4.2.9 ADVOKAT Explorer

Der ADVOKAT Explorer wird über den Menüpunkt Dokument / ADVOKAT Explorer (Strg+F9) aufgerufen.

Weitere Verwendungen:

Der ADVOKAT Explorer wird im ERV verwendet, um Anlagen aus dem Akt zu einem ERV-Schriftsatz hinzuzufügen. Siehe Anlagen bei ERV-Schriftsätzen, Schaltfläche Hinzufügen.
Im Programmteil Verbindung ADVOKAT - Outlook (Outlook Integration) zum Hinzufügen von Anlagen zu einem E-Mail.

Der ADVOKAT Explorer zeigt alle Dokumente an, die:

in einem ADVOKAT Akt als Dokumentdatensatz hinzugefügt sind und
alle Dateien, für die es zwar keinen Dokumentdatensatz gibt, die aber physisch im Aktenordner liegen.

Abb. 93: Fenster "ADVOKAT Explorer"

Fensteraufbau
Im Eingabefeld Akt kann man einen Aktenkurzbezeichnung eingeben oder den Suchassistent öffnen.
Auf der linken Seite wird die Liste der Ordner und Unterordner in diesem Akt und auf der rechten Seite die Datei-/Dokumentliste angezeigt.

Ordner "Gesamt":
Es gibt den Ordner "Gesamt". Hier werden alle Dokumente aus diesem Akt angezeigt, egal in welchem Ordner sie sich befinden. "Gesamt" ist ein virtueller Ordner, den es auf der Festplatte nicht gibt.

Aktenordner und Unterordner:
Der Aktenordner und alle Unterordner befinden sich auch als Verzeichnisse auf der Festplatte. Wo genau, können in der Statuszeile sehen ("Dateipfad"). Oder Sie öffnen das Icon "Dateiauswahl". Damit verzweigt der ADVOKAT Explorer direkt in den Windows Explorer zur markierten Datei.

Ordner "Verlinkt":
Auch der Ordner "Verlinkt" ist ein virtueller Ordner, den es auf der Festplatte nicht gibt. Hier zeigt der ADVOKAT Explorer alle Dokumente an, die zwar mit dem Akt verbunden sind, dh es gibt Dokumentdatensätze für diese Dateien im Akt, aber die Dateien befinden sich physisch nicht im Aktenordner oder einem Unterordner, sondern irgendwo auf der Festplatte.

Spalten der Dokumentliste
Standardmäßig werden nur die Spalten Dokument-Icon, Datum, Betreff, Dateiname angezeigt, es können aber weitere Spalten hinzugefügt werden (mit rechter Maustaste auf Spaltenüberschrift klicken).

Statuszeile
In der Statuszeile werden weitere Informationen zur gerade markierten Datei angezeigt.

Icons

Datei öffnen (F3)
Die markierten Dateien werden geöffnet.

Umbenennen
Es öffnet sich ein Dialog zur Vergabe eines neuen Dateinamens. Wenn mehrere Dateien markiert sind, dann erscheint der Dialog mehrfach.

Explorer (Dateiauswahl F9)
Es öffnet sich der Windows Explorer und positioniert auf die (zuletzt) markierte Datei.

Ändern
Es öffnet sich das Fenster Dokument zur (zuletzt) markierten Datei.

Datei mit Akt verbinden (F5)
Wenn es für die Datei noch keinen Dokumentdatensatz gibt, dann wird ein Dokumentdatensatz im Akt angelegt. Die Spalte Betreff ist zuerst leer und wird mit dem Dateinamen gefüllt.
Wenn es bereits einen Dokumentdatensatz gibt, geschieht nichts.
Sie können auch mehrere Zeilen markieren und dann die Funktion Datei mit Akt verbinden aufrufen.

Zusammen mit der Funktion Filter - Nicht verbundene Dokumente ist es mit dieser Funktion möglich, alle nicht verbundenen Dateien schnell in den Akt zu übernehmen.

Hinweis

Ordner, die (nur) im Dateisystem angelegt worden sind, sind nicht sofort im ADVOKAT Akt sichtbar. Aber: Wenn man im Akt die Taste F8 (Filter / Ansicht aktualisieren) wählt, werden die Ordner in die ADVOKAT Datenbank eingelesen und werden angezeigt. Erst nachher sieht man im Akt auch die Ordner, die (nur) im Dateisystem angelegt worden sind.
Dokumente, die (nur) im Dateisystem angelegt worden sind, sind nicht in ADVOKAT sichtbar. Sie sind auch dann nicht sichtbar, wenn man im Akt die Taste F8 (Filter / Ansicht aktualisieren) wählt. Der Grund ist: Es fehlt der erforderliche Dokumentdatensatz.
Im ADVOKAT Explorer können mit dem Icon Filter / Nicht verbundene Dokumente bzw. Alle Dokumente auch Dateien angezeigt werden, die noch nicht mit dem Akt verbunden sind. Sie können mit dem Icon Datei mit Akt verbinden als Dokumentdatensatz angelegt werden.

