1.25 ADVOKAT Version 6.26

ERV Firmenbuch strukturiert
Durch die neue Rechtsform Flexible Kapitalgesellschaft und im Zuge von Gesellschaftsrechts-Änderungsgesetz (GesRÄG 2023), Gesellschaftsrechtliches Digitalisierungsgesetz (GesDigG 2023) und Gesellschaftsrechtliches Mobilitätsgesetz (GesMobG) kommt es zu einer Reihe von Änderungen im ERV Firmenbuch.

Am 12.04.2024 wird die ERV-Schnittstelle und das VIVA-Modul (Software des BRZ) auf die Version 5.0.0 aktualisiert. Der strukturierte Firmenbuchantrag wird dadurch um die neue Rechtsform Flexible Kapitalgesellschaft (FlexKapG) erweitert. Firmenbuchanträge für eine Flexible Kapitalgesellschaft sind ab diesem Datum als strukturierter Antrag einzubringen.

Kompatibilität und Übergangsfrist (WICHTIG!)
Zeitgleich mit den Änderungen beim Firmenbuchantrag wird auch die Schnittstelle für den Firmenbuchauszug auf die Version 2.0 aktualisiert. Die Änderungen an den Schnittstellen sind nicht abwärtskompatibel.

Folgende technischen Einschränkungen und Fristen sind daher zu beachten:

Firmenbuchanträge, die vor dem 12.04.2024 erstellt wurden, können nach der Umstellung beim BRZ nur mehr gedruckt, aber nicht mehr bearbeitet oder geprüft werden.
- Firmenbuchanträge, die vor dem 12.04.2024 erstellt und noch nicht geprüft wurden, müssen (von Grund auf) neu erstellt werden.
- Firmenbuchanträge, die vor dem 12.04.2024 erstellt und bereits geprüft und gedruckt wurden, können noch bis zum 12.05.2024 eingebracht werden; sie können aber nicht mehr geändert werden.
Änderungs- und Löschanträge, die nach dem 12.04.2024 erstellt werden, benötigen auch einen neuen FB-Auszug. FB-Auszüge, die vor dem 12.04.2024 abgerufen wurden, können nach der Umstellung nicht mehr verwendet werden.

Begehren flexible Kapitalgesellschaft
Die Bedienung und die Erfassung von Anträgen zur flexiblen Kapitalgesellschaft erfolgen nahezu unverändert wie bei einer GmbH.

Nähere Details finden Sie unter ERV Firmenbuchantrag strukturiert.

Begehren GmbH
Bei Gründungsanträgen einer GmbH wurde das mindeste Stammkapital auf 10.000,00 EUR gesenkt. Eine Neueintragung mit einer Gründungsprivilegierung ist dagegen nicht mehr erlaubt.

ERV Schriftsatz
Bei strukturierten Firmenbuchanträgen haben sich die Kürzel bei der Art geändert. Es werden die vom BRZ verwendeten Codes als Kürzel verwendet.

EU Begehren Einzelunternehmen
FKG Begehren flexible Kapitalgesellschaft
GES Begehren GmbH
KG Begehren Kommanditgesellschaft
OG Begehren offene Gesellschaft

Rechtstatsachen
Rechtstatsachen können jetzt Daten von mehreren natürlichen oder juristischen Personen enthalten. Dafür wurde die neue Gruppe Eintrag eingeführt. Abhängig vom ausgewählten Rechtstatsachen-Code, können ein oder mehrere Einträge hinzugefügt werden. Zusätzlich kommen folgende neue Eingabefelder dazu (GesMobG).

Ausstellende Behörde – Behörde, welche die Urkunde zur Rechtstatsache ausgestellt hat
Rechtsform – Rechtsformcode für inländische oder ausländische juristische Person
(Hinweis: Die Rechtsform kann erst ausgewählt werden, nachdem bei Adresse / Staat ein Land ausgewählt wurde)
Name / Geburtsdatum – Geburtsdatum einer natürlichen Person
Ausländisches Register / Registrierungsstelle – Behörde / Ort der Registereintragung einer ausländischen, juristischen Person
Ausländisches Register / Firmenbuchnummer – Registernummer einer ausländischen, juristischen Person

Rechtstatsache mit einer ausländischen juristischen Person

Hinweis:
Mit der Schnittstellenänderung wird die Rechtstatsache mit dem Code "UP51" entfernt und kann nicht mehr verwendet werden. Stattdessen soll die Rechtstatsache mit dem Code "U1700" verwendet werden.

Personen
Bei Personen kommen mit der Gruppe Staatsangehörigkeit zwei neue Eingabefelder dazu: Staatsbürgerschaft und Wohnsitz (Staat). Diese Daten sind bei ausländischen natürlichen Personen einzugeben (GesDigG 2023).

