17.5 ADVOKAT Adressen aktualisieren

ADVOKAT liefert bei der Erstauslieferung ein umfangreiches Datengrundgerüst, in dem zB alle Anwaltskanzleien, Notare, viele Behörden, etc, enthalten sind. Mit dem Menüpunkt System / ADVOKAT-Adressen aktualisieren können Sie die Daten aktuell halten.

Die von ADVOKAT gelieferten Daten enthalten:

Die SOLL-Daten (von ADVOKAT geliefert) werden nicht automatisch in den IST-Datenbestand (Daten der Kanzlei) übernommen. Somit ändert ADVOKAT IST-Daten nur auf Anforderung.

Der Menüpunkt System / ADVOKAT-Adressen aktualisieren kann jederzeit aufgerufen werden. Die Security "ADVOKAT-Adressen aktualisieren" ist erforderlich.

Im ersten Schritt werden die aktuellen Adressdaten vom ADVOKAT Server geholt.

Abb. 506: ADVOKAT Adressabgleich 1

Es kann sein, dass die Aktualisierung der Adressen jetzt abgebrochen wird. Es kommt die Meldung:
Achtung: Die neuen Adressen können nicht eingespielt werden, Sie müssen zuerst eine aktuelle ADVOKAT-Version installieren.

Grund ist, dass vorher Änderungen in der Struktur der Datenbank (neue Felder, Feldlängen) vorgenommen werden müssen, die nur über ein "richtiges" Update möglich sind.

Standardmäßig öffnet sich das Fenster ADVOKAT Adressabgleich:

Abb. 507: ADVOKAT Adressabgleich

Beim Abgleich wird für jedes Feld eine Prüfung durchgeführt, ob sich der SOLL-Datenbestand (von ADVOKAT geliefert) und der IST-Datenbestand (der Kanzlei) unterscheiden. Änderungen können wir im SOLL-Datenbestand vorgenommen haben oder Sie in Ihrem IST-Datenbestand. Fehlende Daten werden ergänzt. Es könnten auch Daten gelöscht werden.

Aktualisierung folgender Adressbereiche
Sie können wählen, dass nur bestimmte Adressbereiche aktualisiert oder protokolliert werden. Es muss mindestens ein Adressbereich gewählt werden. Wenn ein Adressbereich gewählt wurde, wird dieser als Ganzes aktualisiert. Es ist nicht möglich, von Einzelperson zu Einzelperson unterschiedlich zu entscheiden.

Ausnahme: Sie können ausgewählte Personen mit einer Aktualisierungssperre versehen. Siehe dazu unten Aktualisierung sperren.

Personenstamm aktualisieren
Von der Aktualisierung des Namenstamms sind alle Felder im Fenster Personen-Stamm und in den Reitern Zusätze, Freie Felder, Memo betroffen.

Eine Ausnahme ist das Feld Anrede im Fenster Personen-Stamm. Dieses wird zwar von ADVOKAT ausgeliefert mit zB "Sehr geehrter Herr Kollege", aber niemals aktualisiert. Somit bleibt zB "Lieber Freund und Kollege" erhalten.

Aktualisieren heißt:

• Der SOLL-Bestand überschreibt den IST-Bestand.

• Leere Felder werden ergänzt.

• Wenn ein Feld im IST-Datenbestand und im SOLL-Datenbestand gefüllt ist, überschreibt der SOLL-Wert den IST-Wert.

• Wenn ein Feld nur im IST-Datenbestand gefüllt ist, bleibt der IST- Datenbestand erhalten. Wenn Sie daher zB das Feld Memo eines Anwalts füllen, bleibt dies erhalten.

• Groß- und Kleinschreibung und Leerzeichen werden ignoriert.

Unabhängig davon, was man auswählt, werden neue Namen immer hinzugefügt.

Telefon-Daten bereinigen (wenn Bemerkung = "ADV")
Betroffen sind die Daten im Reiter Telefon. Dies sind Telefonnummern, Fax, E-Mail, Homepage, etc.

Bereinigen heißt löschen. Es werden also alle Datensätze gelöscht, in denen im Feld Bemerkung "ADV" steht, sofern diese Datensätze im SOLL-Datenbestand (von ADVOKAT geliefrt) nicht mehr vorhanden sind. "ADV" bedeutet, dieser Datensatz wurde irgend einmal von ADVOKAT geliefert.

Die Kennzeichnung mit ADV erfolgt erst seit September 2009. Ab Version 6.13q (August 2020) wird im Feld Bemerkung "ADV" ergänzt, wenn das Feld leer ist und SOLL- und IST-Wert übereinstimmen. Wenn das Feld Bemerkung gefüllt ist, geschieht dies nicht.

Unabhängig davon, was Sie auswählen, werden neue Telefonnummern immer hinzugefügt.

Wenn Sie die Option nicht aktivieren, bleiben alte Telefondaten/E-Mail-Adressen erhalten, auch wenn sie schon lange nicht mehr gültig sind. Datensätze ohne "ADV", dh von der Kanzlei selbst erfasste Telefonnummern, werden durch die Bereinigung nicht verändert und bleiben jedenfalls erhalten.

Beispiel 1:

1. In der Kanzlei gibt es einen selbst erstellten Eintrag mit Telefonnummer 123; das Feld Bemerkung ist leer.

2. ADVOKAT liefert die Telefonnummer 123 mit Bemerkung ist "ADV"; es handelt sich somit um ein Duplikat. Die Prüfung auf "Duplikat" erfolgt nur anhand es Nummernteils (ohne Sonderzeichen, Leerzeichen).

