8.5 Abrechnung speichern

Jede (Teil)Abrechnung kann im Akt vermerkt werden. Dies geschieht durch die Option Offenen Posten erzeugen (Reiter Honorarmanager Einstellungen Allgemein). Wenn diese Option aktiviert wird, passiert Folgendes:

• Jeder in der Abrechnung enthaltene Aktinhalt wird als abgerechnet gekennzeichnet, dies betrifft die Aktinhalte des Typs Leistung, offener Posten (Akonto) und Zahlung Schuldner. Abgerechnete Leistungen werden im Akt grün dargestellt.

• Im Akt wird ein Offener Posten eingetragen, in dem die wichtigsten Daten der Abrechnung gespeichert sind. Auf den OP setzt das Mahnwesen und die Funktion Zahlungseingang auf Honorarnoten auf.

• Wenn die Option Dokument erstellen aktiviert ist, wird mit dem offenen Posten das Word-Dokument, die eigentliche Honorarnote, verbunden.

Die Option Offenen Posten erzeugen und der offene Posten sind daher von zentraler Bedeutung.

In eine weitere (Teil)Abrechnung werden nur die noch nicht abgerechneten Aktinhalte aufgenommen. Dies kann mit der Option Abgerechnete Leistungen aufnehmen übersteuert werden (Honorarmanager Einstellungen Verrechnung).

Hinweise
Wenn man eine Einheitssatzabrechung (K, E-Note) mit Offenen Posten erzeugen macht, dann wird auch bei den implizit mitabgerechneten Einzelleistungen das Datum abgerechnet am gesetzt. Andernfalls würde eine nachfolgende Statistik ein verzerrtes Bild erzeugen, da die Einzelleistungen tatsächlich schon durch den Einheitssatz abgegolten sind.

Zur Offenen Posten Verwaltung und zum Zahlungseingang auf Honorarnoten, siehe Offene Posten Verwaltung.

Bei einer reinen Barauslagenabrechnung (A-Abrechnung) und Aktivierung der Option Abrechnung speichern wird das Abrechnungsdatum in der Leistung nicht gesetzt. Wohl aber wird ein offener Posten (mit Rechnungsnummer) gebildet. Sie kann mit der Option Leistungen auf abgerechnet setzen (Honorarmanager Einstellungen Verrechnung) übersteuert werden.

Wenn sich in einem Akt für eine Honorarnote eine Endsumme von 0 ergibt (Honorar und Barauslagen = 0, entspricht OP Spalte Verzeichnet = 0), dann wird eine Honorarnote und ein OP nur dann erzeugt, wenn ein einzelner Akt abgerechnet wird. Bei einer Abrechnung über mehrere Akten geschieht das absichtlich nicht.

Teilabrechnungen und Teilzahlungen auf Honorarnoten

Bei Teilabrechnung werden die in dieser Abrechnung enthaltenen Leistungen mit einem Abrechnungsdatum versehen (Feld abgerechnet am im Fenster Leistung). Bei einer weiteren Abrechnung werden normalerweise nur die noch nicht abgerechneten Leistungen aufgenommen.

Wenn man nach erfolgten Teilabrechnungen noch einmal eine Gesamtabrechnung mit allen Leistungen erstellt (Reiter Verrechnung, Option Abgerechnete Leistungen), werden die bereits abgerechneten Leistungen wiederum aufgenommen. Zusätzlich werden auch alle Teilzahlungen auf die bisherigen Honorarnoten aufgenommen. Sie werden in der Gesamtabrechnung als Akonti behandelt.

Wir empfehlen diese Vorgangsweise nicht! Klarer wäre es, nur für die restlich noch offenen Leistungen eine Honorarnote zu erstellen. Zusätzlich legt man dem Klienten eine Leistungsaufstellung mit allen Leistungen aus dem gesamten Akt bei – diese nur zur Information und ohne Rechnungsnummer.

Hinweis: Wenn man in einer Honorarnote die Option Abgerechnete Leistungen wählt, kann die datumsmäßige Eingrenzung der Leistungen nicht mehr funktionieren. Die Teilzahlungen könnten den Leistungen nicht richtig zugeordnet werden. Daher ist in diesem Fall keine Datumseingrenzung möglich.

Beispiel: Am 1.2.2015 werden Leistungen des Jahres 2014 abgerechnet. Die Honorarnote wird am 15.2.2015 voll bezahlt. Wenn nachfolgend noch einmal eine Gesamtabrechnung gemacht wird und auf Leistungen des Jahres 2015 eingegrenzt würde, dann würde die Zahlung vom 15.2.2015 einbezogen werden, obwohl diese Zahlung eigentlich zu den Leistungen des Jahres 2014 gehört.

Gesamtabrechnung und Bilanzierung

Noch weniger funktioniert eine Gesamtabrechnung bei einer bilanzierenden Kanzlei. Dort wurde der Verdienst der vorherigen Honorarnoten bereits auf Erlöse verbucht. Bei der Gesamtabrechnung scheint in der Honorarnote der gesamte Verdienst auf und die bisherigen Zahlungen werden als Akonti abgezogen. In der Buchhaltung wird aber bei einem Bilanzierer immer der gesamte Erlös ohne Abzug der Akonti verbucht. Jetzt gibt es zwei Erlösbuchungen über dieselben Leistungen!