1.10.4.2 Serienmail erstellen

Diese Arbeitsschritte sind erforderlich, wenn in ADVOKAT ein Serienmail erstellt und in Microsoft Office Outlook versendet werden soll.
In diesem Beispiel möchte man eine E-Mail an jeden Klienten zu lebenden Akten erstellen.

Beachten Sie, dass die eigenen Mailadressen durch das Senden von Serienmails (Massenmails) schnell von den Mailsystemen der Empfänger als Spam eingeordnet werden können.
Möchte man regelmäßig Serienmails versenden ist es empfehlenswert einen darauf spezialisierten Dienstleister zu beauftragen.

Vorgehensweise

Öffnen Sie in der Aktenverwaltung jenen Akt wo Sie das Serienmail aufbewahren möchten.
Wählen Sie den Menüpunkt "Dokument" > "E-Mail erstellen" und vervollständigen Sie den Betreff und die Anlagen.
Im Feld "Empfänger" geben Sie die Person "RA" an. Im Feld "E-Mail" klicken Sie auf "...", es öffnet sich das Fenster "E-Mail-Adressen bearbeiten"
Markieren Sie die E-Mailadresse Ihres eigenen Unternehmens und klicken Sie auf "An".
Klicken Sie im Feld "Person(en) hinzufügen" auf "...", es öffnet sich der Suchassistent, deaktivieren Sie die Ansicht "Gesamtliste".
Im Suchassistenten wechseln Sie in den Reiter "Personen". Im Feld "beteiligt als:" wird die Funktion "Klient" ausgewählt und die Checkbox "nur in Lebenden" aktiviert.
Es wurden die E-Mailadressen aller zuvor selektieren Personen in das Fenster "E-Mail-Adressen bearbeiten" geladen.
In diesem Fenster markieren Sie die Personen und wählen die Option "Bcc" aus.
Durch Klick auf "OK" gelangen Sie retour zum Fenster "E-Mail erstellen".
Es wurden alle E-Mail-Adressen in das Feld "E-Mail" eingefügt. Klicken Sie nun in diesem Fenster auf "OK."
Die E-Mail wird in Microsoft Office Outlook erzeugt. Bitte beachten Sie, dass die Erstellung abhängig von der Anzahl der E-Mail-Adressen bis zu 15 Minuten dauern kann.
Vervollständigen Sie den Inhalt, kontrollieren Sie die Empfänger, Betreff, Anlagen und versenden Sie das E-Mail.