2.3 Programmoberfläche

Inhaltsverzeichnis

2.3.1 Erstellung der Billing drafts

Die Erstellung führt man mit einem eigenen Programm “ADVOKAT Billing drafts” durch. Das Programm liegt im Verzeichnis “C:\Program Files (x86)\Advokat\BillingDrafts.exe”.
Es wird empfohlen eine Verknüpfung am eigenen Desktop oder im ADVOKAT Backend unter “…\ADVOKAT” abzuspeichern.

Open

Es öffnet sich das ADVOKAT Billing drafts tool:

Open

Mit Klick auf den Pfleil öffnet sich der ADVOKAT Suchassistent und es kann ein Aktenfilter gesetzt werden, für welche Akten die Honorarnotenvorschläge zu erstellen sind.
Zum Beispiel alle Akten eines Mandanten, alle Akten eines Partners, generell alle aktiven Akten in der Kanzlei, etc.

Bevor man auf OK klickt, muss die Abrechnungsperiode (Billing period) gewählt werden:

Monthly billing (Monatlich)
Es werden Honorarnotenvorschläge für Akten erstellt, in denen die Abrechnungsperiode = Monatlich hinterlegt ist. (Aktenstamm, Register Verrechnung).
Wenn in einem Akt keine Abrechnungsperiode eingetragen ist, so wird die Abrechnungsperiode als monatlich interpretiert.
Es werden alle noch nicht abgerechneten Leistungen bis zum letzten Tag des Vormonats berücksichtigt.

Quarterly billing (Quartal)
Es werden Honorarnotenvorschläge für Akten erstellt, in denen die Abrechnungsperiode = Vierteljährlich eingetragen ist. (Aktenstamm, Register Verrechnung).
Es werden alle noch nicht abgerechneten Leistungen bis zum letzten Tag des letzten Quartals berücksichtigt.

Semiannual billing (Halbjährlich)
Es werden Honorarnotenvorschläge für Akten erstellt, in denen die Abrechnungsperiode = Halbjährlich eingetragen ist. (Aktenstamm, Register Verrechnung).
Es werden alle noch nicht abgerechneten Leistungen mit einem Datum bis zum letzten Tag des letzten Halbjahres (Kalenderjahr) berücksichtigt.

Annual billing (Jährlich)
Es werden Honorarnotenvorschläge für Akten erstellt, in denen die Abrechnungsperiode = Jährlich eingetragen ist. (Aktenstamm, Register Verrechnung).
Es werden alle noch nicht abgerechneten Leistungen mit einem Datum 31.12. des letzten Kalenderjahres berücksichtigt.

Mit Klick auf den OK Button werden die Honorarnotenvorschläge erstellt. Die Dauer der Erstellung hängt mit der Anzahl der selektieren Akten zusammen.

• Nach der Erstellung erscheint folgende Meldung: “Fee drafts generated.” (Honorarnotenvorschläge erstellt.)

• Die generierten Honorarnotenvorschläge werden automatisch dem zuständigen Anwalt (Aktenstamm, Feld “RA”) zugeteilt (Feld “Für” im Dokumentendatensatz).

• Hinweis: interne Leistungen werden in den Billing drafts nicht berücksichtigt.

2.3.1.1 Zusatzfunktion mit Erweiterung Subakten

Wenn das Zusatzmodul Subakten aktiv ist, so werden, wenn zu einem Hauptakt Subakten existieren, ein Billing draft über die ganze Aktengruppe im Hauptakt erstellt.
Ob es zu einem Hauptakt Subakten gibt, ist in den Aktstammdaten im Reiter Subakten ersichtlich.

2.3.2 Programmteil Billing draft management

Das Billing draft management ist eine Erweiterung der ADVOKAT Dokumentenverwaltung. Zu den Standard-Funktionen in der Dokumentenverwaltung kommen zusätzliche Funktionen hinzu.
Aufgerufen wird der Programmteil über das Icon “Billing drafts” in der Menüleiste.

2.3.2.1 Symbolleiste

neues Dokument anlegen

Dokument löschen

Akt öffnen - der Akt des gewählten Billing drafts wird geöffnet (F4 oder Rechtsklick ->Akt öffnen)

Favoriten - Die gespeicherten Filter können unter diesem Symbol aufgerufen werden. Bei Klick auf das Symbol öffnet sich die Liste der gespeicherten Filter.

Filter - Um einen Filter zu setzen drücke man das Symbol Filter oder über das Menü Filter/Ansicht - Filter einstellen (Strg+F)

PDF-Assistent

Dokumentenliste drucken

Dokumentenversionen anzeigen (Dokument Versionierung, verfügbar bei ADVOKAT mit Microsoft SharePoint).

Volltextsuche in Dokumenten - öffnet die Volltextsuche

Dokumentenvorschau --> andere Anzeigeoptionen:

2.3.2.2 Funktionsbuttons

Folgende Funktionsbuttons stehen für Datensatz Honorarnotenentwurf in der ADVOKAT Dokumentenverwaltung zur Verfügung:

Approved (Freigegeben)
Dieser Button gibt einen oder mehrere Billing draft/s zum Erstellen einer Honorarnote frei. Der Status wird auf AP-Approved gesetzt.

Allocation (Zuweisung)
Bei Drücken des Buttons öffnet sich ein Fenster zur Wahl eines Users, dem dieser Billing draft zugewiesen wird. Der Status wird dabei nicht verändert.

Correction (Korrektur)
Wenn Korrekturen nötig sind und nicht selbst durchgeführt werden, kann man einen oder mehrere Datensatz/Datensätze einem anderen User zur Korrektur weiterleiten.
Diese Korrekturen können optional im Word Dokument kommentiert und gespeichert werden. Durch Drücken dieses Buttons wird ein Fenster geöffnet.

