5.8.3 Wichtige Hinweise für den Einsatz von SharePoint Online

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Last updated: Nov. 15, 2024
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  1. Beachten Sie die Systemvoraussetzungen in SharePoint Online – Einrichtung und Konfiguration.

  2. Die Nutzung von SharePoint Online zusammen mit ADVOKAT ist kostenpflichtig, das ADVOKAT Modul "Dokumentverwaltung (DV)" inklusive Zusatz "2" muss lizenziert sein.

  3. ADVOKAT und speziell der ADVOKAT Support setzen eine funktionierende Microsoft SharePoint Online Umgebung voraus. In der Regel benötigen Sie für die Ersteinrichtung die Hilfe eines IT-Betreuers. Nur sehr technikaffine Anwender werden sich die notwendigen Kenntnisse selbst aneignen können.

  4. Dokumente in SharePoint Online liegen in der Cloud. Für alle Zugriffe ist eine Internetverbindung erforderlich. Ausgenommen sind in OneDrive "offline" gespeicherte Dokumente.

  5. Aus technischen Gründen werden nicht alle Dateien in SharePoint Online gespeichert (zB Dokument ohnen Aktzuordnung; Datei überschreitet die eingestellte maximale Dateigröße); diese verbleiben im Windows-Dateisystem. Man kann diese Dateien aber händisch nach SharePoint kopieren oder (verschieben).

  6. Ein Cloudspeicher ist immer langsamer als ein lokales Netzwerk. Dokumente müssen bei jeder Anzeige (lesen, bearbeiten, drucken) über das Internet zum Endgerät transferiert werden. Das ist zB bei der Dokumentvorschau von Dokumenten deutlich merkbar.

  7. SharePoint Online ist eine Cloudanwendung. Den Windows Explorer gibt es in SharePoint Online nicht. Die Bedienung im Internetbrowser unterscheidet sich von der Bedienung des Windows Explorers.

  8. Volltextsuche: Wenn bei Ihnen die Volltextsuche mit Solr (ohne Sharepoint) installiert ist, dann durchsucht diese nur Dokumente im Windows-Dateisystem. Die SharePoint Online-Volltextsuche durchsucht nur online gespeicherte Dokumente. Es gibt keine übergreifende Volltextsuche.

  9. In ADVOKAT gespeicherte Dokumente werden beim Löschen in den Ordner "Gelöscht" verschoben. Auch SharePoint Online verfügt über einen Papierkorb und verwahrt dort gelöschte Dokumente 93 Tage lang (veränderbare Standardeinstellung). Das gilt auch, wenn alle Dokumente eines Akts von SharePoint Online in das Windows-Dateisystem zurückgeholt werden; auch dann kommen Sie in den SharePoint Online Papierkorb.

  10. Standardmäßig versioniert SharePoint Online die Online-Dokumente bei jeder Änderung, sodass man auf ältere Versionen zugreifen kann. Wenn Dokumente in das Windows-Dateisystem zurückgeholt werden, geht die Versionierung verloren. Es wird nur die letzte Version zurückgeholt. Ältere Versionen verbleiben standardmäßig eine Zeitlang im SharePoint Online Papierkorb.

  11. Es gibt keine Möglichkeit eine Anzahl oder alle Akten vom Dateisystem nach SharePoint Online (oder zurück) zu transferieren. Dies ist nur für jeweils einen Akt möglich.

  12. Die Speicherung erfolgt bei SharePoint Online im Account eines bestimmten Unternehmens (Microsoft spricht von "Tenant"). Ein Zugriff von einem Arbeitsplatz auf verschiedene SharePoint Online Systeme wird in ADVOKAT nicht unterstützt.

  13. Die Trennung von Daten mehrerer Rechtsanwälte ist schwieriger. Bei einer Kanzleitrennung müssen alle Dokumente der Akten des betroffenen Rechtsanwalts in das Windows-Dateisystem zurückgeholt werden. Dabei geht die Versionierung verloren. Es wird nur die letzte Version zurückgeholt.

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