In der Gruppe Inländisches Register kommt das Auswahlfeld Eigene Firmenbuchnummer dazu. Dieses Feld ist nur bei einem Gründungsantrag der Rechtsform flexible Kapitalgesellschaft aktiv. Wird in diesem Feld "Ja" ausgewählt, wird das vorherige Feld Firmenbuchnummer inaktiv. Dieses Feld wird nur benötigt, wenn Sie "Eigene Geschäftsanteile" als Gesellschafter eingeben wollen. Nähere Details finden Sie unter "Eigene Geschäftsanteile eintragen" (unten).

Funktionen
In den Gruppen Einbezahlt und Gründungsprivileg wurde das Feld Währung entfernt. Die eingegebene Währung bei Kapital gilt für alle Folgebeträge.

Bei einer Flexiblen Kapitalgesellschaft wird bei der Funktion Gesellschafter die Auswahl bei Person um "(===) Unternehmenswert-Anteile" erweitert. Nähere Details finden Sie unter "Unternehmenswert-Anteile eintragen" (unten).

Eigene Geschäftsanteile eintragen (FlexKapG)
Bei einer Flexiblen Kapitalgesellschaft besteht die Möglichkeit "Eigene Geschäftsanteile" als Gesellschafter einzutragen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

Die einzutragende Kapitalgesellschaft wird zusätzlich zu den Angaben im Reiter Firma, als juristische Person im Reiter Personen erfasst.
Handelt es sich um einen Gründungsantrag, wählen Sie in der Gruppe Inländisches Register bei Eigene Firmenbuchnummer "Ja" aus. (Erklärung: Die Firmenbuchnummer ist zum Zeitpunkt der Antragsstellung noch nicht vergeben. Eigene Firmenbuchnummer "Ja" bedeutet, die mit der Eintragung vergebene Firmenbuchnummer wird automatisch für diese Person übernommen.)
Wählen Sie die soeben angelegte juristische Person im Reiter Funktionen / Gesellschafter als neuen Gesellschafter.
Geben Sie den Geschäftsanteil als Kapitalbetrag ein.
Im geprüften Antragstext wird bei Gesellschafter/in automatisch der Text "Eigene Geschäftsanteile" ausgegeben.

Einzutragende Kapitalgesellschaft als juristische Person erfasst

Unternehmenswert-Anteile eintragen (FlexKapG)
Bei einer Flexiblen Kapitalgesellschaft, besteht die Möglichkeit "Unternehmenswert-Anteile" als Gesellschafter einzutragen. Unternehmenswert-Beteiligte sind nicht einzeln in das Firmenbuch einzutragen, sondern lediglich der Umstand der Ausgabe von Unternehmenswert-Anteilen und deren Summe.

Anmerkung: Die Geschäftsführung einer FlexKap ist verpflichtet, ein Anteilsbuch über die ausgegebenen Unternehmenswert-Anteile zu führen. Außerdem sind jährlich eine Namensliste, aus welcher die Namen der Unternehmenswert-Beteiligten ersichtlich sind, sowie eine Anteilsliste, welche die Höhe der jeweiligen Beteiligungen ausweist, beim Firmenbuch einzureichen. In die Urkundensammlung wird nur die Namensliste aufgenommen.

Für Unternehmenswert-Anteile gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie im Reiter Funktionen / Gesellschafter einen neuen Gesellschafter und bei Person "(===) Unternehmenswert-Anteile" aus.
Geben die Summe aller Unternehmenswert-Anteile als Kapitalbetrag ein.

Eigene Geschäftsanteile und Unternehmenswert-Anteile werden als Gesellschafter erfasst

Antrag mit Eigene Geschäftsanteile und Unternehmenswert-Anteile

ERV

ERV Anlagen Prüfung

Alle Hinweis- und ERVBox-Meldungen beim Hinzufügen von Anlagen werden jetzt gesammelt und übersichtlich in dem neuen Fenster ERV Anlagen überprüfen angezeigt.

Abb. 3: Fenster "ERV Anlagen überprüfen"

In diesem Fenster werden aufgelistet,

Dateien, die nicht über den ERV übermittelt werden können
Dateien, die nur als ERVBox Anlage übermittelt werden können
etwaige Hinweismeldungen (zB Das Dokument wurde automatisch nach PDF/A-1 konvertiert. Bitte kontrollieren Sie den Inhalt.)

ERVBox Verwaltung

Alle Hinweismeldungen beim Upload von Dateien in die ERVBox werden jetzt gesammelt und übersichtlich in dem neuen Fenster ERVBox Upload überprüfen angezeigt.

