12.4.4 Prüfung von PDF Anlagen beim BRZ

Es gibt verschiedene PDF Versionen. Das BRZ sagt:
Unsere Vorgabe besagt, dass wir die Langzeitarchivierbarkeit der Eingangsdokumente sicherstellen müssen und daher ist eine Konvertierbarkeit auf PDF/A Voraussetzung.

Nicht zulässig sind sogenannte "eingebettete Dateien" oder "Anlagen" oder ein Kennwortschutz.

Faktisch kann ein Anwender eine "Konvertierbarkeit" nur schwer vernünftig sicherstellen. ADVOKAT versucht eine gültige Version herzustellen. Das PDF wird konvertiert, dh im Hintergrund neu erstellt. Dies geschieht automatisch, wenn man ein PDF in das Fenster ERV Anlage aufnimmt und den ERV-Schriftsatz speichert.

Wir können nicht garantieren, dass die Konvertierung ein PDF erzeugt, dass zu 100% gleich aussieht. Kritisch ist vor allem die Darstellung von Bildern mit transparenten Hintergründen.

Im Falle einer Konvertierung zeigt ADVOKAT daher folgenden Hinweis an:
Die PDF Anlage 'xxx' wurde automatisch nach PDF/A-1 konvertiert. Eingebettete Dateien wurden entfernt. Das Kennwort wurde entfernt. Bitte kontrollieren Sie den Inhalt (vor allem die Bilder).

Es gibt diverse Gründe, warum eine Konvertierung unmöglich ist. In diesem Fall kommt folgender Hinweis:
Die PDF Anlage 'xxx' ist eventuell fehlerhaft. Dies kann beim BRZ zu einer Zurückweisung führen. Wir empfehlen das PDF neu zu erstellen.

Ein solcher Schriftsatz kann trotzdem gesendet werden. Wenn ihn das BRZ als ungültig zurückweist muss er neuerlich eingebracht werden. Somit verschiebt sich der Zeitpunkt der Einbringung nach hinten. Das ist für eine Fristwahrung wesentlich!

Wenige Fälle zeigen, dass das BRZ auch von ADVOKAT konvertierte PDFs ablehnt. In diesem Fall öffnen Sie den Schriftsatz, kopieren ihn mit dem Menüpunkt Befehle / Schriftsatz kopieren, dann wählen Sie den Menüpunkt Befehle / Anlagen mit PDF-Factory konvertieren. Jetzt können Sie ihn neu speichern und versenden. Die Konvertierung mit pdfFactory dient als zweites Sicherheitsnetz. Dieses Tool muss bei Ihnen lizenziert sein (kostenpflichtig).

Technischer Hinweis:
In ADVOKAT Technisches Handbuch - Konfigurationsschalter sind drei Einträge beschrieben, welche das PDF-Konvertierungsverhalten steuern. Diese sollten nur nach Rücksprache mit dem ADVOKAT Support verwendet werden.

Menüpunkt Befehle / Anlagen mit PDF Factory konvertieren
Dient zur Herstellung einer PDF Version mit einem zweiten Konvertierprogramm. Siehe dazu oben.