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Viele Funktionen zur Erzeugung und Verwaltung von Dokumenten und E-Mails sind in der Aktenverwaltung enthalten. Darüber hinaus gibt es einen eigens zu lizenzierenden Programmteil Dokumentverwaltung mit erweiterten Funktionen (im Folgenden mit *** gekennzeichnet).
Dokumente verwalten
Das Ziel ist, alle Dokumente zentral beim elektronischen Akt abzulegen. Das geschieht in ADVOKAT so:
- Mit der Funktion Dokument erstellen wird aus dem Akt heraus ein Formular, zB die Word-Vorlage "Brief", mit Daten wie Name, Adresse, Betreff, usw. ausgefüllt. Das Word-Dokument wird automatisch abgespeichert und der Dokumentname vergeben. Man erspart sich damit das händische Abspeichern und das lästige Suchen nach dem passenden Ordner.
- Die Formulare sind Word-Vorlagen (im RTF- oder DOCX-Format); sie können an das Kanzleilayout angepasst werden.
- Wenn zusätzlich eine Leistung erfasst wird, dann wird das Schreiben automatisch mit der Leistung verbunden. In der Leistung wird ein Verweis auf das Dokument (die Datei) abgespeichert. Damit kann das Dokument jederzeit aus dem Akt heraus aufgerufen werden.
- Nicht nur "manuelle" Briefe werden zu einer Leistung gespeichert. Dies geschieht auch bei Formularen der Forderungsbetreibung und bei Honorarnoten.
- Dies gilt nicht nur für Word-Dokumente, sondern ist für alle im PC vorhandenen Dokumente und Dateien möglich. Es kann sich um ausgehende und empfangene E-Mails, Excel-, PDF-, Bitmap-Dateien, eingescannte Post, Diktatdateien, ERV Rückverkehr, etc. handeln.
- Alle zu einem Akt erstellten Dokumente können mit einem Befehl geöffnet und durchgeblättert werden. Damit ist eine schnelle Information über die Aktengeschichte vom Bildschirm aus möglich.
- Es gibt ein Vorschaufenster
Folgende Funktionen stehen mit dem eigens zu lizenzierenden Programmteil Dokumentverwaltung *** zur Verfügung:
- Dateien können nicht nur mit einer Leistung verbunden werden, sondern mit einem eigenen Datensatz Dokument. Dort ist zusätzlich zu einem Erstellungsdatum, Erledigungsdatum, Sachbearbeiter und Betreff auch ein Verweis auf den Speicherort der Datei auf der Festplatte enthalten. Der Datensatz Dokument repräsentiert das Dokument im Akt.
- Das Verbinden mit dem Akt geschieht am bequemsten, indem Sie die Datei mit der Maus (Drag&Drop) in den Akt ziehen. Dabei wird automatisch ein Datensatz Dokument angelegt. Dies ist die aktbezogene Sicht auf die Dokumente.
- Zusätzlich zur aktbezogenen Sicht scheinen die Dokumente auch in einer Dokumentliste auf. Dies ist die chronologische Sicht auf alle Dokumente. Dokumente können von einem Benutzer an einen anderen Benutzer weitergeleitet und schlussendlich erledigt werden. Damit kann ein Workflowabgebildet werden.
- Eine Filterfunktion ermöglicht es, die Dokumentliste zu selektieren.
- Es gibt eine Funktion E-Mail erstellen: Nach Auswahl der Empfängeradresse wird ein E-Mail vorbereitet. Nach dem Versenden wird das E-Mail automatisch im Akt abgelegt. Es kann auch manuell mit der Maus in das Fenster Aktenverwaltung gezogen werden. ADVOKAT bildet einen Datensatz Dokument mit einem Verweis auf das E-Mail.
- Es gibt eine Funktion Als E-Mail versenden: Eine Leistung oder ein Dokument kann direkt aus dem Akt versendet werden.
- Sie können ein empfangenes E-Mail mit der Maus in das Fenster Aktenverwaltung ziehen.
Für die Einbindung des Mailverkehrs wird Outlook empfohlen, weil dieses Programm von ADVOKAT aus ferngesteuert werden kann. Andere Mailprogrammen können nicht so gut integriert werden.
Für eine genaue Beschreibung lesen Sie Verbindung ADVOKAT - Outlook (Outlook Integration).