5.1.2 Verbindung ADVOKAT - Outlook (Outlook Integration)

Die Verbindung ADVOKAT - Outlook (Office Integration) wird mit einem Outlook-AddIn hergestellt.

Die Installation des AddIn erfolgt in ADVOKAT mit dem Menüpunkt System / Einstellungen, Reiter Dokumente, Schaltfläche Weitere Einstellungen, Reiter Outlook und dort mit der Option ADVOKAT Outlook Integration aktivieren. Die Einstellung wirkt nur für den aktuellen Arbeitsplatz. ADVOKAT muss auf diesem Arbeitsplatz installiert und lizenziert sein. Siehe Einstellungen - Dokumente - Weitere Einstellungen - Einstellungen - Outlook.

Wenn das AddIn installiert und aktiviert ist, gibt es im Outlook Programm-Fenster das Ribbon "ADVOKAT".

Hinweis: Ab Microsoft Office 2021 sieht das das Ribbon standardmäßig etwas anders (1-zeilig) aus. Siehe dazu ADVOKAT Technisches Handbuch - Klassisches Menüband verwenden.

Abb. 129: Outlook Programm-Fenster mit Ribbon "ADVOKAT"

Hinweis: Zusätzlich gibt es den Menüpunkt Add-Ins und dort ein Icon "ADVOKAT Info". Dieses AddIn ist zuständig für die die Funktionen iZm E-Mail erstellen in der Aktenverwaltung. Längerfristig werde die beiden Funktionen zusammengelegt.

Ebenso gibt es im Outlook E-Mail-Fenster (das empfangene oder gesendete E-Mail muss geöffnet sein) das Ribbon "ADVOKAT".

Abb. 130: Outlook E-Mail-Fenster mit Ribbon "ADVOKAT"

Das Ribbon im Outlook Programm-Fenster und im Outlook E-Mail-Fenster funktioniert gleich.

Allerdings kann man im Outlook Programm-Fenster mehrere Mails markieren und eine Stapelübernahme machen. Siehe dazu Stapelübernahme mehrerer E-Mails weiter unten in diesem Kapitel.

Die Felder Leistungsblock sind vor der Übernahme nach ADVOKAT leer.

Technischer Hinweis:
Es kann geschehen, dass das ADVOKAT Outlook-Addin von Outlook deaktiviert wird. Es kann manuell aktiviert werden. Wählen Sie dazu in Outlook den Menüpunkt Datei / Optionen / Addins und dann im Feld Verwalten den Eintrag "Deaktivierte Elemente" und Gehe zu. Im folgenden Fenster sind alle deaktivierten Addins aufgeführt. Mit "Aktivieren" können Sie das "Advokat.OutlookAddin" wieder aktivieren.

Hinweis bei Verwendung mehrerer ADVOKAT Datenbestände
Das Outlook-Addins funktioniert nur mit einem Datenbestand. Beim Starten von Outlook wird der aktuell in ADVOKAT verwendete Datenbestand gemerkt. Dorthin werden Dokumente und Leistungen gespeichert. Der gewählte Datenbestand kann in Outlook nicht ausgewählt / geändert werden.

Icon Übernehmen nach ADVOKAT, Fenster "E-Mail übernehmen"
Das Icon Übernehmen nach ADVOKAT öffnet das Fenster E-Mail übernehmen.

Abb. 131: Fenster E-Mail übernehmen

Icon Akt
Das Icon Akt öffnet die Aktenverwaltung. (Das E-Mail muss bereits übernommen sein.)

Feld Akt
Aktenkurzbezeichnung.
Im Feld Akt muss ein gültiger Akt der ADVOKAT Aktenverwaltung eingegeben werden, dann werden die weiteren Felder aktiv. Enthält das E-Mail im Betreff eine gültige Akt-ID [ID:AKurz:ANr], wird der Akt automatisch vorgeschlagen.

