3.11.4 Suchassistent - Akten

Es gibt den Reiter Akten, wenn Sie nach Akten suchen wollen und den Reiter Personen, wenn Sie nach Personen suchen wollen.

Abb. 46: Suchassistent für Akten

Kurz
Aktenkurzbezeichnung. Sie geben zB in das Feld Kurz den Text "abc" ein und klicken auf Suchen. Es werden alle Datensätze angezeigt, deren Kurzbezeichnung mit diesem Wert beginnt ("abc" steht am Anfang des Feldes).
Wenn "abc" irgendwo im Feld enthalten sein soll, dann geben Sie "*abc" ein (Platzhalter * am Beginn).
Wenn Sie in mehrere Felder Kriterien eingeben, dann müssen alle Bedingungen erfüllt sein.
Groß- und Kleinschreibung ist irrelevant.

GZ (Geschäftszahlen)
Alle in einem Akt eingegebenen Geschäftszahlen sind automatisch Suchbegriffe. Advokat speichert die GZ absichtlich ohne Leerstellen ab. Das heißt, Sie dürfen im Suchbegriff keine Leerstellen eingeben.

Geschäftszahlen werden in der Form 123/2005 oder 123/05 eingegeben. Wenn Sie mit "123/*05" suchen, finden Sie beide. Eine solche Suche dauert natürlich etwas länger.

RA
Es kann auf das Benutzer-Kürzel eines bestimmten Rechtsanwalts (gemeint ist das Feld zuständiger RA im Fenster Aktenstamm und nicht das Feld SB im Aktinhalt!) und somit auf alle Akten, in denen dieses RA-Kennzeichen vorkommt, eingeschränkt werden (Trennung der Akten einer Regiegemeinschaft).

SB
Es kann auf das Benutzer-Kürzel eines bestimmten Sachbearbeiters (gemeint ist das Feld SB im Fenster Aktenstamm und nicht das Feld SB im Aktinhalt!) gefiltert werden.

Causa
Gesucht wird im Feld Causa im Fenster Aktenstamm.

Nur lebende Akten
Wenn Ja werden nur Akten erfasst, bei denen im Fenster Aktenstamm noch kein Ablagedatum eingegeben wurde.

Beteiligte Person / Kurz bzw. Name1
Hier können die Akten nach einer bestimmten beteiligten Person selektiert werden. Eine Person ist bei einem Akt beteiligt, wenn Sie im Fenster Aktenstamm / Beteiligte eingetragen ist.

Aufgabe:
Sie wollen alle Akten für die Klienten A und B anzeigen.

Lösung:
Sie wählen den Reiter Akten
Sie geben in das Feld beteiligte Person - Kurz "A" ein
Sie geben in das Feld Funktion "Klient" ein.
Sie wählen die Schaltfläche Suchen.
Es werden alle Akten mit Klient = A angezeigt.
Nun geben Sie im Feld beteiligte Person - Kurz "B" ein.
Jetzt wählen Sie nicht die Schaltfläche Suchen, sondern den Menüpunkt Suchen und zur Liste hinzufügen.
Es werden alle Akten mit Klient = B hinzugefügt.

Aufgabe:
Sie wollen alle lebenden Akten zu einer Person anzeigen.

Lösung:
Sie sucht zuerst die Person und wählt dann das Icon Akten zur Person. Das geht auch mit der Tastatur schnell: Alt+R, A.
Nun werden alle Akten zu dieser Person angezeigt.
Jetzt wählen Sie die Option nur Lebende.
Der Suchassistent stellt die Frage "Im Fenster Weitere sind Filterkriterien angegeben. Wollen Sie diese entfernen".
Sie antworten mit NEIN.
Dann aktivieren Sie die Suche neuerlich mit F2.

Aufgabe:
Sie wollen zuerst alle Akten mit dem Klienten "Huber" suchen und dann im Ergebnis nochmals auf den Namen eines Schuldners "Müller" weiter einschränken.

Lösung:
Sie wählen den Reiter Akten
Sie geben in das Feld beteiligte Person - Kurz "Huber" ein
Sie geben in das Feld Funktion "Klient" ein.
Sie wählen die Schaltfläche Suchen.
Es werden alle Akten mit Klient = Huber angezeigt.
Nun geben Sie in das Feld beteiligte Person - Kurz "Müller" ein.
Sie geben in das Feld Funktion "Schuldner" ein.
Sie wählen den Menüpunkt Suchen / Suche ausführen und Liste weiter einschränken.
Es werden in der Ergebnisliste aller Akten mit Klient = Huber alle Akten mit Schuldner = Müller gesucht.

Beteiligte Person / Funktion
Hier können die Akten nach einer bestimmten beteiligten Person selektiert werden, die in einer bestimmten Funktion im Akt vorkommt. Die Funktion wird im Fenster Aktenstamm / Beteiligte eingetragen.

Weitere
Hinter dieser Schaltfläche stehen weitere Selektionsfelder. Wenn sie gefüllt sind, sieht man das nicht unmittelbar auf der ersten Seite. Man erkennt es an der blauen Farbe der Schaltfläche.

Hinweis: Wenn Sie dieses Fenster verlassen, wird die Suche nicht automatisch ausgeführt. Sie müssen noch die Schaltfläche Suchen oder die Taste F2 wählen.

Abb. 47: Fenster " Weitere Kriterien - Akten"

Akt von - bis
Von welchem Akt bis zu welchem Akt sollen Akten selektiert werden. Eingabe einer Aktenkurzbezeichnung. Wenn bei Akt von nichts eingegeben wird, bedeutet das ab dem ersten Akt, wenn bei Akt bis nichts eingegeben wird, bedeutet das bis zum letzten Akt. Von und Bis verstehen sich jeweils inklusive des angegebenen Akts.

Anlagedatum von - bis
Hier können alle Akten, die innerhalb eines gewissen Datums angelegt worden sind, ausgewählt werden. Wenn bei von nichts eingegeben wird, bedeutet das vom ersten, wenn bei bis nichts eingegeben wird, bedeutet das, bis zum letzten.

Ablagedatum von - bis
Hier können Akten, die innerhalb eines gewissen Datums abgelegt worden sind, ausgewählt werden. Für alle abgelegten Akten wählen Sie zB "Ablagedatum von = 1.1.1910".

Ablagenummer
Hier können Akten nach Ihrer Ablagenummer gesucht werden.

Status
Bei der Ausführung vieler Betreibungen vergibt Advokat automatisch einen Aktenstatus. Siehe dazu Aktenstamm - Stammdaten.

Filter SQL
Näheres zum Filter SQL.