Ordner neu einlesen
Das Einlesen der Dokumentdatensätze geht schnell.
Das Einlesen der nicht verbundenen Dateien, für die es keine Dokumentdatensätze gibt, kann je nach Größe des Ordners (vor allem bei Sharepoint) länger dauern. Dies gilt speziell, wenn man den Ordner Gesamt markiert hat, weil dann nicht nur ein Ordner, sondern auch alle Unterordner eingelesen werden müssen. Es erscheint die Meldung:
Nicht verbundene Dokumente werden eingelesen.

Man kann das Einlesen abbrechen. Man kann das Einlesen auch für einen speziellen Unterordner erzwingen. Dazu markiert man zuerst den Unterordner und wählt Ordner neu einlesen.

Filter
Der Button Filter ermöglicht das Umschalten auf 3 Ansichten. Je nach Auswahl zeigt der Button ein anderes Icon und es werden andere Datensätze angezeigt:

Verbundene Dokumente - für diese Zeilen gibt es einen Dokumentdatensatz
Nicht verbundenen Dokumente - für diese Zeilen gibt es keinen Dokumentdatensatz
Alle Dokumente - beide

Funktionen
Der ADVOKAT Explorer bietet im Wesentlichen dieselben Funktionen wie die Dokumentansicht (siehe Besonderheiten der Ansicht "Dokumente - Ordner"):

Per Drag&Drop können Dateien aus dem Windows Explorer oder vom Desktop hineingezogen werden
Ein Doppelklick auf das Datei-Icon öffnet die Datei
Ein Doppelklick auf eine nicht verbundene Datei öffnet das Fenster Dokument und es kann ein Dokumentdatensatz angelegt werden
Im ERV: Ein Doppelklick auf Datensatz übernimmt die Datei, zB in einen ERV-Anhang
In der Office Integration: Ein Doppelklick auf Datensatz übernimmt die Datei als E-Mail-Anhang
Man kann im ADVOKAT Explorer keine Dateien löschen. Das ist Absicht.
Hinweis: Drag&Drop innerhalb des ADVOKAT Explorer funktioniert nicht.

Dateien und Ordner exportieren
Aufrufbar ist diese Funktion mit zwei Kontextmenüs:

In der Liste der Dateien mit dem Kontextmenü: "Datei(en) exportieren"
In der Liste der mit dem Kontextmenü: "Ordner exportieren"

Es öffnet sich daraufhin ein Windows Explorer mit einem Dialog zur Ordnerauswahl.

Exportiert wird wie folgt:

Wenn es einen Dokumentdatensatz gibt, dann wird der Betreff des Dokumentdatensatzes als Dateiname genommen.
Dies deshalb, weil einige Kanzleien numerische Dateinamen verwenden und bei dieser Exportfunktion sprechende Dateinamen herauskommen sollen. (Wenn jemand die Dateien so exportieren will, wie sie im Dateisystem vorliegen, dann kann das mit dem Windows Explorer erfolgen.)
Wenn es keinen Dokumentdatensatz gibt, dann handelt es sich um eine noch nicht mit Advokat verknüpfte Datei und es wird der Dateiname genommen.
Vorhandene Zieldateien werden grundsätzlich überschrieben. Gibt es aber doppelte Betreffe (Kollisionen beim Dateinamen), dann werden die Dateien umbenannt.
Anmerkung: Das Umbenennen führt zu einem Folgeproblem, wenn es mehrere Exporte mit unterschiedlichem Umfang gibt. Bei doppelten Betreffen (Kollisionen beim Dateinamen), könnte aus dem ersten Export "Test.pdf", "Test-1.pdf", "Test-2.pdf" entstanden sein. Beim zweiten Export kann es geschehen, dass die Datei "Test-1.pdf" eine andere Datei ist als beim ersten Export, zB weil sich die Dokumentdatensätze in ADVOKAT geändert haben oder weil vor dem Exportieren andere Dateien markiert wurden.
Werden Dateien exportiert, dann kommen alle markierten Dateien direkt in den Zielordner.
Dies gilt insbesondere auch dann, wenn man diese Dateien im Ordner "Gesamt" oder "Verlinkt" exportiert und diese eigentlich in unterschiedlichen Zielordner stehen würden.
Werden Ordner exportiert, dann wird dieser Ordner im Zielordner angelegt und darunter alle Ordner (auch leere) und die Dokumente in der Ordnerstruktur.
Die Ordner "Gesamt" und "Verlinkt" kann man nicht exportieren, nur die die Dateien darin.