3. Die Option Telefon-Daten bereinigen (wenn Bemerkung = "ADV") ist aktiviert.

4. Jetzt ersetzen wir die Telefonnummer der Kanzlei mit unserer Telefonnummer. Wir akzeptieren dabei, dass unsere Schreibweise - besser gesagt die Schreibweise des ÖRAK - durchgesetzt wird. Das ist ein Kompromiss, aber immer noch besser, als die Telefonnummer nicht zu pflegen. Unterschiedliche Schreibweisen gehen dabei verloren.

5. Wir füllen das Feld Bemerkung mit "ADV" und übernehmen somit die Pflege dieser Telefonnummer.

6. Im Protokoll scheint auf: "Telefon 123 ADV eingefügt" oder "email bh.so@stmk.gv.at ADV eingefügt".

Beispiel 2:

1. In der Kanzlei gibt es einen selbst erstellten Eintrag mit Telefonnummer 123; das Feld Bemerkung ist gefüllt mit "Herr Müller" (nicht mit "ADV").

2. ADVOKAT liefert die Telefonnummer 123 mit Bemerkung ist "ADV" aus; es handelt sich somit um ein Duplikat.

3. Die Option Telefon-Daten bereinigen (wenn Bemerkung = "ADV") ist aktiviert.

4. Wir überspringen diese Telefonnummer; die Bemerkung des Anwenders bleibt erhalten; im Protokoll scheint nichts auf.

Beispiel 3:

1. In der Kanzlei gibt es einen veralteten mit Telefonnummer 123; das Feld Bemerkung ist leer oder gefüllt mit "Herr Müller" (nicht mit "ADV").

2. ADVOKAT liefert die Telefonnummer 456 mit Bemerkung ist "ADV" aus.

3. Die Option Telefon-Daten bereinigen (wenn Bemerkung = "ADV") ist aktiviert.

4. Die veraltete Telefonnummer 123 bleibt erhalten.

5. Die neue Telefonnummer 456 wird hinzugefügt; im Protokoll scheint auf: "Telefon 456 ADV eingefügt".

Bei Kanzleigemeinschaften Partner bereinigen
Bei allen Kanzleigemeinschaften (Namen mit Kürzel K-*) sind die beteiligten Partner (Namen mit Kurzbezeichnung R-*) als Beteiligte eingetragen.

Wenn Sie die Option aktivieren, setzt ADVOKAT seinen Soll-Bestand durch. Personenbeteiligte im Feld Funktion "Kanzlei" werden gelöscht. Alle Ihre Änderung im Reiter Personen / Beteiligte, bei der im Feld Funktion "Kanzlei" steht, wird überschrieben. Beteiligte mit anderer Funktion sind nicht betroffen.

Nicht verwendete Adressen bereinigen
Diese Option bewirkt, dass Personen gelöscht werden. Es kann sich um aufgelöste Rechtsanwaltskanzleien, Notariate, etc. handeln. Die Löschung findet nur statt, wenn folgende Bedingungen zutreffen:

1. Die Person wird von ADVOKAT nicht mehr geliefert, sie ist im SOLL-Datenbestand nicht mehr enthalten

2. Die Person wurde ursprünglich von ADVOKAT geliefert oder die Person wurde von der Kanzlei vor dem Juli 2004 angelegt (vor diesem Datum haben wir Personen nicht als von ADVOKAT geliefert gekennzeichnet; diese Personen werden also auch bereinigt)

3. die Person ist in keinem Akt in Verwendung

4. das internationale Kennzeichen ist "A" oder leer (ausländischen Adressen werden nie gelöscht)

5. die Option Aktualisierung verhindern ist bei dieser Person nicht aktiv (Personen mit dieser Einstellung werden bei einer Aktualisierung nicht angetastet)

Personen, die in Verwendung sind, werden nicht gelöscht, sondern es wird im Feld Name 1 "(ex) " vorangestellt.

Protokollierung: Änderungen durchführen und protokollieren
Die Änderungen werden durchgeführt und protokolliert.

Protokollierung Änderungen nur protokollieren
Die Änderungen werden nur protokolliert, aber nicht durchgeführt. ADVOKAT macht sozusagen einen Probelauf.

Folgende Benutzer von neuen Adressdaten verständigen
Es wird täglich geprüft, ob neue Adressdaten vorliegen. Wenn ja, dann erscheint beim Start von ADVOKAT (im Infofeld links unten) die Meldung:
Es sind neue ADVOKAT Adressen verfügbar. Sie können diese mit 'System / ADVOKAT-Adressen aktualisieren' übernehmen. OK

Die Meldung erscheint bei den Benutzern, die in der Vergangenheit die Funktion ausgeführt haben. Ihr Benutzerkürzel wird automatisch in das Fenster ADVOKAT Adressabgleich (Feld Folgende Benutzer von neuen Adressdaten verständigen) eingetragen. Wenn ein Benutzerkürzel aus diesem Feld gelöscht wird, erhält dieser Benutzer keine Verständigung mehr. Die Meldung kommt nur, wenn der Benutzer diese Funktion ausführen darf (Security "ADVOKAT-Adressen aktualisieren").

• Abgleich-Protokoll

• Aktualisierung sperren