5.2.2 Dokument mit Akt verbinden

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Datei (ein Word-Dokument, etc.) mit dem Akt zu verbinden.

Wie speichert ADVOKAT eine Datei im Akt?

ADVOKAT speichert nicht die Datei selbst im Akt. Dadurch würde die ADVOKAT Datenbank extrem groß werden und Sie könnten auf die Datei nur mehr über ADVOKAT zugreifen.

Im Akt wird immer nur ein Verweis (der Dateipfad) auf das Dokument gespeichert. Mit dem Pfad wird das Dokument wieder gefunden und angezeigt. Das Dokument selbst befindet sich als eigenständige Datei auf der Festplatte. Oft wird sie sich im ADVOKAT Dokumente-Verzeichnis befinden (Standard ist \advokat\daten\winword\...); es kann aber auch ein anderes Verzeichnis sein. Siehe dazu Einstellungen Dokumentverwaltung.

Der Verweis auf die Datei kann sich befinden:

1. in einer Leistung:
Wenn Sie Dokument erstellen wählen und dann aus Word die Leistung erfassen, wird in der Leistung automatisch der Verweis auf die Datei mitgespeichert. Ebenso wird durch Ausfüllen eines Formulars der Forderungsbetreibung ein Schriftsatz oder Brief erzeugt und in der generierten Leistung der Verweis auf das Dokument abgelegt.

2. in einem Offenen Posten:
Wenn Sie eine Honorarnote erstellen und die Option Abrechnung speichern wählen, wird im offenen Posten automatisch ein Verweis auf die Honorarnote mitgespeichert.

3. in einem Datensatz Dokument: ***
Wenn Sie eine Datei mit der Maus aus dem Windows Explorer in das Fenster Aktenverwaltung ziehen und dort fallen lassen, wird automatisch ein Datensatz Dokument erzeugt und darin der Verweis auf die Datei gespeichert.

Alternativ kann man eine Datei in das Fenster Dokumentliste (Menüpunkt Programme / Dokumentverwaltung) ziehen. Wieder wird ein neuer Datensatz Dokument angelegt. Allerdings erfolgt keine automatische Zuordnung zu einem Akt.

Wie verbindet man eine Datei mit einem Akt?

Es gibt verschiedene Methoden:

1. Dokument erstellen und Leistung erfassen aus Word
Beim Erfassen einer neuen Leistung aus Word wird automatisch das Word-Dokument mit der Leistung verbunden. Siehe dazu Dokument erstellen.

2. Menüpunkt Aktives Word-Dokument verbinden (F5)
Wenn die Leistung bereits im Akt erfasst ist, kann das aktive Word- Dokument einfach mit der Leistung verbunden werden.

Öffnen Sie das Word-Dokument. Wechseln Sie zu ADVOKAT. Stellen Sie sich im Fenster Aktenverwaltung auf die Leistung. Wählen Sie den Menüpunkt Dokument / Aktives Word-Dokument verbinden (F5).

Es gibt einige Fälle:

1. Wenn das Worddokument ist noch nicht gespeichert oder der Speicherort ist das "Temp-Verzeichnis", dann kommt die Meldung:
Die Datei ist nicht gespeichert. Soll sie im Aktordner gespeichert werden?
Bei Ja wird das Dokument geschlossen, in den Aktordner kopiert und wieder geöffnet.
Bei Nein wird das Dokument nicht gespeichert und nicht mit der Leistung verbunden:
Das Word-Dokument wurde noch nicht abgespeichert. Die Leistung wurde nicht mit dem Word-Dokument verbunden.

2. Wenn das Worddokument außerhalb der Advokat Ablagestruktur liegt oder
wenn das Worddokument im Ordner eines anderen Akts liegt oder
wenn das Worddokument aus einem Mail geöffnet wird und somit in einem Temp-Ordner liegt, dann kommt die Meldung:
Die Datei befindet sich nicht im aktuellen Akt. Soll Sie in den Akt kopiert werden oder soll ein Link auf die externe Datei erzeugt werden? Kopieren, Link, Abbrechen
Bei Kopieren wird das Dokument geschlossen, in den Aktordner kopiert und wieder geöffnet.
Bei Link wird im Dokumentdatensatz der externe Pfad gespeichert. Wenn das Worddokument aus einem Mail geöffnet ist die Auswahl "Link" deaktiviert.

