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- Kontaktieren Sie einen Securityadministrator in Ihrem Unternehmen. Eine Liste der Securityadministratoren finden Sie in ADVOKAT per Menüpunkt "?" > "Info".
Im Infofenster im ersten Absatz werden die Administratoren in der Zeile (Administratoren: ....) aufgelistet.
Beachten Sie, dass der ADVOKAT Support nicht befugt ist die Einstellungen des Securitymodul auszuhebeln oder das Modul zu deaktivieren. - Der Securityadministrator navigiert in ADVOKAT zum Menüpunkt "Programme" > "Tabellen warten" > "Benutzer und Gruppen".
Bei allen inaktiven Sachbearbeitern (Benutzern) muss das Feld "Windows Benutzername" leer sein. Wie Sie einen inaktiven Benutzer erkennen, ist im Kapitel 11.3.1 ADVOKAT Security Vorbereitung ersichtlich.
Sie können alternativ auch nach in der Spalte "Windows Benutzername" nach den Domänenbenutzern laut Fehlermeldung suchen und diese beim relevanten Benutzer entfernen oder aktualisieren. - Starten Sie ADVOKAT auf dem Arbeitsplatz eines Securityadministrators und drücken Sie am Startbildschirm "STRG + SHIFT + Doppelklick linke Maustaste".
Wählen Sie im Menü die Option "Akten-Security berichtigen", es öffnet sich der Suchassistent. Geben Sie keine Suchkriterien ein sondern klicken Sie direkt auf "Suchen" und anschließend auf "OK".
ADVOKAT versucht die Berechtigungen in Microsoft SharePoint vollautomatisch zu korrigieren, hilft dies nicht ist mit Punkt 4 fortzufahren. - Verbinden Sie sich per Remotedesktop auf den Microsoft SharePoint-Server, als Windows Benutzerkonto muss der SharePoint Administrator gewählt werden.
Öffnen Sie den Internet Explorer und navigieren Sie zur Microsoft SharePoint Website. Wechseln Sie dort zur Dokumentbibliothek "AdvokatSharePointWinword".
Ist die URL der Microsoft SharePoint Website unbekannt, so finden Sie diese beim Bereich "Microsoft SharePoint Dokumentenmanagement" im Feld "Bibliothek" in ADVOKAT.
Navigieren Sie in ADVOKAT zum Menüpunkt "System" > "Einstellungen" > Reiter "Dokumente" > Schaltfläche "Weitere Einstellungen" > Reiter "Verzeichnisse" > Schaltfläche "Einstellungen für Dokumentablage bearbeiten".
- Klicken Sie auf den Menüpunkt "Library" (Bibliothek) und dann auf "Shared With" (Geteilt mit).
Im Fenster "Shared With" (Geteilt mit)" klicken Sie auf "Advanced" (Erweitert).
Sie befinden sich nun im Bereich "Permissions" (Berechtigungen). Stellen Sie hier sicher, dass folgende Einträge mit exakt diesen Permission Levels (Berechtigungsstufen) eingetragen sind.
Es kann darüber hinaus weitere Einträge geben, diese müssen nicht überprüft werden.Name (Eintrag) Type (Typ) Permission Levels (Berechtigungsstufen) Bemerkung (ACL-ID)Admin SharePoint Group Admin Die ACL-ID ist eine Zahlen-/Buchstabenkombination welche bei jedem ADVOKAT System unterschiedlich ist. Beispiel (siehe Screenshot):
d24680e9-f171-4f54-b2d9-3186973cc8f00000001-0000-0000-0000-000000000000(ACL-ID)Create SharePoint Group Create siehe oben (ACL-ID)Delete SharePoint Group Delete siehe oben (ACL-ID)Modify SharePoint Group Modify siehe oben (ACL-ID)View SharePoint Group View siehe oben DOMAIN\SharePoint Admin User Full Control Bei dem SharePoint Administrator handelt es sich um jenes Domänenkonto, welches in ADVOKAT im Bereich "Microsoft SharePoint Dokumentenmanagement" im Feld "Administrator" eingetragen ist.
Navigieren Sie in ADVOKAT zum Menüpunkt "System" > "Einstellungen" > Reiter "Dokumente" > Schaltfläche "Weitere Einstellungen" > Reiter "Verzeichnisse" > Schaltfläche "Einstellungen für Dokumentablage bearbeiten".DOMAIN\Domain Admins
(DOMÄNE\Domänen-Admins)Domain Group Full Control - DOMAIN\Domain Users
(DOMÄNE\Domänen-Benutzer)Domain Group Advokated Limited Access - Für ein Beispiel zur Tabelle klicken Sie hier.
- Führen Sie die folgenden Schritte nur durch, wenn Schritt 1 bis 6 das Problem nicht behoben haben. Beachten Sie, dass für die weiteren Schritte ein Wartungsfenster benötigt wird.
Sicherstellen, dass ADVOKAT und Microsoft Office Outlook auf allen Arbeitsplätzen geschlossen sind.
- ADVOKAT Frontend auf einer Arbeitsstation oder Terminalserver starten.
- Am Startbildschirm von ADVOKAT "STRG + SHIFT + Doppelklick linke Maustaste" drücken.
- Option "Advokat Programmstart sperren" aktivieren
- Im Fenster "Optional zusätzlicher Text für die Meldung" einen Informationstext eingeben, Beispiel: ADVOKAT Update von 12:00 bis 12:15 Uhr.