Details zur Akt-ID im E-Mail-Betreff finden Sie unter: Einstellungen - Dokumente - Weitere Einstellungen - Einstellungen - Outlook > Bei neuen E-Mails im Betreff [Akurz + ANr] vorschlagen.

Icon Leistung
Das Icon Leistung öffnet den Akt und dort das Fenster Leistung. (Das E-Mail muss bereits übernommen sein.)

Feld Leistungskürzel
Kürzel der Leistung (Leistungskürzel). Siehe Fenster Leistung.

In diesem Feld gibt es optional eine reduzierte Quickliste. Damit kann definiert werden, dass standardmäßig nur bestimmte Leistungen angezeigt werden.

Die Definition erfolgt in Programme / Tabellen warten > Tabelle Leistungen/Betreibungen > Allgemein. Dort gibt es bei Quickliste die zusätzliche Option "Outlook".

Ohne "Quickliste-Outlook" (es ist keine Leistung als "Quickliste-Outlook" definiert)
Icon beim Feld Leistung anklicken -> alle Leistungen
Taste Alt+Pfeil-ab -> wie oben
Taste Strg+Pfeil-ab -> alle Leistungen

Mit "Quickliste-Outlook"
Icon beim Feld Leistung anklicken -> nur Leistungen anzeigen, die in Tabellen warten als "Quickliste-Outlook" definiert wurden
Taste Alt+Pfeil-ab -> wie oben
Taste Strg+Pfeil-ab -> alle Leistungen

Feld Honorartext
Das Standardeinstellung ist, dass der Honorartext aus Tabellen warten > Leistungen/Betreibungen > Honorartext vorbelegt wird.

Beispiel: Honorartext bei Leistung 5SE ist "E-Mail kurz"

Mit zwei Einstellungen kann das Standardverhalten verändert werden. Dies erfolgt über sog. "Features". Diese können nur durch den ADVOKAT Support gesetzt oder entfernt werden.
1. Feature "MailToLeiFmt1" setzt den Honorartext lt. Tabellen warten und ergänzt dahinter den Dokument-Betreff
  - Beispiel: Honorartext ist "E-Mail kurz / Anfrage zu GZ 123"
2. Feature: "MailToLeiFmt2" setzt den Honorartext auf den Dokument-Betreff
  - Beispiel: Honorartext ist "Anfrage zu GZ 123"
Dabei ist es egal, ob es sich um ein empfangenes E-Mail oder ein gesendetes E-Mail handelt und ob das E-Mail vor dem Senden oder nach dem Senden nach ADVOKAT übernommen wird.
Wenn die Einstellung Honorartext Leistung <=> Betreff Dokument aktiv ist, dann wirken sich die Einstellungen Mail Adresse in den Betreff übernehmen / Uhrzeit in den Betreff übernehmen nicht nur auf den Betreff des Dokumentdatensatzes aus, sondern auch auf den Honorartext der Leistung.

Beispiele für Mail Adresse und Uhrzeit hinten:

Standardeinstellung: Honorartext ist "E-Mail kurz / office@advokat.at (09:25)"
Mit Feature "MailToLeiFmt1": Honorartext ist "E-Mail kurz / Anfrage zu GZ 123 / office@advokat.at (09:25)"
Mit Feature "MailToLeiFmt2": Honorartext ist "Anfrage zu GZ 123 / office@advokat.at (09:25)"

Diese Einstellungen wirken auf den Honorartext der Leistung und nicht auf den Betreff im Dokumentdatensatz. Dieser ist weiterhin von den Systemeinstellungen abhängig. Es bleibt unverändert bei folgender Ausnahme: Auch wenn die Einstellung Honorartext <=> Betreff Dokument aktiv ist, wird der in Outlook vergebene Honorartext NICHT in den Betreff des Dokumentdatensatzes übernommen.

Feld Sachbearbeiter, Zeit
Kürzel des Sachbearbeiters und Zeitdauer.

