2.5 Workflows

2.5.1 Billing draft in den Honorarmanager laden

Um einen Billing draft in den Honorarmanager zu laden, markiert man den entsprechenden Datensatz und wählt entweder:

In der Aktenverwaltung im relevanten Akt auf den Menüpunkt “Honorar” > “Honorarnoten erstellen”
In der Dokumentverwaltung bei aktiven Modus “Billing drafts” (Schaltfläche Billing drafts rot angezeigt) auf Schaltfläche “Fee manager”.

Wenn der Honorarnotenentwurf aus dem Akt heraus geladen wird, so kommt folgende Meldung “Möchten Sie den Honorarentwurf laden?” welche mit “Ja” zu bestätigen ist:

Bei Erweiterung Feature “Subakten”: Handelt es sich um einen Hauptakt mit Subakten, so erscheint auch noch folgende Meldung “Zu diesem Akt gibt es Subakten. Sollen alle Akten der Gruppe ausgewählt werden?” welche auch mit “Ja” zu bestätigen ist.

Es öffnet sich der Honorarmanager in dem die Abrechnungsart, der Verrechnungsakt, der Empfänger, die Akten und der Abrechnungszeitraum bis vorausgefüllt sind.

Die Vorlage, welche verwendet werden soll, muss manuell selektiert werden.

2.5.2 Billing draft kontrollieren, korrigieren und neu ausstellen

Um einen Billing draft zu prüfen, öffnet man am besten das verknüpfte Word-Dokument und kontrolliert die Leistungsliste oder sichtet es in der Dokumentvorschau.
Wenn festgestellt wird, dass Korrekturen notwendig sind, so können die Änderungen bei den Leistungen bzw. Verrechnung mit Klick auf den Button Fee manager (Honorarmanager) direkt vorgenommen werden.

Es kann auch sein, dass davor Korrekturen z.B. Stundensätze eingetragen werden müssen, bevor der Honorarmanager gestartet wird.

Wenn keine Rechnungsnummer vergeben wird und kein Offener Posten erzeugt wird, aber “Dokument erstellen” angehakt ist, so wird beim Erstellen via dem Symbol im Bearbeitungsmodus des Honorarmanagers ein neuer Billing draft generiert.
Der geladene Billing draft wird automatisch auf Erledigt (Status E - Done) gesetzt.
Wenn man die Änderungen nicht selbst im Honorarmanager vornehmen möchte, sondern nur den Hinweis an einen anderen Sachbearbeiter zur Korrektur weiterschicken möchte, so kann man im Billing draft management auch den Billing draft markieren und auf Schaltfläche “Correction” klicken.
Dem Datensatz wird ein Sachbearbeiter (SB) zugewiesen (mit einem Hinweis zur gewünschten Änderung).

2.5.3 Honorarnotenerstellung direkt aus Billing draft heraus

Um eine Honorarnote auf Basis eines Billing drafts zu generieren, so wird dieser in den Honorarmanager über den Button Fee manager geladen. Dort können bei Bedarf noch Änderungen vorgenommen werden.
Wird in Folge im Honorarmanager ein Offener Posten (idR mit einer Rechnungsnummer) erzeugt, so ist das erstellte Dokument kein erneuter Billing draft sondern eine Honorarnote.

Der geladene Billing draft wird wieder automatisch auf Erledigt (Status: E-Done) gestellt.