5.8.2 Anmerkungen zum Suchserver

Aus Datenschutzgründen läuft die Suche nicht über externe Server, sondern findet innerhalb des kanzleieigenen Netzwerks statt. Ein Hintergrunddienst baut auf dem (File-)server der Kanzlei eine Datenbank für die Volltextsuche auf.

Die Indizierung der Dateien erfolgt einerseits über einen Trigger (zB das Speichern eines Dokuments) und zusätzlich periodisch zu Mitternacht. Es ist möglich, dass ein Dokument nach dem Speichern nicht sofort gefunden wird. Es kommt darauf an, wie viele Änderungen gleichzeitig geschehen und ob eine OCR-Erkennung erfolgt. Der erstmalige Aufbau des Index dauert überhaupt mehrere Tage bis Wochen.

Es kann sein, dass ein Dokument nicht durchsucht werden kann. Wenn die Indizierung eines Dokuments länger als 30 min dauert (zB weil es geöffnet ist), dann wird anstatt dem Dateiinhalt die Fehlermeldung in die Volltext-Datenbank geschrieben.

Es ist möglich, sowohl in die ADVOKAT Aktenverwaltung eingepflegte Dokumente wie auch externe Ordner und Dateien in die Volltextsuche aufzunehmen. Es ist möglich, bestimmte Ordner oder Dateien von der Volltextsuche auszunehmen. Versteckte Dateien, Dateien mit der Endung .tmp und Dateien, die mit ~ anfangen, werden nicht indiziert.

Folgende Dateitypen sind durchsuchbar:

Office-Formate: doc, docx, xls, xlsx, msg
PDF, inklusive OCR für "Bilder"
RTF
TXT
Komprimierte Dateien: Zip, 7z, Rar

Es werden nur bestimmte Meta-Daten aus der Aktenverwaltung bei der Suche berücksichtigt. Dies sind:

Aktenkurzbezeichnung
Namenskurzbezeichnung Klient 1
zuständiger RA laut Aktenstamm
Sachbearbeiter im Dokumentdatensatz (Feld An SB)
Betreff des Dokumentdatensatzes

Die Installation der Volltextsuche erfolgt von Ihrem IT-Betreuer gemeinsam mit dem ADVOKAT Support.
Die Dokumentation finden Sie hier: ADVOKAT Technisches Handbuch - ADVOKAT Volltextsuche (Solr)

Hinweis zur ADVOKAT Security: Die Volltextsuche mit Solr ist in weiten Teilen keine Alternative zum Einsatz vom Microsoft Sharepoint. Speziell die sichere Verwahrung aller Dokumente in einer Datenbank (MS SQL-Server) und der Zugriffsschutz eines Akts wird nur mit ADVOKAT Sharepoint gelöst.