Feld Honorartext
Honorartext der Leistung.

Icon E-Mail und Anlagen übernehmen
Das Icon E-Mail und Anlagen übernehmen öffnet den Akt und dort den Dokumentdatensatz mit dem verbundenen E-Mail.

Icon ! (E-Mail-Duplikate Prüfung)
Eine zweite Übernahme desselben E-Mails (derselben Anlagen) verhindert ADVOKAT.
Eine zweite Übernahme einer E-Mail-Kopie (CC an anderen Sachbearbeiter) kann nicht verhindert werden, weil es sich um zwei unabhängige E-Mails handelt; Outlook erkennt keinen Zusammenhang. ADVOKAT legt die Dateien der CC-E-Mail folglich als Duplikat im Akt an (Dateiname-1).

Aber ADVOKAT prüft, ob es möglicherweise bereits ein gleichartiges E-Mail im Akt gibt.

Nach dem Öffnen des Fensters E-Mail übernehmen in Outlook und Eingeben der Aktenkurzbezeichnung prüft ADVOKAT, ob es im Akt (Stammverzeichnis und Unterverzeichnisse) bereits Dateien mit diesem Namen gibt.
Geprüft wird der Betreff des Dokumentdatensatzes und Datum+Uhrzeit des E-Mails. Wenn diese Daten übereinstimmen, gibt es eine Duplikatwarnung. Bei der Uhrzeit gibt es einen Toleranzwert von +/- 30 Sekunden.
Es wird die exakte Übereinstimmung geprüft (außer Groß-Kleinschreibung). Folge der exakten Prüfung ist, dass ein E-Mail mit dem Betreff "Re:" oder "Aw:" nicht als Duplikat erkannt wird.
Vor der Prüfung werden die von ADVOKAT automatisch ergänzten Daten entfernt. Es handelt sich um "Adresse in den Betreff übernehmen" und "Uhrzeit in den Betreff übernehmen" (Optionen in Einstellungen > Dokumente > Weitere Einstellungen > Weitere).

Wenn ein Duplikat erkannt wurde, dann erscheint vor der Checkbox eine Rufzeichen "!".
Man kann mit der Maus auf dieses Rufzeichen zeigen, dann erscheint ein Tooltip:
Datei bereits im Akt vorhanden. Mit Klick Akt öffnen.

Wenn Sie auf das Rufezeichen klicken, öffnet sich der Akt und der entsprechende Dokumentdatensatz (bzw. die Leistung) ist ausgewählt.

Der Duplikatecheck in der Outlook-Integration ist standardmäßig aktiviert und kann im Fenster Einstellungen - Dokumente - Weitere Einstellungen - Einstellungen - Outlook deaktiviert werden.

Icon Anlage
Das Icon "E-Mail" öffnet den Akt und den Dokumentdatensatz für das E-Mail.
Das Icon "Anlage" öffnet den Akt und den Dokumentdatensatz für das die getrennt gespeicherte Anlage. (Das E-Mail muss bereits übernommen sein.)

Checkbox E-Mail
Die erste Checkbox (E-Mail) übernimmt das E-Mail in den Akt; es wird mit einem Dokumentdatensatz zur Leistung verbunden.
Wenn eine Leistung erfasst wird, dann ist die Checkbox (E-Mail) zwangsweise aktiv.
Im Fall der Verwendung von Ordner in der Aktenverwaltung werden Leistung und Dokumentdatensatz im selben Ordner abgelegt (initial synchron).
Wenn die Checkbox deaktiviert wird, wird das E-Mail nicht in den Akt übernommen.

Checkbox Anlage
Die weiteren Checkboxen (Anlagen) sind standardmäßig nicht aktiv.
Wenn die Checkbox aktiviert wird, wird die gewählte Anlage als getrennter Dokumentdatensatz (außerhalb des E-Mails) in den Akt übernommen. Die Anlage wird nicht aus dem E-Mail entfernt.