3. Wenn das offene Worddokument im Akt, aber in einem anderen Unterordner liegt, dann kommt die Meldung:
Die Datei befindet sich in einem anderen Verzeichnis. Soll sie in den aktuellen Ordner verschoben werden? "Ja, Nein, Abbrechen"
Bei Ja wird das Dokument geschlossen, in den Aktordner kopiert und wieder geöffnet.
Bei Nein wird im Dokumentdatensatz der externe Pfad gespeichert.

Die Verbindung kann auch mit einem offenen Posten oder mit einem Datensatz Dokument hergestellt werden.

4. Sonderfall: Unter bestimmten Umständen öffnet Word verschiedene Dokumente in getrennten Word-Instanzen. Wann das genau geschieht, ist nicht vorhersagbar. Wenn es geschieht, dann kann ADVOKAT das aktive Worddokument nicht verlässlich erkennen. Daher wird das folgende Fenster Worddokument auswählen angezeigt:

Abb. 141: Fenster "Word-Dokument auswählen"

3. Menüpunkt Aktives Word-Dokument übernehmen (Strg+F5)
Diese Funktion funktioniert wie Aktives Word-Dokument verbinden mit dem Unterschied, dass ein neuer Dokumentdatensatz angelegt wird.

4. Drag&Drop in das Fenster Leistung ***
Wenn Sie im geöffneten Fenster Leistung stehen und eine Datei, zB ein Word-Dokument, aus dem Windows Explorer mit der Maus darauf ziehen und fallen lassen, wird die Datei mit dieser Leistung verbunden. Im Fenster Leistung erscheint im Feld Dokument der Text "verbunden".

Kopieren und Verschieben mit der Maus:
In Windows gibt es mehrere Möglichkeiten zum Ziehen mit der Maus. ADVOKAT unterstützt diese Funktionen:

Strg+Mausziehen = Datei kopieren. Die Datei wird in das ADVOKAT-Dokumente-Verzeichnis kopiert. Sie erhält dabei eine Nummer als Name, die Dateierweiterung (zB .doc) bleibt unberührt. Die Originaldatei bleibt erhalten. Zum ADVOKAT Dokumente-Verzeichnis siehe Einstellungen Dokumentverwaltung.

Umschalt+Mausziehen = Datei verschieben. Wie beim Kopieren; zusätzlich wird die Originaldatei gelöscht.

Umschalt+Strg+Mausziehen = Verknüpfung zur Datei erstellen. Es wird der vollständige Pfadname der gewählten Datei im Datensatz Dokument eingetragen und damit auf diese verwiesen. Die Datei selbst bleibt unberührt.

Exkurs zum Ziehen mit der Maus:
Ziehen mit der Maus ist bequem, wenn man beide Fenster am Bildschirm geöffnet hat. Es geht aber auch, wenn die Fenster im Vollbild-Modus angezeigt werden: Wechseln Sie zB aus dem Fenster Aktenverwaltung in den Windows Explorer. Fassen Sie die Datei mit der linken Maustaste an und ziehen Sie diese hinunter auf die Taskleiste, und zwar auf das Symbol für das ADVOKAT-Programm. Jetzt die Maustaste nicht loslassen, sondern warten, bis das ADVOKAT-Fenster im Vordergrund erscheint. Es dauert ein bisschen. Fahren Sie mit der Maus in das Fenster Aktenverwaltung. Dort können Sie die Maustaste loslassen.

Kopieren und Verschieben mit der Tastatur:
Mit der Tastatur geht es oft schneller. Im Windows wird die Datei mit Strg+C kopiert oder mit Strg+X ausgeschnitten. Man wechselt mit Alt+Tabulator in ADVOKAT. Dort kann man die Datei im Fenster Aktenverwaltung mit Strg+V einfügen.

Strg+C und Strg+V: Datei in die Zwischenablage kopieren und in das ADVOKAT Dokumente-Verzeichnis einfügen.

Strg+X und Strg+V: Datei ausschneiden und in das ADVOKAT Dokumente-Verzeichnis einfügen.

