8.4.6 Honorarmanager Bearbeitungsmodus

In diesem Fenster kann man die Honorarnote nachbearbeiten.

Abb. 191: Fenster "Honorarmanager Bearbeitungsmodus"

Tastaturfunktionen:

Mit Cursor auf/ab bewegt man sich von Zeile zu Zeile.
Mit Klick auf den +/- Symbol kann man Zeilen (Details) ein- oder ausblenden; ebenso mit Num+ und Num- (auf der numerischen Tastatur)
In einem Eingabefeld schaltet man automatisch in den Editiermodus. Mit Esc verlässt man den Editiermodus.
Mit Doppelklick oder Enter auf eine Leistung kann man diese Leistung öffnen.
Mit Doppelklick auf eine Zeile "Leistungen in Akt XY" kann man alle Zeilen für diesen Akt ein- oder ausblenden.

Mit der Taste F3 kann man ein mit der Leistung verbundenes Dokument öffnen, eine eigene Spalte eine Spalte "Dokument" gibt es einstweilen nicht.

Bei einer Stundensatzabrechnung kann man die verrechenbaren und nicht verrechenbaren Zeiten, den Stundensatz und das Zeithonorar pro Leistung eingeben. Eingabe von Null beim Stundensatz bedeutet 0 Euro. Die Eingabe von Null in der Zelle Verdienst bewirkt: Setze die verrechenbare Zeit auf 0:00.

Bei einer tariflichen Abrechnung bedeutet die Eingabe von Null in der Zelle Verdienst 0 Euro. Die Eingabe von Leer bedeutet Neuberechnung gemäß Tarif.

Im Summenblock sind Eingaben pro Akt oder für alle Akten in dieser Abrechnung möglich. Verrechenbare und nicht verrechenbare Zeiten werden in diesem Fall anteilig auf alle Leistungen und Sachbearbeiter zurückgerechnet.

Hinweis: Stundensätze werden permanent nur in der Stundensatztabelle gespeichert. Hier kann zwar ein abweichender Stundensatz eingegeben werden, dieser wird allerdings nur temporär verwendet.

Funktionen (Icons und Menüpunkte)

Bearbeiten / Markieren, Alle markieren, Markierung umkehren
Markieren kann man auch mit der Tastatur mit Umschalt + Mausklick (wie im Explorer auch mehrere) oder mit Strg + Mausklick.

Bearbeiten / Markieren laut Auswahl ...
Öffnet ein Fenster, in dem man einen Datumszeitraum, ein Leistungskürzel, ein Sachbearbeiterkürzel oder einen Honorartext eingeben kann. In der Folge werden genau diese Leistungen markiert.

Bearbeiten / Suchen Ersetzen ...
Öffnet ein Fenster, in dem man einen Datumszeitraum, ein Leistungskürzel, ein Sachbearbeiterkürzel oder einen Honorartext eingeben kann. Mit den Feldern Suchen und Ersetzen kann man in allen Leistungen einen alten Honorartext durch einen neuen eingeben.

Bearbeiten / Bemessungen ändern
Öffnet das Fenster Bemessungen ändern.

Bearbeiten / Honorarübersicht
Öffnet das Fenster Honorarübersicht.
Zu beachten: Abweichend vom ähnlichen Fenster in der Aktenverwaltung lautet die erste Überschrift in der Liste "Honorarmanager". Durch Klick auf die Schaltfläche 1. Spalte kann man Einstellungen für diese Spalte vornehmen. Die Einstellungen, die man mit den Schaltflächen 2. Spalte oder 3. Spalte macht, wirken im Honorarmanager nicht.

Die Einstellungen im Reiter Honorarmanager Einstellungen Pauschalierung in den Feldern gen. Stundensatz und Mindestminuten wirken auf die Honorarübersicht und vice versa.

Bearbeiten / Aktbezogener Honorartext
Manche Kanzleien beschreiben in der Honorarnote die erbrachten Leistungen in freier Textform. Bei periodischen Abrechnungen wiederholt sich dieser Text. Er kann daher hier abgespeichert werden. Dieses Feld setzt einen bestimmten Stoppcode in der Honorarvorlagen voraus.

Bearbeiten / Zeit nicht verrechenbar auf Null setzen
Bei einer Stundensatzabrechnung gibt es pro Sachbearbeiter eine Gesamtzeit, eine verrechenbare und eine nicht verrechenbare Zeit. Mit diesem Menüpunkt kann man die nicht verrechenbare Zeit für alle markierten Leistungen auf Null setzen.

Abrechnung / nach Einzelleistungen / nach Einheitssatz / nach Stundensatz
Standardmäßig werden alle Leistungen so abgerechnet, wie das im Fenster Einstellungen allgemein im Feld Abrechnungsart definiert ist. Wenn dort zB M = Mischabrechnung eingeben wird, werden alle Hauptleistungen nach Tarif (Einzelleistungen) berechnet und alle Nebenleistungen nach Stundensatz. Diese Vorgabe kann man im Honorarmanager übersteuern.

Die Einstellung wirkt nur temporär und wird nicht gespeichert.

Abrechnung / Leistung ist intern
Optional kann man eine Leistung auf intern setzen (Feld intern im Fenster Leistung). Ob interne Leistungen in die Abrechnung aufgenommen werden, ist von der der Option Interne Leistungen mitrechnen im Reiter Verrechnung abhängig.

Abrechnung / Leistung jetzt nicht abrechnen
Manchmal will man eine Leistung nicht jetzt, sondern erst in der nächsten Honorarnote verrechnen. Dazu dient die Option Leistung jetzt nicht abrechnen. Sie erscheint durchgestrichen und wird nicht in die Abrechnung aufgenommen. In der Aktenverwaltung wird diese Leistung violett dargestellt.

