6.3.14 Zahlung Schuldner - Verbindung Aktenverwaltung / Buchhaltung

Aktenverwaltung
In der Aktenverwaltung werden die Geldbewegungen des jeweiligen Akts dargestellt. Die Aktenverwaltung zeigt einerseits die dem Klienten erbrachten und abgerechneten Leistungen und andererseits die vom Schuldner zu bezahlenden Kosten. Der Sachbearbeiter der Aktenverwaltung soll – idealerweise ohne Rücksprache mit der Buchhaltung – die für ihn notwendigen Informationen aus dem Akt erheben können.

ADVOKAT geht davon aus, dass man bei einer eingehenden Zahlung in der Regel zuerst in der Aktenverwaltung prüfen muss, wie und wofür der Eingang zu verwenden ist. Der wesentliche Punkt ist, dass bereits bei der Eintragung im Akt in einem Arbeitsvorgang entschieden wird, ob es sich bei der Zahlung um Fremdgeld / USt-pflichtige Erlöse / USt-freie Barauslagen / Durchlaufer handelt.

Somit kann in vielen Fällen aus der Widmung im Akt ein Buchungssatz abgeleitet werden. Die Zahlung wird im Akt gewidmet und muss nicht noch einmal "in die Hand" genommen werden. Geldbewegungen werden durch einen einzigen Arbeitsvorgang sowohl in der Aktenverwaltung erfasst als auch die erforderlichen Buchungen in der Finanzbuchhaltung vorbereitet.

Kanzleibuchhaltung
Die Kanzleibuchhaltung enthält in erster Linie die Geldbewegungen der Kanzlei. Wenn sie vom Steuerberater außerhalb der Kanzlei geführt wird, sind zwar keine Buchungssätze aus der Aktenverwaltung notwendig, aber umso mehr eine (auch steuerlich richtige) Führung der Aktenverwaltung – und entsprechende Buchungsprotokolle.

Typischerweise ist aus der Kanzleibuchhaltung der Zahlungsverkehr, der nicht über die Kanzlei läuft, ihr aber dennoch bekannt sein sollte, nicht ersichtlich, und zwar:

• Zahlungen des Schuldners direkt an den Klienten oder Auftraggeber

• Zahlungen des Klienten direkt an das Gericht (Kostenvorschüsse)

Auch deswegen ist ein vollständiger elektronischer Akt vom Vorteil.

Bei korrekter Aktenverwaltung ergibt sich jederzeit eine Übersicht über die offenen Honorare, die offenen Kosten, die Honorar- und Fremdgeldeingänge und Weiterleitung. Bei allen diesen Bewegungen kann ADVOKAT Buchungsvorschläge für die Finanzbuchhaltung erzeugen. Das ist eine sehr große Arbeitsersparnis. Der Aufwand für die Einarbeitung zahlt sich in kurzer Zeit aus.

Die Verbindung zur Buchhaltung ist immer wahlweise, nie zwingend.
Voraussetzung ist das Programmmodul Buchhaltung (mit Aktenverwaltung verbunden).
Zu den konkreten Buchungsvorschlägen siehe Automatische Buchungen.