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Am Ende der Übernahme bleiben nur solche Dokumente übrig, die in Microsoft SharePoint nicht zugelassen sind.
Dokumente, die zu nicht mehr vorhandenen Akten zugeordnet sind, werden in SharePoint in den Ordner des jeweiligen Sachbearbeiter verschoben.
In Advokat können Dokumente in unterschiedlichen Aktverzeichnissen (Ordnerstrukturen) abgelegt werden.
Die Möglichkeiten sind im Kapitel Einstellungen Dokumentablage unter dem Punkt "Aktverzeichnis" dokumentiert.
Die Option "5 - Ein Ordner pro Jahr\Monat (\01-12)" wird bei der Verwendung von Microsoft SharePoint nicht unterstützt.
Wurde diese Variante bisher verwendet, erfolgt eine automatische Konvertierung in die auszuwählende neue Struktur.
Dateiname
In ADVOKAT können Dokumente unterschiedlich automatisch benannt werden:
1. Dokumentname aus Betreff ableiten und strukturiert ablegen
2. Dokumentname aus Betreff ableiten, nicht strukturieren
3. Dokumentname pro Ordner fortlaufend numerischBei dieser Option wurden Dateinamen meist fortlaufend numerisch gebildet. Bei der Konvertierung können die Dateien umbenannt werden und die Dateinamen aus dem Betreff abgeleitet werden.
Es ist aber auch möglich,
Die Möglichkeiten sind im Kapitel Einstellungen Dokumentablage unter dem Punkt "Dateiname" dokumentiert.
Wurde bisher beim Aktverzeichnis die Option "5 - Ein Ordner pro Jahr\Monat (\01-12)" genutzt, dann wurde wahrscheinlich als Dateiname die Option "0 - Pro Ordner fortlaufend numerisch" verwendet.
Es ist möglich diese Einstellung für Dateinamen weiterhin zu verwenden und den numerischen Dateinamen beizubehalten, wir raten von dieser Möglichkeit davon jedoch ab. Eine Beschreibung findet sich in der ADVOKAT Hilfe unter dem Stichwort "Speicherort für Dokumente".
Wenn bisher die Option "Ein Ordner pro Jahr und Monat" nicht verwendet wurde, bleibt die bestehende Ordnerstruktur erhalten.
Es wird empfohlen stattdessen die Option "2 - Aus Betreff (o.Ä.) ableiten" zu verwenden. Bei der Konvertierung können die Dateien umbenannt werden und die Dateinamen aus dem Betreff abgeleitet werden.
Sonstiges
Die Dokumentansicht der Aktenverwaltung stellt alle Ordner und Dokumente zu einem Akt dar. Dokumente zu einem Akt, die noch nicht nach SharePoint übernommen wurden, können im Verlinkt Ordner gefunden werden.
Erst nach der Übernahme werden sie wieder im ursprünglichen Ordner angezeigt.