Rechtsabteilungen werden aufgrund von oft firmeninterne Klienten in begrenzterer Anzahl auch Informationen des Aktenstamms der Aktvorlage zu Personen und Zuständigkeiten übernommen. Im konkreten werden folgende Felder des Aktenstamms nicht übernommen:

• Registerkarte Stammdaten

  • Anlagedatum

    • Es wird automatisch das aktuelle Datum verwendet

  • Ablagedatum

• Registerkarte Verrechnung

  • Stundensatztabelle

9.3.5 Änderung, Ablage und Löschung von Aktvorlagen

Aktvorlagen können jederzeit problemlos an die aktuellen internen Richtlinien angepasst werden. Diese Änderungen wirken sich jedoch nur auf die Vorschläge für neue Akten aus und haben keine Auswirkungen auf bereits erstellte Akten.
Darüber hinaus können Aktvorlagen einfach abgelegt werden, um sicherzustellen, dass sie beispielsweise nicht in Auswertungen lebender Akten erscheinen, da das Ablagedatum nicht übernommen wird.
Das Löschen von nicht mehr benötigten Aktvorlagen ist ebenfalls unproblematisch, da dies keine Auswirkungen auf die bereits generierten Akten hat.