13.7.2 Buchung neu eingeben

Wenn Sie in der Buchungsliste die Schaltfläche Buchen oder die Taste EINFG drücken, öffnet sich das Fenster Buchen / Buchungsart auswählen. Hier können Sie entweder eine der vorgegebenen Standardbuchungen (Einnahme/Ausgabe auf Kassa, Girokonto, etc.) oder die Buchungsart Individuelle Buchung (Umbuchen) auswählen.

Bei einer Einnahmen-Ausgabenrechnung werden Sie in der Regel mit den Standardbuchungen das Auslangen finden. Bei diesen werden die bebuchbaren Konten vorgegeben und Sie müssen nicht wissen, was Soll und Haben ist und was ein Soll- und ein Habenkonto. Siehe dazu Standardbuchungen.

Abb. 412: Fenster "Buchen / Buchungsart auswählen"

Durch Auswahl des ersten Buchstabens springt der Cursor in die entsprechenden Zeile. Für "AR" muss man zweimal die Taste "A" drücken.

Mit Bestätigen wird die Buchungsart ausgewählt und das eigentliche Fenster Buchen angezeigt.

Abb. 413: Fenster "Buchen"

Buchungsdatum
Pflichtfeld. Mit Punkt + Enter wird das heutige Datum eingesetzt.

Belegnummer
Solange Sie im Buchhaltungsprogramm bleiben, wird bei jeder neuen Buchungen mit Art = Kassa oder Privat die zuletzt eingegebene Nummer um 1 hochgezählt, sonst wird dieselbe Nummer vorgeschlagen. Mit der F9-Taste kann die Nummer jederzeit um eins erhöht werden.

Sollkonto
Eingabe einer Kontonummer = Kontokurzbezeichnung. Pflichtfeld.
Die Feldbezeichnung für dieses Konto ist je nach ausgewählter Buchungsart unterschiedlich (Kassa, Girokonto, Anderkonto, Privat, Kunde, Lieferant).

Wenn Sie das Feld leer lassen, wird das erste passende Konto vorgeschlagen. Der Vorschlag wird je nach verwendetem Kontenrahmen oft nicht passen, daher bleibt der Cursor vorsichtshalber in diesem Feld, damit das Konto schnell geändert werden kann.

Alt+Pfeil-ab öffnet die Kontenliste. Bei den Standardbuchungsarten werden in der Liste nur die zulässigen Konten angezeigt.

Wenn Sie im Feld Konto zB "74" eingeben und dann die Kontenliste öffnen, steht der Cursor in der Kontenliste beim ersten Konto mit "74...".

Sie können in der Kontenliste auch bequem nach der Kontolangbezeichnung suchen. Dazu geben Sie im Feld Konto den Suchbegriff ein (zB "büro") und öffnen die Liste mit Strg+Pfeil-ab. Es werden alle die Konten angezeigt, die 1. in diesem Kontext eingegeben werden können (laut ausgewählter Buchungsart) und 2. im Feld Kontobezeichnung den eingegebenen Suchtext enthalten.

Neben dem Konto wird die Kontolangbezeichnung angezeigt und daneben rechts der aktuelle Saldo dieses Kontos.

Sammelbuchung
Damit wird der Vorgang Sammelbuchung aktiviert. Hinweis: Bei gewissen Buchungsarten ist keine Sammelbuchung möglich. Siehe dazu Sammelbuchung.

Eingang, Ausgang
Hier geben Sie ein, ob es sich um einen Geldeingang (Einnahme) oder um einen Geldausgang (Ausgabe) handelt. Die Option Eingang / Ausgang gibt es nur bei den Buchungsarten Kassa, Girokonto, Anderkonto und Privat.

Habenkonto, Gegenkonto
Eingabe einer Kontonummer = Kontokurzbezeichnung. Pflichtfeld.
Die Feldbezeichnung für dieses Konto ist je nach ausgewählter Buchungsart unterschiedlich (Einnahme, Ausgabe, Ertrag, Aufwand).