Es ist der User einzutragen, welcher dieses Todo erhalten soll. Ein freier Text wird im Feld Ergänzung Memo eingetragen.
Diese Einträge werden im Dokument Datensatz im Feld Memo angefügt. Mit Drücken auf OK ändert sich der Status auf COR-Correction.

Done (Erledigt)
Durch Drücken dieses Buttons wird der Status wird auf erledigt gesetzt. Üblicherweise passiert das automatisch durch das Erstellen einer Honorarnote aus Billing draft management heraus.
Auch wenn ein neuer Billing draft erstellt wird, wird der Status des ursprünglichen Billing drafts auf Done gesetzt.
Es wird das aktuelle Datum in der Spalte Erledigt am vergeben. Dieser Button wird hauptsächlich zum Erledigen nicht benötigter Billing drafts verwendet.

On hold (Zuwarten)
Optional: Wird ein Akt in dieser Periode nicht verrechnet, so kann der Button On hold verwendet werden, um den Billing draft zu erledigen (Sonst bleibt der Datensatz mit Status Open enthalten).
Der Status wird auf OH-On hold gesetzt. Es wird das aktuelle Datum in der Spalte Erledigt am vergeben.

Unchecked (Ungeprüft)
Optional: Dieser Status kann gesetzt werden um festzuhalten, dass der zuständige User den Billing draft diese Periode nicht bewertet/freigegeben hat.
Der Status wird auf UN - Unchecked gesetzt und es wird das aktuelle Datum in der Spalte Erledigt am vergeben.

Fee manager (Honorarmanager)
Der gewünschte Billing draft wird markiert und durch drücken des Buttons Fee manager wird der ADVOKAT Honorarmanager geöffnet und die Einstellungen des Billing drafts werden in den Honorarmanager geladen.

Zum einen kann man einen korrigierten neuen Billing draft erstellen, indem man keinen Offenen Posten und Honorarnote erzeugt, aber ein Dokument erstellt.
Dieses Dokument ist dann automatisch wieder ein Billing draft. Zudem kann auch gleich aus dem Billing draft heraus eine Honorarnote generiert werden.

Billing drafts (Honorarnotenentwurf)
Dieser Button sollte immer aktiv sein (rote Markierung). Ist der Filter nicht aktiv, so werden auch andere Dokumentdatensätze in der Liste angezeigt.

2.3.2.3 Billing draft management Spalten

Das Billing draft management besteht standardmäßig aus folgenden Spalten:

D
In dieser Spalte wird das Dokument als Anhang des Billing drafts angezeigt. Mit Doppelklick auf das Symbol wird das Dokument im Word geöffnet.

Datum
Das Erstelldatum des Billing drafts wird angezeigt.

Akt
Die Aktenkurzbezeichnung des Billing drafts wird angezeigt.

Betreff
Der Betreff des Billing drafts wird angezeigt. Er setzt sich zusammen aus „Draft“ + Abrechnungsperiode + „Billing to“ und dem bis Abrechnungszeitraum.

Status
Es wird das Kürzel vom Status angezeigt. (Tabellen warten/Status (Dokumentenverwaltung)).

Beim Erstellen eines Billing drafts wird automatisch der Status O-Open (Offen) vergeben. Es gibt folgende Status:

Zeit
Der Zeitpunkt der Erstellung des Billing drafts wird angezeigt.

SB
Das Sachbearbeiter Kürzel, welchem der Billing draft zugeordnet ist, wird angezeigt.

Memo
Das Memo des Billing drafts wird angezeigt.

Erledigt am
Wenn der Status E-Done, OH-On hold oder UN-Unchecked gesetzt werden, so wird das Datum der Vergabe des Status in der Spalte Erledigt am gesetzt und angezeigt.

2.3.2.4 Dokument Datensatz “Honorarnotenentwurf” bzw “Billing draft”

Der Billing draft Datensatz ist ein Datensatz vom Typ “Dokument” mit der besonderen Kennzeichnung “Honorarentwurf” bzw. “Billing draft” (je nach Spracheinstellung in ADVOKAT).

Datum
Datum der Erstellung des Billing draft.

Status
Der ausgeschriebene Status des Billing drafts - nicht manuell bearbeitbar.

Von
Hier wird das Sachbearbeiter-Kürzel des Erstellers des Billing drafts angezeigt.

An SB
Es wird automatisch dem Rechtsanwalt (Feld RA im Aktenstamm) des Aktes des Billing drafts zugewiesen.

Honorarentwurf/Billing draft
Handelt es sich um einen Billing draft, so wird Honorarentwurf bzw. Billing draft in rot angezeigt.

Akt
Aktenkurzbezeichnung des Aktes.

Betreff
Der Betreff setzt sich zusammen aus “Draft” + Abrechnungsart + “, Billing to” + Ende-Datum der Abrechnungsperiode.

Memo
Das Feld dient zur internen Kommunikation zum Billing draft, wo auch Änderungswünsche oder Freigaben vermerkt werden können.

2.3.2.5 Filterung im Billing draft management

Sämtliche Filter in der Dokumentenverwaltung können wie gewohnt auch bei Billing drafts genutzt werden.
Zusätzlich wurde für das Billing draft management die Option “Nur Honorarentwürfe” bzw. “Only Billing drafts” hinzugefügt, um nur auf Billing drafts filtern zu können.

Ist dieser Filter aktiv, so wird im Billing draft Management die Schaltfläche für Billing drafts rot angezeigt.