Felder Betreff
Für das E-Mail und für jede Anlage kann ein Betreff für den Dokumentdatensatz vergeben werden.

Feld Ordner
Im Feld Ordner kann man eine Liste öffnen und einen bestehenden Ordner auswählen oder einen neuen Ordnernamen eingeben. Es erfolgt eine Rückfrage:
Ordner 'Neuer Ordner" neu anlegen? Ja/Nein
Für die erste Anlage (E-Mail) wird der Ordner "E-Mail" vorgeschlagen (bei strukturierter Ablage, siehe dazu Einstellungen Dokumentverwaltung, Punkt 4 und 4a).
Für die weiteren Anlagen wird automatisch der darüberstehende Ordner vorgeschlagen.

OK
OK speichert die Leistung, das E-Mail und alle gecheckten Anlagen als Dokumentdatensätze im Akt. Es kann mehrere Sekunden dauern, bis ein E-Mail mit großen Anlagen nach ADVOKAT übernommen ist, speziell bei Sharepoint.

Hinweis: Wenn in ADVOKAT der Akt bereits geöffnet ist, muss man ev. die Ansicht manuell aktualisieren (F8), damit die Änderungen sichtbar sind.

Erweitert
Mit diesem Button kann man das Standard-Leistungsfenster öffnen, um weitere Daten einzugeben:

Das Leistungsfenster wird geöffnet (wenn ADVOKAT noch nicht gestartet ist, geschieht das, und der Akt wird in einem neuen Reiter geöffnet)
Die bereits eingegebenen Daten sind übernommen.
Das kleine Leistungsfenster wird im Hintergrund geschlossen.
Die Eingaben im Leistungsfenster werden ergänzt und gespeichert. Die erfasste Leistung ist in ADVOKAT sichtbar. (Wenn nicht gespeichert wird, dann entsteht gar keine Leistung.)
Bei Wechsel nach Outlook sieht man dort das Ergebnis.

Stapelübernahme mehrerer E-Mails
Wenn im Outlook Programm-Fenster mehrere Mails markiert sind (speziell in Konversationen) kann man eine Stapelübernahme aller markierten E-Mail machen.

Im Fenster E-Mail übernehmen werden einige Eingaben beim ersten E-Mail gemacht, und zwar:

Akt
Leistungskurzbezichnung, SB, Zeit
(zusammen mit dem Button "Erweitert" könnten es alle Felder im Leistungsfenster sein)
Betreff
Anlage E-Mail -> E-Mail Betreff, Ordner
Anlagen aus dem E-Mail übernehmen Ja/Nein, Betreff, Dateiname, Ordner

Wenn mehrere E-Mails markiert sind, wird im Fenster E-Mail übernehmen die Schaltfläche OK zB in folgender Form angezeigt: OK (1/3).

Die E-Mails werden strikt in der Reihenfolge abgearbeitet, in der sie markiert wurden. OK (1/x) übernimmt das erste E-Mail wie gewohnt und öffnet das Fenster wiederholt für jedes markierte E-Mail. Wenn man mit OK zum nächsten E-Mail weitergeht, kann man nicht zum vorherigen E-Mail zurückkehren.

Abbrechen bricht die Stapelübernahme ab. Was gespeichert ist, ist gespeichert; was noch nicht verarbeitet ist, bleibt unverarbeitet. Man kann den Vorgang daher in der Mitte abbrechen.

Wenn ein E-Mail dabei ist, welches bereits mit einem Akt verbunden ist, wird es übergangen. Es wird kein zweites Mal übernommen. Dies gilt auch, wenn es mit einem anderen Akt oder mit einem anderen ADVOKAT-Bestand verbunden ist.