Auf allen anderen Maschinen kann ADVOKAT nun nicht mehr gestartet werden. Alle Benutzer, welche sich zu diesem Zeitpunkt noch im Programm befinden werden nach einer Wartefrist von 5 Minuten getrennt. - Verbinden Sie sich per Remotedesktop auf den Microsoft SharePoint-Server, als Windows Benutzerkonto muss der SharePoint Administrator gewählt werden.
Starten Sie das Tool "C:\Program Files (x86)\Advokat\Adv2SharePoint.exe". inklusive Parameter -Migratesecurity.
Erstellen Sie dazu eine Verknüpfung und ergänzen Sie das Feld "Ziel" in den Dateieigenschaften, Reiter "Verknüpfung". Der Programmstart kann bis zu 15 Minuten dauern, warten Sie also bitte ab.
Es erscheint das Fenster SharePoint Auswahl. Dort werden alle Microsoft SharePoint Sites aufgelistet, welche in der Domäne gefunden wurden.
In den meisten Fällen steht nur ein Eintrag zur Auswahl. Markieren Sie die relevante Site und klicken auf "Auswahl übernehmen".
Dieser Vorgang kann wie der Programmstart selbst bis zu 15 Minuten dauern, warten Sie also bitte ab.
Erscheint auch nach 15 Minuten kein Fenster, befolgen Sie alle Schritte laut Kapitel 4.10.7 Adv2SharePoint, Fenster erscheint nicht.
Es erscheint das Fenster Auswahl des Search Servers. Dort werden alle Suchdienstanwendung (Search Service Applications) aufgelistet, welche in Microsoft SharePoint gefunden wurden.
In den meisten Fällen steht nur ein Eintrag zur Auswahl. Markieren Sie diesen und klicken auf "Auswahl übernehmen".
Dieser Vorgang kann wie der Programmstart selbst bis zu 15 Minuten dauern, warten Sie also bitte ab.
Es erscheint das Fenster Advokat SharePoint Einstellungen. Behalten Sie die Voreinstellung "Migration eines Datenbestands nach SharePoint" und klicken Sie auf "OK".
Es erscheinen die Reiter "Einstellungen", "Benutzer" und "Erlaubte Dateitypen". Geben Sie im Reiter "Einstellungen" den Pfad zur Konfigurationsdatei "Advokat.ini" im ADVOKAT Backend unter "...\ADVOKAT\Daten" an.
Achten Sie darauf, den Pfad zur Datei wie aus Sicht eines Arbeitsplatzes anzugeben.
Wechseln Sie in den Reiter "Security", es muss der SharePoint Administrator angegeben werden.
Bei dem SharePoint Administrator handelt es sich um jenes Domänenkonto, welches in ADVOKAT im Bereich "Microsoft SharePoint Dokumentenmanagement" im Feld "Administrator" eingetragen ist.
Navigieren Sie in ADVOKAT zum Menüpunkt "System" > "Einstellungen" > Reiter "Dokumente" > Schaltfläche "Weitere Einstellungen" > Reiter "Verzeichnisse" > Schaltfläche "Einstellungen für Dokumentablage bearbeiten".
Ignorieren Sie den Reiter "Erlaubte Dateitypen" und klicken Sie auf "Einstellungen übernehmen und Dokumente nach SharePoint verschieben". Dadurch wird die Migration gestartet.
Der Reiter Status wird angezeigt, nachdem die Übernahme gestartet wurde. Der Fortschritt der Migration ist hier ersichtlich.
Nach circa 15 bis 30 Minuten erreicht das Migrationstool den Schritt "ADVOKAT Einstellungen speichern". Es erscheint folgende Abfrage:
Bestätigen Sie diese Abfrage mit "Ja". Öffnen Sie per Windows Explorer zum ADVOKAT Backend unter "...\ADVOKAT\Admin\Support\SharePoint\Adv2SharePoint" und starten das SharePoint Migrationstool "Advokat8.DMS.SharePoint.Manager.exe". - Markieren Sie die Dokumentbibliothek und wählen Option "Security korrigieren". Dieser Vorgang kann abhängig von der Anzahl von Benutzern, Akten und Aktengruppen zwischen 5 Minuten und 2 Stunden dauern.
Wiederholen Sie diesen Schritt falls mehrere Dokumentbibliotheken verwendet werden für jede Dokumentbibliothek.
- Sperre des Programmstarts aufheben, starten Sie ADVOKAT am gleichen Gerät wie bei Schritt 1, es erscheint folgende Meldung, welche Sie mit "Ja" bestätigen:
Soll die Sperre für die anderen Benutzer wieder aufgehoben werden?
Informieren Sie die Benutzer, dass diese wieder ADVOKAT nutzen können. Lassen Sie das Tool laufen. Beachten Sie die Hinweise laut KapitelHinweise, nach Abschluss erscheint folgende Abfrage:
Klicken Sie auf "Nein", dabei handelt es sich um die Konfiguration der Volltextsuche, welche bei Punkt 18 behandelt wird
Es erscheint die Meldung "Dokumentverwaltung wurde erfolgreich auf SharePoint umgestellt. Abschließend werden Sie gefragt, ob das Log angezeigt werden soll, wählen Sie dort als Antwort "Nein".
Führen Sie die Konfiguration für die Volltextsuche von Microsoft SharePoint wie im Kapitel 4.5.3.3 Volltextsuche konfigurieren und optional 4.5.3.4 Volltextsuche für externe Verzeichnisse konfigurieren durch.