17.6.17 Wahrung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (BAO, KRL2012), Beschreibung E131

Registrierkassen müssen eine Reihe von Anforderungen erfüllen, um den gesetzlichen Bestimmungen gerecht zu werden.
Nachfolgen finden Sie eine Auflistung dieser Anforderungen und deren Erfüllung durch die ADVOKAT Registrierkasse:

Vermittlung eines Überblicks über die Geschäftsvorfälle an einen sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit (§ 131 Abs 1 BAO, 2.1. Z 1 KRL2012)
Der Protokoll-Ausdruck "Buchungen einzeln" listet alle mit der Registrierkasse erfassten Buchungen einzeln und chronologisch auf. Auch die Änderung von Stammdaten kann mit diesem Ausdruck chronologisch richtig ausgegeben werden.
Einen schnelleren Überblick bietet der Protokoll-Ausdruck "Tagessummen".
Die Ausdrucke können für einen beliebigen Zeitraum angefertigt werden.

Die einzelnen Geschäftsvorfälle sollen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§131 Abs 1 BAO, 2.1. Z 3 KRL2012)
Durch die Vergabe eindeutiger Belegnummern ist, durch sorgfältige Verwendung dieser in anderen Dokumentationen (ADVOKAT Aktenverwaltung, Buchhaltung), eine nachvollziehbare Gesamtdokumentation möglich.
Bei der integrierten Verwendung der ADVOKAT Registrierkasse (in der ersten Auslieferung noch nicht enthalten) ist diese Wiederverwendung der Belegnummern automatisch und zwingend, sodass eine nachvollziehbare Gesamtdokumentation gesichert ist.

Die Eintragungen sollen der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht vorgenommen werden (§ 131 Abs 1 Z 2 lit a BAO, 2.1. Z 2 KRL2012)
Durch die Vergabe eindeutiger, fortlaufender Belegnummern wird die Ordnung gewährleistet. Eine Buchung kann nur erfasst werden, wenn die rechtlich erforderlichen Informationen eingegeben werden. Dadurch und weil das Löschen und Ändern von Buchungen nicht möglich ist, ist das Protokoll immer vollständig, was unter anderem anhand der eindeutigen, fortlaufenden Belegnummern auch überprüfbar ist. Gespeicherte Daten sind nicht veränderbar und insofern richtig. Die Speicherung erfolgt in Echtzeit, wodurch die zeitgerechte Erfassung gewärtigt wird. Dieselben Prinzipien kommen bei der Protokollierung von Stammdatenänderungen zur Anwendung.

Bareingänge und -ausgänge täglich einzeln festhalten (§ 131 Abs 1 Z 2 lit b und c BAO, 2.1. Z 4 KRL2012)
Jede Buchung (jeder Bareingang, jeder Barausgang) und dazu der jeweilige Beleg werden einzeln, vollständig und unveränderbar gespeichert.

Eintragungen oder Aufzeichnungen sollen nicht in einer Weise verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist (elektronisches Radierverbot). Eine Überprüfung der vollständigen, richtigen und lückenlosen Erfassung aller Geschäftsvorfälle soll insbesondere bei der Losungsermittlung mit elektronischem Aufzeichnungssystem durch entsprechende Protokollierung der Datenerfassung und nachträglicher Änderungen möglich sein (§ 131 Abs 1 Z 6 lit b, 2.1. Z 5 und 6 KRL2012)
Sobald eine Buchung erfasst wurde ist eine Veränderung oder ein Löschen dieser nicht mehr möglich. Dasselbe gilt für Protokolleinträge betreffend Stammdatenänderungen.
Die Protokollierung, wie oben schon beschrieben, erfüllt alle in der BAO und in der Kassenrichtlinie2012 festgehaltenen Kriterien. Auch die Überprüfung wird durch die Anfertigung entsprechender Ausdrucke, wie oben beschrieben, in vollem Umfang ermöglicht.

Summenbildungen sollen nachvollziehbar sein (§ 131 Abs 2 BAO, 2.1. Z 8 KRL2012)
Die einzige persistent gespeicherte Summe ist der Umsatzzähler (Kassastand). Dessen jeweiliger Wert ist anhand aller vorangegangenen Buchungen nachvollziehbar, da ein Ändern oder Löschen von Buchungen nicht möglich ist. Auf dieselbe Weise kann der ausgewiesene Kassastand je Registrierkasse nachvollzogen werden.

Inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Sicherstellung der vollständigen und richtigen Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle durch entsprechende Einrichtungen (Überprüfungsmöglichkeit) (§ 131 Abs 3 BAO, 2.1. Z 7 KRL2012).
Eine Einrichtung zur Sicherstellung der Überprüfung ist etwa eine Protokollierung der Datenerfassung (je nach Kassentyp: elektronisches Journal oder Datenerfassungsprotokoll) (§ 131 Abs 1 BAO, 3.1. KRL2012).
Die Beschreibung der "Einrichtung nach § 131 Abs. 2 und 3 BAO" kann durch den Kassenhersteller oder -programmierer erfolgen und soll insbesondere wiedergeben, durch welche technischen und logischen Gegebenheiten die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe sichergestellt wird, wie der Nachweis der vollständigen und richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle geführt werden kann und zu welchem Kassentyp die Kasse gehört (siehe Abschn. 4.) (3.1. KRL2012).
Da das Ändern und Löschen von Buchungen nicht möglich ist und weil alle für die Erstellung einer Buchung rechtlich erforderlichen Informationen eingegeben werden müssen, ist das gespeicherte Protokoll vollständig. Alle beim Erstellen einer Buchung eingegebenen Daten werden auch gespeichert, sodass die Wiedergabe inhaltsgleich möglich ist. Die Ordnung wird durch eindeutige, fortlaufende Belegnummern gewahrt. Die Speicherung erfolgt in einem Datenerfassungsprotokoll.
Die ADVOKAT Registrierkasse bietet keine Möglichkeit zum Ändern oder Löschen von gespeicherten Daten. Die Vergabe von eindeutigen, fortlaufenden Belegnummern sichert die vollständige Erfassung und macht diese auch überprüfbar. Schließlich stellt auch der Umsatzzähler eine Sicherheitseinrichtung dar, da dieser als Wert persistent je Buchung gespeichert wird und sich dieser aus allen vorangegangenen Buchungen ermitteln lassen muss. Durch Ausdrucke, wie oben beschrieben, sind die Wiedergabe, der Nachweis und die Überprüfung der vollständigen und richtigen Erfassung möglich.
Die ADVOKAT Registrierkasse gehört zum Kassentyp 3 laut Kassenrichtlinie2012.

Zurverfügungstellung der Hilfsmittel zum Lesen der Unterlagen und Anfertigung lesbarer, dauerhafter Wiedergaben auf Datenträgern (§ 131 Abs 3 BAO, 2.1. Z 10 und 11 KRL2012)
Die oben beschriebenen Ausdrucke werden als Word-Datei ausgegeben und können ausgedruckt oder als Datei auf einen Datenträger gespeichert werden.

Aufbewahrungspflicht 7 Jahre (vollständige, geordnete, inhaltsgleiche Wiedergabe) (§ 132 Abs 1 iVm Abs 2 BAO, 2.1. Z 9 und 12 KRL2012)
Ein Löschen oder Ändern von Daten ist nicht möglich. So der Anwender nicht die Datenbank als Ganzes löscht (was dem Verbrennen von Buchhaltungsunterlagen gleichkäme), ist die Aufbewahrung gewährleistet. Die Einrichtung einer Datensicherung ist unbedingt erforderlich und wird von uns eindringlich empfohlen.

Erteilung eines Beleges über die empfangene Barzahlung an den diese Leistenden (§ 132a Abs 1 BAO)
Mit dem Erfassen einer Buchung wird immer auch ein Beleg erstellt. Der Beleg wird einerseits ausgedruckt (in Form eine Word-Datei, von der dann so viele Ausfertigungen wir gewünscht angefertigt werden können) und andererseits bei der Buchung abgespeichert. Der Beleg einer erfassten Buchung kann zu jedem Zeitpunkt erneut angezeigt und ausgedruckt werden.

Mindestangaben des Beleges: Eindeutige Bezeichnung des leistenden Unternehmers, Merkmal zur Kassenidentifizierung, Fortlaufende Nummer zur eindeutigen Identifizierung des Geschäftsfalles, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Art und Umfang der Leistungen, Betrag der Barzahlung (Gesamtsumme) (§ 132a Abs 3 BAO, 4.3. KRL2012)
Die von der ADVOKAT Registrierkasse erzeugten Belege enthalten alle diese Angaben bzw. ist an manchen Stellen eine ordnungsgemäße, fachmännische Bedienung erforderlich, um die Vorgaben zu erfüllen. So muss etwa der Unternehmer korrekt in den Stammdaten eingepflegt werden. Je Buchung müssen Betrag und Buchungstext (Art und Umfang der Leistungen) vom Anwender korrekt erfasst werden.

Anfertigung einer Zweitschrift oder Speicherung des Beleges auf Datenträgern gleichzeitig mit der Belegerstellung (§ 132a Abs 6 Z 1 BAO)
Mit dem Erfassen jeder Buchung wird gleichzeitig ein Beleg erstellt und wird der Beleg bei der Buchung abgespeichert. Der Beleg kann beliebig oft und jederzeit erneut ausgedruckt werden.

