Programmoberfläche

1.3.1. Mandantenaufnahmeformular

Sprache: Auf der Webseite des ADVOKAT Onboardings im oberen rechten Bereich kann zwischen diversen Sprachen gewählt werden, in welchen das Formular verwendet werden kann.

Im Formular wählt man zwischen Privatperson oder Firma. Je nach Auswahl passen sich die Folgefelder für die Eingabe an. Die Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet.

Die eingegeben Daten können mit Klick auf den Save-Button zwischengespeichert werden.

Mit dem Submit-Button wird die Anfrage verschickt.
Hinweis: Vor dem Versenden muss die Einverständniserklärung bestätigt werden (Checkbox).

Nach der Eingabe der Informationen in die Felder wird dem Klienten ein Dokument mit wichtigen Erstinformationen angezeigt, das auf die Kanzlei individuell angepasst werden kann.
Darunter gibt es einen Download Bereich für Dokumentation, welche der Klient direkt öffnen kann. Das wären beispielsweise eine Datenschutzerklärung und/oder die AGBs. Diese Dokumente können kanzleispezifisch hinterlegt werden.

1.3.2. Admin panel

Neben dem Mandantenaufnahmeformular gibt es auch einen Admin-Bereich (Admin panel). Hier werden Benutzer verwaltet und die Klienten zum Onboarding eingeladen. Weiters bieten wir hier eine Möglichkeit, die Freien Felder zur Person (AdditionalFields) für die Eingabe zu verwalten.

Nähere Informationen zum Admin panel findet man im technischen Handbuch:

• Benutzerliste: 18.4.2 Benutzer erstellen

• Benutzer erstellen: 18.4.2 Benutzer erstellen

• Einladung senden: 18.4.3 Einladung senden

• Einladungs-E-Mail: 18.3 Installation Schritt 3

1.3.2.1. Freie Felder Person/ Additional fields

Es können zusätzliche Felder (in ADVOKAT Freie Felder zur Person) wie folgt definiert werden:

• als Text (Type = TextBox)

• als Liste an Checkboxen (Mehrfachauswahl, Type = CheckBoxList) oder

• als Auswahlfeld (Einfachauswahl, Type = ComboBox). 

Ein neues Freies Feld anlegen:

• Klick auf das Plus-Symbol rechts oben

• Spalte Sort = Sortierung, eine Zahl eingeben, an welcher Stelle das Freie Feld stehen soll, beginnend mit 1

• Spalte Type = auswählen aus:

  • "Textbox" = Eingabe eines Textes möglich

  • "CheckBoxList" = mehrere Optionen als Multiselect über Checkboxen auswählbar

  • "ComboBox" = eine Option über eine Drop-down Liste auswählbar

• Spalte Name = der Name des Freien Feldes zur Person in ADVOKAT, in das die Information gespeichert wird. Es können unterschiedliche Ebenen angegeben werden, in dem diese im Namen mit “/” getrennt werden. Zum Beispiel “Ebene1/Ebene2/Freies Feld1”

• Spalte Label = Feldbezeichnung des Freien Feldes im Formular

• Spalte Options = wenn der Type "CheckBoxList" oder “Combobox” gewählt wurde, so sind die Auswahloptionen mit Strichpunkt getrennt anzugeben, z.B. "Option1;Option2".

• Mit Save kann der Eintrag gespeichert werden.

• Mit Edit kann ein bestehender Eintrag bearbeitet werden.

• Mit Delete wird ein bestehender Eintrag gelöscht.

Freie Felder werden im Mandantenaufnahmeformular im ADVOKAT Onboarding wie folgt angezeigt:

Beispiel Freie Felder, wie sie im ADVOKAT Personenstamm/ Freie Felder nach einem Import aus Onboarding aussehen:

1.4. Mögliche Workflows für Mandantenaufnahme in der Kanzlei

1. Verwendung des ADVOKAT Onboarding Moduls über ein beliebiges Gerät mit Klienten-Login:

   1. Der (neue) Klient wird im Onboarding entweder als User mit Passwort angelegt oder per E-Mail eingeladen - siehe 18.4.3 Einladung senden bzw. 18.4.2 Benutzer erstellen.

   2. Der Klient loggt sich mit seinen Zugangsdaten im Onboarding ein.

2. Verwendung vom Onboarding Modul auf einem Tablet in der Kanzlei vor Ort:

   1. Ein Kanzlei-User wird verwendet um sich am Tablet anzumelden.

3. Der Klient füllt das Mandantenaufnahme Formular im Onboarding aus.

   1. Es können optional Dokumente angefügt werden.

   2. Die Eingabe kann zwischengespeichert werden mit Save .

4. Der Klient schickt das Formular mit Submit ab .

5. Danach wird automatisch eine generierte E-Mail an die in der Installation definierte E-Mailadresse der Kanzlei versendet.

   

6. Die E-Mail besteht aus einem informativen E-Mailtext, einer Datei mit der Dateiendung *.advokat und ggf. den übermittelten Anlagen.

7. Die Datei mit der Dateiendung *.advokat ist mit einem Doppelklick zu öffnen.

8. Es öffnet sich der ADVOKAT Grundbuch-Firmenbuchassistent für die Übernahme der Personen- und/oder der Aktdaten
   (nähere Informationen zum Grundbuch-Firmenbuchassistent siehe hier 17.12 Grundbuch-Firmenbuch-Assistent).

   

Dublettenprüfung: Sollte die Person bereits in ADVOKAT existieren, wird diese in der Maske angezeigt und kann aktualisiert werden.

Es muss nicht zwingend ein neuer Akt angelegt werden, die Person und ggf. die Anlagen können in einen existierenden Akt übernommen werden.

9. Die Person wird im ADVOKAT Personenstamm angelegt:

   

10. Angehängte Dokumente werden automatisch in den Freien Feldern zur Person sowie bei Aktanlage im Akt gespeichert:

    

    1. Die Freien Felder zur Person werden gemäß der Definition im Admin Panel angelegt, siehe 2.4.2.4 Freie Felder Person/ Additional fields

11. Wenn bereits eine Person mit dem gleichen Namen existiert, so erkennt dies ADVOKAT (Dublettenprüfung). Die Person muss nicht ein zweites Mal angelegt werden, sondern kann aktualisiert werden (Spalte ADVOKAT im Grundbuch-Firmenbuchassistenten ist mit einem Personenkürzel befüllt).
    

    

12. Wird auch ein Akt angelegt, so wird die angelegte Person automatisch mit der Rolle Klient1 im Akt angelegt.