13.9.6 Periodenberichte in der Buchhaltung

Die Periodenberichte sind eine Art verkürzte Gewinn- und Verlustrechnung. Der Unterschied zur Auswertung Gewinn- und Verlustrechnung liegt in der Form.

Die Ausdrucke werden über den Menüpunkt Drucken / Periodenbericht aufgerufen. Sie wählen zuerst den gewünschten Bericht und dann den Zeitraum. Zur Auswahl des Auswertungszeitraums siehe Filter für Buchhaltungsausdrucke.

Es gibt 5 Varianten von Ausdrucken:

1. Ausdruck "Periodenbericht ohne Anlagen"
Dies ist eine Übersicht aller Einnahmen und Ausgaben.

1. Wenn nur Einnahmen und Ausgaben und keine Kundenforderungen (Lieferantenverbindlichkeiten) gebucht werden, dann ist der Periondenbericht eine Liste der Konten (Buchungen) auf Erlöskonten (Kat 40) und Aufwandskonten (Kat 50). Siehe Beispiel 1.

2. Wenn Kundenforderungen (Kat 20) gebucht werden, dann sind diese einmal im Block "Einnahmen" mit einem positiven Betrag) und einmal im Block "Kundenforderungen" mit einem negativen Betrag enthalten, aber nur solange sie noch nicht bezahlt sind. Bezahlte Kundenforderungen sind nur mehr im Block "Einnahmen" enthalten. Siehe Beispiel 2.(Genauer: Buchungen auf Kundenforderungen Kat 20 mit GKat 20 33 40 50 80 00)

3. Wenn Lieferantenverbindlichkeiten (Kat 33) gebucht werden, dann sind diese einmal im Block "Ausgaben" mit einem negativen Betrag) und einmal im Block "Lieferantenverbindlichkeiten" mit einem positiven Betrag enthalten, aber nur solange sie noch nicht bezahlt sind. Bezahlte Lieferantenverbindlichkeiten sind nur mehr im Block "Ausgaben" enthalten. Siehe Beispiel 2.

4. Die Beträge sind netto.

5. Es gibt eine Sonderregelung für Buchungen auf 2510 + Art = EU und 2520)

Beispiel 1: Nur Einnahmen und Ausgaben

Es gibt folgende Buchungen:

BU2010  Periodenbericht  1/2

Kanzlei Peter Muster  Wirtschaftsjahr: 2010
Filter ...  Steuernummer: 12356

Beispiel 2: Kundenforderungen und Lieferverbindlichkeiten

Es gibt folgende Buchungen:

BU2010  Periodenbericht  1/2

Kanzlei Peter Muster  Wirtschaftsjahr: 2010
Filter ...  Steuernummer: 12356

2. Ausdruck "Periodenbericht mit Anlagen"
Der obige Periodenbericht enthält zwar den gesamten Aufwand, nicht aber alle Ausgaben. Der Kauf einer Anlage (Kontenklasse 00) ist natürlich eine Ausgabe, aber kein Aufwand und daher in den Aufwandskonten 50 - 80 nicht enthalten; erst die Abschreibung ist der Aufwand. Beim Periodenbericht mit Anlagen wird die Kontenklasse 00 in den Bericht aufgenommen.

Hinweis: Die Fehlermöglichkeiten sollten Ihnen bewusst sein: Im Periodenbericht sind auch Aufwendungen enthalten, die keine Ausgaben sind (zB Abschreibung). Wenn Sie die Anschaffung einer Anlage und die Abschreibung buchen, ist dieser Periodenbericht falsch, weil die Anlage doppelt berücksichtigt wird.

3. Ausdruck "Periodenbericht mit Kostenstellengliederung"
In diesem Ausdruck wird für jedes Konto zusätzlich ein Kostenstellenblock eingefügt:

  Ko1 = A  3.200,00
  Ko1 = B  900,00
  Ko1 = C  300,00
  Ko2 =   4.000,00
  Ko2 = FAW  400,00

Der Saldo jedes Kontos wird untergliedert in Kostenstellen. Untereinander wird jede Kostenstelle und die auf diese Kostenstelle entfallene Buchungssumme angeführt. Die Summe über alle Beträge der Kostenstelle 1 ergibt den Saldo des Kontos, ebenso ergibt die Summe über alle Beträge der Kostenstelle 2 den Saldo des Kontos. Der Saldo scheint somit zwei Mal auf!

Die Felder Kostenstelle 1 und Kostenstelle 2 werden getrennt ausgewertet. Es gibt keine Auswertung mit Kombinationen von Kostenstelle 1 und 2, wie zB Ko1 = "R" und diese wiederum unterteilt in Ko2 = "1", Ko2 = "2", etc. Dafür gäbe es zu viele Kombinationen.