Darstellung etwaiger freiwilliger Maßnahmen (z.B. Kassasturzfähigkeit: liegt vor, wenn der Kassa-Soll-Bestand ermittelt werden kann, um diesen mit dem Ist-Stand zu vergleichen) (3.1. KRL2012)
Der Kassastand (Kassa-Soll-Stand) ist für jede Kassa immer ersichtlich und der Ausdruck entsprechender Protokolle (insb. der Ausdruck "Tagessummen") ermöglicht auch die Soll-Veränderung des Kassastandes innerhalb eines Zeitraumes anzuzeigen. Die ADVOKAT Registrierkasse ist daher kassasturzfähig.
Die Integration der Registrierkasse in Abläufe der ADVOKAT Aktenverwaltung gewährleistet eine Nachvollziehbarkeit der Entstehung und Abwicklung aller Kassabuchungen (diese Integration ist in der ersten Auslieferung noch nicht enthalten).

Anfertigung von Tagesabschlussbons / Tagessummenbons (Z-Bons) (4.2.1. und 5.1.1. KRL2012)
Die Erstellung von Tagessummenbons in einer ausführlichen Form wird vorerst nicht angeboten, da dies aus unserer Sicht für die Branche der Rechtsanwälte nicht von Relevanz ist. Sollte sich später ein Bedarf daran herausstellen, werden wir Entsprechendes nachliefern. Der Ausdruck "Tagessummen" liefert jedoch die wesentlichen Informationen eines Tagessummenbons.

Ausdruck, der alle Buchungen ausgibt und auch alle Stammdatenänderungen (integriert) in der chronologisch richtigen Reihenfolge wiedergibt (4.2.2. KRL2012)
Der Ausdruck "Buchungen einzeln" kann mit integrierten Stammdatenänderungen erstellt werden. Die Ausgabe erfolgt immer chronologisch richtig.

Aus einer Verfahrensdokumentation sollen Inhalt, Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens und der Umfang der tatsächlichen Nutzung von etwaigen Teilprogrammen (zB integriertes Warenwirtschaftssystem) vollständig ersichtlich sein. Insbesondere muss sich aus der Verfahrensdokumentation ergeben, dass bei der Umsetzung die Prinzipien der Ordnungsmäßigkeit erfüllt werden (4.3. KRL2012)
Die Dokumentation dieser Art findet sich umfangreich in der ADVOKAT Hilfe und wird laufend gewartet.

Änderungen der Konfiguration sollen dokumentiert werden, z.B. durch ein Stammdatenprotokoll. Durch die Vergabe einer fortlaufenden Nummer soll die Vollständigkeit nachprüfbar sein und zumindest Datum/Uhrzeit und Art der Änderung dokumentiert werden. Wenn Programme verändert werden, ist dies entsprechend zu dokumentieren (Einsatzdatum, Versionsnummer, etc.) (4.3. KRL2012)
Eine solche Protokollierung wird vorgenommen und die genannten Daten werden gespeichert. Auch die Veränderung des Programmes durch Updates wird entsprechend dokumentiert. Der Ausdruck "Buchungen einzeln" mit der Option "Stammdatenänderungen aufnehmen" gibt die protokollierten Änderungen von Konfigurationen vollständig und chronologisch richtig wieder.

Wurden zeitlich und/oder örtlich im Abrechnungszeitraum mehrere Kassen eingesetzt, sollen entsprechende Aufzeichnungen (Protokolle) über deren Einsatzorte und -zeiträume zur Identifikation der eingesetzten Kassen geführt und aufbewahrt werden. Die Dokumentationsgrundlagen der Tageseinnahmen sind für jede einzelne Registrierkasse getrennt zu führen und aufzubewahren. Durch entsprechende Bezeichnung oder Nummerierung der Kassen soll eine Identifikation der jeweiligen Kasse und die Zuordnung ihrer Dokumentationsgrundlagen ermöglicht werden (5.3. KRL2012)
Jede Registrierkasse erhält eine eindeutige, fortlaufende, vom System vergebene Identifikationsnummer. Diese Nummer ist nicht bearbeitbar und kann keinesfalls ein zweites Mal vergeben werden. Bei der Speicherung von Buchungen wird die diese erfassende Registrierkasse mitabgespeichert, wodurch eine vollkommen getrennte Datenführung bei mehreren Registrierkassen gewährleistet ist. Auch am Beleg wird die Identifikationsnummer der erzeugenden Registrierkasse angedruckt.