Abb. 4: Fenster "ERV Anlagen überprüfen" mit Dateien, die als ERVBox Anlagen übermittelt werden

Elektronische Akteinsicht (EAkteinsicht)
Vor einigen Monaten wurde die neue ADVOKAT Elektronische Akteneinsicht eingeführt. Als letzter Schritt wird nun in dieser Version die Übernahme des Elektronischen Akts in die ADVOKAT Aktenverwaltung erneuert.

Es gibt zwei Varianten der Übernahme des Gerichtsakts in die Aktenverwaltung:

Als eine Datei bzw. als Zip-Datei
In der Ordnerstruktur des Gerichts

Damit wird das Offline-Arbeiten mit dem elektronischen Gerichtsakt erleichtert. Je nach Arbeitsweise können Sie die Daten auf ein Notebook kopieren und zu Gericht mitnehmen: Entweder als Zip-Datei oder jede Datei einzeln in der Ordnerstruktur des Gerichts.

Konkret öffnet sich bei der Übernahme von Aktenstücken folgendes Fenster:

Abb. 5: Fenster "Anlagen in den Akt importieren" (Variante mehrere Aktenstücke)

(Dies ist das Fenster für die Übernahme mehrerer Aktenstücke. Bei einem Aktenstück sieht das Fenster ein wenig anders aus.)

Neu ist die Option "in der Ordnerstruktur des Gerichts". Bei Wahl dieser Option wird im ADVOKAT Akt dieselbe Ordnerstruktur hergestellt, wie sie im Gerichtsakt (in der Online-Akteinsicht) vorhanden ist.

Konkret wird in ADVOKAT ein fix definierter Ordner "Gerichtsakt" angelegt. Darunter befinden sich die heruntergeladenen Aktenstücke in den jeweiligen Unterordnern. Es entsteht zB folgende Ordnerstruktur:

Abb. 6: Ordnerstruktur "Gerichtsakt"

Gerichtsakt
  Aktendeckel
    Fall
    Gesamtakt
    Inhaltsverzeichnis
  Beilagen
    Beilagen anderer Personen
    2023-11-01 - ON 1 - Protokoll Schneeräumung ...
    ....
    Beilagen der ersten Partei
    ....
    Beilagen der zweiten Partei
      ....
  Grundakt
    ON 1
      Freigabe Zugriff elektronischen Akt ON 1.1
      HRR Gebührenbestimmung St. Aegyd ON 1.2
      ....

Bei wiederholter Akteinsicht und Datenübernahme werden:

Dateien und Ordner, die unverändert schon existieren, übersprungen
Dateien und Ordner, die verändert wurden, ergänzt (mit "Dateiname-1", etc.) gespeichert
Dateien und Ordner, die neu sind, als neue Dokumentdatensätze angelegt
Die Aktenstücke "Fall" und "Gesamtakt" werden niemals überschrieben, sondern immer als neue Datei (mit Dateiname "Gesamtakt-1", etc.) gespeichert; diese Aktenstücke gelten immer als "neu"

ADVOKAT rechnet damit, dass Anwender ein heruntergeladenes PDF-Dokument verändern (Kommentare, Markierungen). ADVOKAT überschreibt ein verändertes PDF nicht.

Weitere Informationen finden Sie hier: Elektronische Akteinsicht (EAkteinsicht)

Videotutorial
Ein Videotutorial finden Sie unter https://youtu.be/hAO6gmKQFcY

Feld Beilage im Dokumentdatensatz
Das Feld Beilage im Fenster Dokument ist nur 10 Stellen lang. Das ist Absicht, weil im ERV Hinverkehr nur 10 Stellen möglich sind. Bei der Übernahme des Gerichtsakts in die Aktenverwaltung werden längere Beilagenbezeichnungen automatisch gekürzt.

Insolvenzcheck – Offenkundige Zahlungsunfähigkeit
Das BMJ hat (endlich) die Offenkundige Zahlungsunfähigkeit in die Schnittstelle zur Ediktsdatei aufgenommen. Bei einer manuellen Abfrage des Edikts über das Internet scheinen Personen mit offenkundiger Zahlungsunfähigkeit bereits seit 1.7.2023 auf. Aber erst jetzt – durch Integration in die Schnittstelle – ist es möglich, Personen mit offenkundiger Zahlungsunfähigkeit auch in den ADVOKAT Insolvenzcheck aufzunehmen.

Der ADVOKAT Insolvenzcheck ermöglicht einerseits die Prüfung, ob eine bestimmte Person in der Ediktsdatei enthalten ist (Einzelabfrage), und andererseits die Prüfung aller Ihrer Personendaten gegen die Ediktsdatei (Gesamtabfrage). Siehe ADVOKAT Insolvenzcheck.