Wird in diesem Feld ohne Eingabe mit Enter bestätigt oder ein Punkt oder ein Beistrich eingegeben, dann wird das erste passende Konto vorgeschlagen, das ist das erste Konto, das in der Kontenliste angezeigt wird (Alt+Pfeil-ab). Der Vorschlag wird je nach verwendeten Kontenrahmen oft nicht passen, daher bleibt der Cursor vorsichtshalber in diesem Feld, damit das Konto schnell geändert werden kann.

Alt+Pfeil-ab öffnet die Kontenliste. Bei den Standardbuchungsarten werden in der Liste nur die zulässigen Konten angezeigt. Siehe aber gleich unten zur Option Alle Konten anzeigen.

Mit Strg+Pfeil-ab können Sie wieder nach der Kontenlangbezeichnung suchen.

Option "Alle Konten anzeigen" im Feld Habenkonto, Gegenkonto

Abb. 414: Fenster "Buchen"

Wenn Sie diese Option wählen, dann sind in diesem Feld und für diese Buchung alle Konten zulässig.
Es können somit beispielsweise:

bei einem Girokonto-Eingang nicht nur Erlöskonten, sondern auch Aufwandskonten bebucht werden; etwa weil das Konto "6160 AMS Förderung als Aufwandskonto" angelegt ist und ein Zahlungseingang vom AMS auf dieses Konto im Haben gebucht werden soll.
bei einer Keditkartenabrechnung die Abbuchung nicht auf Aufwandskonto gebucht werden, sondern auf ein Konto "Verrechnungskonto Kreditkarten" (angelegt unter "Sonstige Verbindlichkeiten").

Bei solchen Buchungen ist somit die Buchungsart "IB" nicht mehr notwendig.

Achtung: Diese Option sollen nur Experten anwenden. Wir setzen voraus, dass Sie die entstehenden Buchungssätze kontrollieren und verstehen. Die Option steht auch absichtlich nur im Feld Gegenkonto zur Verfügung.

Umsatzsteuersatz
Es sind nur die Umsatzsteuersätze zulässig, die in den Stammdaten eingetragen sind, sowie Null. Wenn im Kontenstamm beim bebuchten Konto ein USt-Satz eingetragen ist, wird dieser vorgeschlagen.

Typ
Bestimmte Aufwandsbuchungen (Kfz betreffend, Gebäude betreffend, reverse charge) müssen in einer USt-VA speziell angeführt werden. Dazu dient dieses Feld. Siehe dazu Spezielle Buchungen.

Bruttobetrag Euro
Pflichtfeld. Sie können auch den Nettobetrag eingeben und mit Strg+B auf den Bruttobetrag hochrechnen. Es kann kein negativer Betrag eingegeben werden. Negative Beträge werden nur für automatische Stornobuchungen oder Saldovortragsbuchungen verwendet.

Buchungstext
Wenn im Kontenstamm ein Buchungstext eingetragen ist, wird dieser vorgeschlagen. Mit Punkt oder Beistrich wird der zuletzt eingegebene Buchungstext vorgeschlagen.

Aktenbezug
Wenn die Buchung einen bestimmten Akt betrifft, kann hier eine Aktenkurzbezeichnung eingegeben werden. Dieses Feld funktioniert in mehrfacher Hinsicht anders als andere Aktenkurzbezeichnungsfelder. In der Buchhaltung wird die Aktenkurzbezeichnung gespeichert und nicht die interne (nicht sichtbare) Aktennummer wie überall anders im Programm.

Dies hat folgende Konsequenzen: Wenn die Aktenbezeichnung in der Aktenverwaltung geändert wird, wird die Aktenbezeichnung in der Buchhaltung nicht automatisch angepasst, dh Sie werden den Akt unter Umständen nicht mehr finden. Ein Akt kann in der Aktenverwaltung gelöscht werden und bleibt trotzdem in der Buchhaltung mit seiner Kurzbezeichnung erhalten. Es gibt keine Prüfung, ob ein eingegebener Akt existiert. Zur Unterstützung der Eingabe steht aber mit Alt+Pfeil-ab die Aktenliste zur Verfügung.