Hinweis: Wenn eine Leistung auf Leistung jetzt nicht abrechnen gestellt ist, dann wird sie im Honorarmanager immer angezeigt, auch wenn Sie für diese Abrechnung einen Datumszeitraum eingeben und die die Leistung außerhalb des Datumszeitraums liegt.

Hinweis: Im Unterschied zur Offene Gerichtskostennote wird die Option Leistung jetzt nicht abrechnen im Honorarmanager, Abrechnungsart = "Gerichtskostennote" sehr wohl beachtet, weil manche Kanzleien diese Abrechnungsart gegenüber dem Klienten verwenden.

Abrechnung / Leistung verrechnen, nicht andrucken
Mit dieser Option kann man das Andrucken einer Leistung in der Honorarnote unterdrücken. Dennoch werden die unterdrückte Leistung (und die Barauslagen) in allen Summen mitgerechnet. Die Summen werden also nicht korrigiert.

Die Einstellung wirkt nur temporär und wird nicht gespeichert.

Einstellungen / Allgemein etc.
Öffnet die Fenster Allgemein, Pauschalierung, Verrechnung, Aussehen.

Honorarnote / Honorarnote testweise erstellen
Die Honorarnote wird generiert und in Word angezeigt. Es wird kein offener Posten erzeugt, keine Leistung wird als abgerechnet markiert. Die vorgenommenen Einstellungen werden nicht gespeichert.

Honorarnote / Honorarnote erstellen
Die Honorarnote wird generiert und in Word angezeigt. Abhängig von den Einstellungen wird ein offener Posten erzeugt, die Leistungen werden auf abgerechnet gesetzt. Die Einstellungen werden gespeichert und beim nächsten Aufruf des Honorarmanagers wieder vorgeschlagen.

Folgendes wird gespeichert: Alle Einstellungen in den Fenstern Allgemein, Pauschalierung, Verrechnung, Aussehen. Im Fenster Bearbeitungsmodus die Eingaben einer (nicht) verrechenbaren Zeit, die Eingabe eines bei der einzelnen Leistung erfassten tariflichen Verdiensts und die Einstellung Leistung ist intern.

Nicht gespeichert werden: Im Fenster Bearbeitungsmodus die Einstellung Abrechnung nach Einzelleistungen / Einheitssatz / Stundensatz, die Option Leistung jetzt nicht abrechnen, eine Pauschalierung des Verdiensts.

Honorarnote auf mehrere Empfänger splitten
Wenn man die Honorarnote auf mehrere Empfänger splittet (siehe Honorarmanager Einstellungen Allgemein), wird im Bearbeitungsmodus eine Zeile für jeden Empfänger eingeblendet:

Abb. 192: Ausschnitt "Bearbeitungsmodus: mehrere Empfänger"

Sie können die Anteile frei auf die einzelnen Empfänger verteilen (Bruchteile, Prozentsätze, Fixbeträge). Gesplittet werden Honorarteile, Barauslagen, Akonto- und Schuldnerzahlungen.

Hinweis: Auch eine Akontozahlung wird gesplittet. Es wird nicht unterschieden, wer diese geleistet hat. Solche Sonderfälle können nur durch händische Nachbearbeitung gelöst werden.

Wenn Sie die Honorarnote an mehrere Empfänger stellen, generiert ADVOKAT einen Offenen Posten und ein Dokument je Empfänger. (Aufgrund der Rundung der Beträge und der Umsatzsteuer auf zwei Kommastellen werden sich öfters Differenzen im Kommastellenbereich ergeben.)

Die offenen Posten in der Aktenverwaltung hängen zusammen: Der erste OP ist der "Haupt-OP" (Master-OP). Die weiteren OP sind sogenannte "Sub-OP". Sub-OP sind erkennbar an einem vorangestellten "(S)". In Bezug auf die Buchhaltung liegen mehrere unabhängige OP vor. In Bezug auf das ADVOKAT Controlling werden Haupt-OP und Sub-OP immer zusammengerechnet.

Hinweis: Ein Haupt-OP kann erst nach dem Löschen aller zugehörigen Sub-OP gelöscht werden.

Sonderfälle können wie folgt abgedeckt werden:
Es kann geschehen, dass die Abrechnung an mehrere Empfänger erfolgen soll, aber mit unterschiedlichen Einstellungen. Beispiele:

ein Empfänger mit USt = 20, der andere Empfänger mit USt = 0 (Ausland)
ein Empfänger zahlt die Barauslagen, der andere Empfänger nicht

Dies funktioniert nicht mit "Honorarnote auf mehrere Empfänger splitten" weil dort idente Einstellungen für alle Empfänger Voraussetzung sind. Die Anforderung kann aber durch mehrere Abrechnungen gelöst werden wie folgt:

Sie rechnen mit Pauschalierung auf den 1. Teilbetrag an den 1. Empfänger ab und speichern den OP.
Sie markieren den OP in der Aktenverwaltung.
Sie rufen wieder den Honorarmanager auf.
Da ein OP markiert ist, fragt ADVOKAT: "Soll zu diesem OP eine identische Abrechnung an einen weiteren Empfänger erfolgen und ein Sub-OP erzeugt werden. Ja/Nein."
Nun rechnen Sie mit Pauschalierung (und anderen Einstellungen) an den 2. Empfänger ab und speichern den 2. OP. Der 2. OP ist automatisch ein Sub-OP.