Aus dem Fenster E-Mail übernehmen wird für das nächste E-Mail vorgeschlagen:

Akt
Leistung, SB, Zeit
(Wenn keine Leistung erfasst werden soll, sind die Felder zu löschen. Hinweis: Allfällige Eingaben im erweiterten Leistungsfenster werden nicht gemerkt.)
Honorartext gemäß dem aktuell zu verarbeitenden E-Mail
E-Mail-Betreff gemäß dem aktuell zu verarbeitenden E-Mail
Der Aktenordner (für das E-Mail) wie bei der vorherigen Übernahme
Bei den Anlagen muss die Übernahme-Checkbox im Einzelfall aktiviert werden.

Wenn man nicht mit OK abschließt (und damit zum nächsten E-Mail weitergeht), sondern mit dem Button Erweitert das Leistungsfenster öffnet und dort speichert, dann landet man in ADVOKAT.

Ribbon nach der Übernahme
Nach der Übernahme der Leistung und des E-Mails wird im Ribbon die erfasste Leistung angezeigt:

Abb. 132: Fenster Outlook: Leistungsblock zeigt: Leistung, E-Mail und Anlagen in ADVOKAT gespeichert

Die Verbindung zu ADVOKAT erfolgt über den Dokumentdatensatz E-Mail. Daraus wird die erfasste Leistung ermittelt. Wenn man in ADVOKAT den Dokumentdatensatz E-Mail löscht, geht die Verbindung zu ADVOKAT verloren. Es wird keine Leistung mehr angezeigt.

Der "Dialog Launcher" bei Leistung, öffnet den Akt und die erfasste Leistung.

Der Button Übernehmen nach ADVOKAT öffnet nochmals das Fenster E-Mail übernehmen. mit den gespeicherten Daten. Jetzt bietet das Fenster folgende Möglichkeiten:

Icon Akt öffnet Akt und positioniert auf die Leistung
Icon Leistung öffnet das Leistungsfenster
Icon Anlagen öffnet den Dokumentdatensatz
Man kann fehlende Daten nachtragen, aber bereits gespeicherte Daten idR nicht mehr ändern:
1. der Akt kann nicht mehr geändert werden; das muss in der Aktenverwaltung geschehen
2. die Leistung kann nicht mehr verändert werden; das muss im Fenster Leistung geschehen
3. das E-Mail und die Anlage können nicht ein zweites Mal übernommen werden, auch nicht in einen anderen Akt
4. aber: der Betreff-Text und der Ordner können nachträglich geändert werden

Die Felder im Leistungsblock sind nach der Übernahme nach ADVOKAT gefüllt.

Kategorie Advokat
Die grüne Kategorie "Advokat" zeigt, dass das Dokument in ADVOKAT gespeichert ist.

Abb. 133: Kategorie "ADVOKAT" im Outlook E-Mail

Die Einstellung "Kategorie ADVOKAT in E-Mails anzeigen" im Fenster Einstellungen - Dokumente - Weitere Einstellungen - Einstellungen - Outlook steuert, ob diese Kategorie gesetzt wird.

Icon Adressen
Öffnet das Fenster E-Mail-Adressen bearbeiten (siehe E-Mail erstellen ***).

Icon Anlagen anfügen
Öffnet das Fenster Anlagen bearbeiten.

Abb. 134: Fenster "Anlagen bearbeiten"

Sie können den Dateinamen einer Anlage ändern (Klick auf Dateiname).

Wenn Sie ein Word-Dokument hinzufügen, dann gibt es die beiden Optionen PDF und Word. PDF wandelt ein Word-Dokument in eine PDF-Datei um. Es sind auch beide Optionen gleichzeitig möglich.
Hinweis: Für die PDF-Unterstützung ist die Lizenzierung von pdfFactory notwendig.

Hinzufügen öffnet den ADVOKAT Explorer. Wenn eine Anlage aus ADVOKAT hinzugefügt wird, wird der Anlagenname aus dem Betreff des Dokumentdatensatzes übernommen und nicht der Dateiname.