Hinweis:
Einfügen mit Strg+V in ADVOKAT funktioniert nur an folgenden Stellen:

• in der Aktinhaltsliste

• in der Dokumentliste

• im Fenster Dokument, und dort nur im Feld Datei

• nicht dagegen im Fenster Leistung

5. Drag&Drop in das Fenster Aktenverwaltung ***
Wenn Sie im geöffneten Fenster Aktenverwaltung stehen und eine Datei, zB ein Word-Dokument, aus dem Windows Explorer mit der Maus darauf ziehen und fallen lassen, wird ein neuer Datensatz Dokument erstellt. Dieser enthält einen Verweis auf die Datei und wird im Fenster Aktenverwaltung angezeigt. So wird eine Datei quasi mit dem Akt verbunden.

Genau genommen wird auch beim Verbinden einer Datei mit einer Leistung oder bei einer Honorarnote immer ein Datensatz Dokument erzeugt. Der Datensatz Dokument bleibt unsichtbar im Hintergrund. Wenn eine Leistung (die Honorarnote) vorhanden ist, repräsentiert ohnehin diese das Dokument. Wenn Sie die Leistung öffnen, sehen Sie den Text "verbunden". Bei Klick auf die kleine Schaltfläche "..." wird das Fenster Dokument geöffnet.

Näheres zum Datensatz Dokument.

6. Drag&Drop in das Fenster Dokumentliste ***
Wenn Sie im Fenster Dokumentliste stehen und eine Datei, zB ein Word-Dokument, aus dem Windows Explorer mit der Maus darauf ziehen, wird ein neuer Datensatz Dokument erstellt und die Datei dort eingefügt.

7. Drag&Drop in das Fenster Dokument ***
Wenn Sie im geöffneten Fenster Dokument stehen und eine Datei, zB ein Word-Dokument, aus dem Windows Explorer mit der Maus darauf ziehen und fallen lassen, wird ein Verweis auf die Datei im Feld Datei eingefügt. Es geht auch mit Strg+C und Strg+V, aber nur wenn Sie im Feld Datei stehen.

8. Menüpunkt Dokument / Kopieren
Man kann sich auf einen Dokumentdatensatz oder auf eine Leistung stellen und den Menüpunkt Dokument / Kopieren wählen. Diese Funktion kopiert das dahinter liegende Dokument, vergibt einen neuen Dateinamen und legt einen neuen Dokumentdatensatz an. Der Sinn ist, dass man zB von einem Vertrag mehrere Versionen erstellen kann und die alten Versionen erhalten bleiben.

9. Drag&Drop in das Fenster Phone & Memo***

Was kann man mit einem Akt verbinden?

Man kann folgende Objekte mit einem Akt verbinden:

• Dateien als Ganzes; nicht dagegen Teile von Dateien, zB einen Teil einer Excel-Tabelle oder einen Teil eines Word-Dokuments.

• E-Mails aus jedem E-Mail-Programm, wenn man mit diesem ein Mail mit Drag&Drop oder Strg+C und Strg+V auf den Desktop kopieren kann. Hierbei bildet das E-Mail-Programm eine externe Datei. Wenn Ihr E-Mail-Programm das nicht unterstützt, so können Sie wahrscheinlich dennoch das Mail als Datei exportieren und dann mit dem Akt verbinden.

• Outlook-Objekte wie Termine, Notizen, Kontakte, etc.

Wie wird das Dokument im Akt angezeigt?

Wenn Sie eine Datei mit der Maus auf das Fenster Aktenverwaltung ziehen, legt ADVOKAT einen neuen Datensatz Dokument an; darin ist im Feld Datei der Pfad und der Dateiname enthalten. Unter Umständen ist nicht der gesamte Pfad gespeichert, sondern nur der Teil relativ zum ADVOKAT Dokumente-Verzeichnis, also ohne das führende f:\advokat\daten\winword\...

Der Datensatz Dokument scheint im Fenster Aktenverwaltung in einer Zeile auf. In der ersten Spalte steht das Windows-Dateisymbol.

Wenn Sie eine Datei mit der Maus auf das geöffnete Fenster Leistung ziehen, zeigt Advokat in der Leistung nur "verbunden" an. Wenn Sie das Fenster Leistung schließen, sehen Sie zwar bei der Leistung das Windows-Dateisymbol aber keinen Datensatz Dokument.

In der Dokumentliste (Menüpunkt Programme / Dokumentverwaltung) werden dagegen alle Datensätze Dokument in chronologischer Reihenfolge angezeigt. Auch diejenigen, die mit einer Leistung oder einem offenen Posten verbunden sind.