4. Ausdruck "Periodenbericht Umsätze je Konto und USt"
Dieser Bericht ist nur für Einnahmen-Ausgabenrechnung geeignet. Er wurde programmiert, um einen Bruttoverbucher eine Auflistung über die Nettoumsätze zu ermöglichen.

5. Ausdruck "Periodenbericht vereinnahmte Entgelte pro Akt"
Ein EA-Rechner hat kein Problem, die tatsächlichen Zahlungen auf Verdienst und Barauslagen (Erlöseingänge) für Monat Mai 2005 festzustellen. Er grenzt einfach auf Mai 2005 ein und wertet die Erlöskonten 4000 - 4020 aus.

Bei Bilanzierung ist das nicht so einfach. Die Erlösbuchung erfolgt mit Rechnungsstellung (Kundenkonto | Erlös) im April 2005. Die Bezahlung erfolgt im Mai (Bank | Kundenkonto). Es gibt keine Möglichkeit, die tatsächlichen Zahlungen auf Erlöse für den Monat Mai festzustellen, weil es keine Buchung Bank | Erlöse gibt. Das ist bei Bilanzierung völlig logisch.

Viele Kanzleien wünschen aber eine solche Auswertung, weil sie sich gedanklich schwer von der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung trennen können. "Wieviel haben wir im Mai erlöst?" bedeutet für einen Freiberufler eher: "Wieviele Rechnungen wurden bezahlt?" und nicht "Wieviele Rechnungen haben wir gestellt?".

Wir schaffen durch den Ausdruck Periodenbericht / vereinnahmte Entgelte pro Akt Abhilfe:

BU2010  Periodenbericht vereinnahmte Entgelte pro Akt  1/2

Kanzlei Peter Muster  Wirtschaftsjahr: 2010
Filter ...  Steuernummer: 12356

Aufgelistet werden folgende Buchungen:

1. Zahlungseingänge auf Kundenforderungen (28... | 20...), das sind alle Buchungen auf der Habenseite des Kundenkontos

2. also auch Umbuchungen von Fremdgeld auf Kundenforderungen (91...| 20...), weiters

3. Zahlungseingänge Bank | Erlöse (27..., 28..., 90...) | 40...)

4. Umbuchungen von Fremdgeld auf Erlöse (91... | 40...)

5. Umbuchungen von Erlöse auf Fremdgeld (40... | 91...) als negativer Eingang

6. Rückerstattung von Akontozahlungen, das ist eine Umbuchung von Kundenforderungen auf Fremdgeld (20... | 9100) negativ

7. Nicht aufgenommen werden Buchungen von Kundenforderungen.

8. Nicht aufgenommen werden Umbuchungen von Kundenforderungen auf Durchlaufer.

9. Nicht aufgenommen werden Umbuchungen von Erlöse USt-pflichtig <-> Erlöse USt-frei.

Stornobuchungen
In diesem Bericht werden auch Stornobuchungen berücksichtigt, wenn das Storno mit der Funktion Stornieren (Totalstorno mit negativem Betrag) gemacht wird. Wenn das Storno als Individuelle Buchung "seitenverkehrt" mit einem positiven Betrag gebucht wird, funktioniert das in diesem Bericht nicht in allen Fällen, speziell nicht bei einer Buchung 20... | 28...

Vergleich Periodenbericht mit UVA
Der Periodenbericht weist auch eine Spalte USt. auf. Wenn der Periodenbericht für einen Monat mit der UVA für einen Monat verglichen wird, dann wird in vielen Fällen dieselbe USt herauskommen. Das ist aber nicht immer der Fall. Die beiden Auswertung UVA und Periodenbericht haben unterschiedliche Ziele und können daher nicht immer zum selben Ergebnis führen:

1. UVA: Sämtliche Buchungen auf 3500 (ohne Ausnahme) -> Ziel: USt-Meldung an das Finanzamt. Alle diese Buchungen finden Sie in Umsatzsteuerauswertung und USt-Voranmeldung drucken, Ausdruck "Umsatzsteuer - Buchungen".

2. Periodenbericht vereinnahmte Entgelte: Alle Buchungen, die einen Einfluss auf den operativen Cashflow (Einnahmen, Ausgaben) haben. Buchungen, die keinen Einfluss auf den operativen Cashflow haben, fehlen im Periodenbericht, zB Umbuchungen Buchungen 3500 | 3515, Ausbuchung Buchungen Aufwand | 3515.