Wir weisen darauf hin, dass manche aktbezogene Ausdrucke dieselbe Aktenbezeichnung in der gesamten Buchung voraussetzen. Betroffen ist vor allem der Ausdruck Umsatzsteuer - Verprobung (für Bilanzierer). Dieses Problem ist systemimmanent und unlösbar. Vermeiden kann man es nur dadurch, dass man eine Sammelbuchung, die mehrere Akten betrifft, in mehrere selbständige Buchungen auflöst.

Kostenstelle1 und 2
Die Eingabe einer Kostenstelle ermöglicht es, Buchungen mit einem bis zu dreistelligen Kennzeichen auszustatten. Es gibt 2 derartige Kostenstellenfelder. Dann sind Auswertungen möglich, die nur Buchungen mit bestimmten Kennzeichen enthalten.

Wenn im Kontenstamm eine Kostenstelle eingetragen ist, wird diese vorgeschlagen.

Buchungssumme
Nur Anzeige. Addiert alle Buchungsbeträge auf, solange man im Fenster Buchen bleibt. Bei den 4 Buchungsarten, wo es Eingang / Ausgang gibt (Kassa, Girokonto, Anderkonto, Privat) wird bei "Eingang" addiert, bei "Ausgang" subtrahiert. Bei allen anderen Buchungen wird addiert.

Vorgeschlagene Felder
Die Felder des Kontenstammes USt-Satz, Buchungstext, Kostenstelle1, 2 werden beim Buchen nach dem Verlassen des Feldes Gegenkonto (unteres Konto) in folgender Reihenfolge vorgeschlagen: primär aus dem Kontenstamm des gewählten Gegenkontos, sekundär aus dem Kontenstamm des Sollkontos (oberes Konto). Wenn beide Konten eine Eintragung haben, dann gilt immer der Vorschlag des Gegenkontos.

Schaltfläche Neu
Wenn Sie mehrere Buchungen auf dasselbe Konto durchführen, wählen Sie zum Abschließen einer Buchung die Schaltfläche Neu. Damit wird die Buchung gespeichert, das Buchungsfenster bleibt geöffnet. Die gerade durchgeführte Buchung wird in die temporäre Buchungsliste übertragen.

Die Felder Buchungsdatum, Beleg, Sollkonto, Sammelbuchung, Eingang/Ausgang werden aus der vorherigen Buchung vorgegeben.

Schaltfläche OK
Speichert die Buchung, verlässt das Fenster Buchen, aktualisiert die Buchungsliste und geht zurück in das Fenster Buchungsart auswählen. Dort können Sie auf eine andere Buchungsart wechseln und das Buchen fortsetzen oder mit Abbrechen (Esc) in die Buchungsliste zurückkehren.

Schaltfläche Abbrechen
Schließt das Fenster ohne Speichern und geht zurück in das Fenster Buchungsart auswählen.

Temporäre Buchungsliste

Unterhalb der Buchungsmaske befindet sich die temporäre Buchungsliste. In dieser wird die gerade eingegebene Buchung angezeigt, sobald sie mit Neu gespeichert wurde. Solange Sie im Buchungsfenster bleiben, wird die jeweils letzte Buchung unten drangefügt und werden somit immer die letzten 5 Buchungen angezeigt.

Diese Liste dient nur zur Kontrolle, welche Buchung soeben gespeichert wurde. Es ist nicht möglich, in dieser Liste auf eine bereits gespeicherte Buchung zu klicken und diese zu ändern oder zu löschen. Dazu müssen Sie das Buchungsfenster verlassen und die Buchung aus der "permanenten" Buchungsliste (Buchungsjournal) heraus bearbeiten.